「楽楽販売」を導入しているものの、特定の業務（受注管理や請求管理など）のみで利用が止まっていませんか？
実は、汎用性の高い「楽楽販売」は、会計システムや表計算ソフトでは管理しきれない
「経理の周辺業務」の自動化にこそ、その真価を発揮します。
今回は、経理部門のなかでも 税務・財務・固定資産・人件費領域を担当するラクス経理部門の担当者に話を聞きました。
会社の成長に伴い、手動のExcel管理が限界を迎えていた経理の周辺業務を、「楽楽販売」でいかに自動化・効率化したか、その実践ノウハウをご紹介します。
ラクス 経理財務部のみなさん
【効果】月4時間の集計・チェック作業を1時間に短縮し、手入力によるミスをゼロに！
オフィスの賃料をいつ、いくら計上するかを管理しています。
以前は各拠点のオフィス賃料や税務の情報をExcelで管理していましたが、事業拡大で拠点が増えるたびにシートが増殖していました。
科目ごとに集計した金額が会計システムの金額とあっているか確認するために、Excelで各シートから集計できるように数式を使って集計していたのですが、シートが増えていくと「数式が壊れていないか」「正しい集計ができる状態になっているか」といった各セルの内容の目視チェックに多大な時間を奪われていました。
結果として、月2～3時間で終わっていた集計作業が3～4時間に膨れ上がり、また、転記誤り等がないかのダブルチェックの負担も増えていました。
このように、目に見える症状が出てきたことがExcelを脱却しようというきっかけになりました。
オフィス費用に関するデータをCSVで「楽楽販売」に取り込み、データベース（DB）上で集計するフローに変更しました。
「楽楽販売」の機能でデータが自動集計される仕組みを作り、Excelでの面倒な足し算や複数シートにまたがる目視チェックをシステムに置き換えました。
集計やチェックの自動化により、作業時間が月4時間から「月1時間」（75%削減）へと大幅に短縮され、転記ミス/計算ミスのリスクが激減しました。
Excelの時は、シートを印刷して会計システムの画面と見比べながらを細かく確認していました。
「楽楽販売」で管理することでデータに絶対的な信頼が置けるようになり、心理的な負担も大きく軽減されました。
CSVで集計データを出力し仕訳に繋げるための加工を少しする程度で、会計システムへもスムーズに連携できています。
【課題】予算と実績が紐付かず、事業責任者の分析工数が膨大に
現在は、経理部門から事業責任者や管理職へ各科目で予算と実績の差がどのくらい出ているかの情報提供をしています。
しかし、以前は実績データのみ共有しており、予算データと実績データが紐付いた状態ではありませんでした。
そのため、各事業責任者や管理職は役員会に向けた報告や予実分析を行う際、2つの異なるデータを手動で目視突合しなければならず、現状把握に膨大な工数がかかっていました。
課を横断した経理部門全体の取り組みとして、各事業の予算データと、「楽楽精算」等を経由して会計システムから出力した毎月の実績データを「楽楽販売」上で自動的に紐付ける「予実照合DB」を構築しました。
「楽楽販売」上に予算データと実績データをインポート、「楽楽精算」での精算申請時に付与される予算管理番号などをキーにして
予実データを「楽楽販売」の中で統合する仕組みを作りました。
予算情報と支払実績情報を自動で紐付け、分析工数を大幅に削減。
経営管理上、各サービスごとの収支を管理しています。
その際、従業員が「どのサービスに何％稼働したか」を詳細かつ正しく把握する必要がありますが、全従業員に
毎月「どのサービスに何％稼働したか」を申請してもらう必要があり、現場と経理双方に大きな負担がかかっていました。
さらに、「将来の予算見込みを立てたい」「残業を費用の側面から確認したい」といった管理職からのニーズに応えるため、
給与などの機密性が高い人件費情報は各部門の管理職と個別チャットでやり取りをしていました。
毎月もしくは四半期に1回、多くの部門から来るデータ抽出依頼に対し、その都度スポットで対応・チェックする煩雑な手間が発生していました。
「部署マスタDB」に部署ごとの基本稼働配分を事前登録することで、基本配分と同様の場合は申請が不要になりました。
さらに、労務から提供されるデータと稼働配分データを掛け合わせて集計した人件費データを「楽楽販売」に格納し、管理職が確認したい内訳を確認できる状態を実現しています。
機密性が高い情報のため、アクセス管理機能を活用して「各課の要求に応じて、必要な部署の管理職にだけ」閲覧権限を付与する
セキュアな仕組みを構築しました。
【導入後の効果】部署マスタ活用による申請フローの簡略化と、アクセス権限での情報統制
アクセス権限による情報の出し分けにより、個別チャットでのやり取りが不要になり、他部署からの問い合わせ件数や経理の対応・チェック工数が劇的に減少しました。
また、従業員の稼働申請の手間を削減しつつ、正しい稼動配分データを収集する仕組みがあることによって、全社的な業務効率化、正確な会計管理に貢献しています。
機密性の高い人件費データをアクセス権限でセキュアに情報出し分けし、個別チャットでのやり取りや問い合わせ対応を激減。
今後は、「楽楽販売」の活用範囲をさらに広げ、オフィス関連費用の予算確定業務をシステム化したいと考えています。
例えば、特定拠点の賃料や清掃費、水道光熱費などが、将来的にどのような金額になるかを予測し、予算を立てる業務があります。
現在は将来予測のために独自の係数をかけて算出している部分があり、その係数管理をExcelで行っているため、数式や転記のチェックに多大な工数がかかっている状態です。
すでに運用が定着しているオフィス関連のDBには、費用に関する正確な過去の実績データが豊富に蓄積されています。今後はこれらの実データをダイレクトに活用して今後の見込みを算出できる仕組みを「楽楽販売」上で構築し、Excel管理からの完全脱却と、より正確で効率的な予算策定の実現を目指しています。
手動で行っている業務をDB化することで、Excelなどと比較してデータへの信頼が置けるようになるため、チェックにかかる工数が大幅に削減できるという利点を伝えたいです。
いきなりすべての作業をなくすことはできませんが、手動で行っている集計・入力・チェック作業のいずれかをDB化するだけでも、コスト削減とミス発生のリスク軽減が期待できます。
「楽楽販売」は柔軟性の高いサービスのため経理の複雑性の高い業務で親和性が高く、活用しやすいサービスだと思っています。
「似たような業務をExcelで管理している」「周辺システムとの連携をスムーズにしたい」とお考えの方は、ぜひ一度カスタマーサクセスへご相談ください。
貴社の現在の設定を活かした、最適な拡張プランを一緒に検討させていただき、具体的な設定方法やDB構成のヒントをご案内いたします。
前払い管理や稟議チェックの自動化など、記事の内容をより視覚的に理解できるスライド形式でまとめています。
他部署への展開イメージや、次の一手のシミュレーションにぜひお役立てください。