前提として、システム変更を行った場合の取り扱いについて
国税局のホームページ上では「原則としてシステム変更後においても、要件に従って保存等をしなければならないことに留意する」と記載があります。
この点について、具体的かつ実施可能な方法としてどのようなものが考えられるかまでは
明示されておりませんが、「公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)」が
発行する「電帳法スキャナ保存における データポータビリティガイドライン」において、
タイムスタンプ代替要件に対応したサービスの提供事業者を主な対象として、
タイムスタンプ代替要件を利用している納税者がデータ移行を行うための方法について、
考え方や移行時に注意すべきポイントをガイドラインとしてまとめており、
国税局はこれを電子データの移行に際しても参考になると考えていると回答しております。
「楽楽販売」の「電子帳簿保存法オプション」にて保存していたデータを他社様のサービスへデータ移行する場合、データ移行を行う前に少なくとも下記の1.～4.を確認しておくことが必要となります。
以下、それぞれの詳細を記載いたします。
前提事項として、移行元・移行先双方のサービスで以下要件を満たす必要があります。
事前に必ず確認してください。
移行元から移行先にデータ移行する際には、真実性の確保（改ざん防止措置）が
必要となります。スキャナ保存におけるタイムスタンプ代替要件では、
条件を満たすサービス内で利用している場合に限り真実性が確保されています。
なお、「楽楽販売」の保存庫のファイルは、すべてPDF形式で保存され
アマノ株式会社が提供するタイムスタンプ（PAdES方式）が付与されています。
「楽楽販売」の保存庫からダウンロードしたファイルについて、移行先で引き続き
タイムスタンプにより改ざん防止を確認する場合、移行後もタイムスタンプを
検証できるよう事前確認してください。
移行が必要とされているデータの「楽楽販売」対応可否は下記の通りです。
必要となる移行データを不足なくダウンロードしてください。
| 移行データの種類と形式 | 「楽楽販売」における 対象機能 |
説明 |
| （１）移行データ | PDFファイルの 一括ダウンロード機能 |
保存庫に保存されたデータの ダウンロードが可能 |
| （２）データ保存時刻 | 記録項目のCSV出力機能 | 「保存日」としてダウンロードが可能 |
| （３）訂正・削除履歴情報 | （対象外） | 訂正削除できないシステム |
| （４）入力者情報 | 記録項目のCSV出力機能 | 「保存ユーザ」として ダウンロードが可能 ※令和6年1月1日以降に保存が行われた書類については保存しなくてもよい |
| （５）検索項目情報 | 記録項目のCSV出力機能 | 「取引年月日」「取引先」「取引金額」としてダウンロードが可能 |
| （６）解像度・階調・大きさ情報 | PDFファイルの 一括ダウンロード機能 |
PDFファイル内に記録されている ※令和6年1月1日以降にスキャナ保存が行われた書類については保存しなくてもよい |
| （７）帳簿との関連性情報 | 記録項目のCSV出力機能 | 「検索項目」「ファイル名」「備考」「DB情報」などを用いて、任意で設定した属性（請求書番号を含めるなど）での確認が可能 |
| （８）その他情報 | 記録項目のCSV出力機能 | 「備考」としてダウンロードが 可能 |
| （９）移行が任意の情報 | 記録項目のCSV出力機能 | 「備考」としてダウンロードが 可能 |
移行先に渡す際、移行データに移行すべき項目が漏れなく含まれているかを示すことと、
どのようなデータ構造となっているかを仕様書にまとめて渡す必要があります。
先のガイドラインを参考に、あらかじめ移行データ仕様書を作成してください。
以下、仕様書に記載する主な項目と対応する「楽楽販売」の仕様を記載いたします。
| 移行データの種類と形式 | 「楽楽販売」における 対象機能 |
説明 |
| （１）移行データ | PDFファイルの 一括ダウンロード機能 |
保存庫に保存されたデータの ダウンロードが可能 |
| （２）データ保存時刻 | 記録項目のCSV出力機能 | 「保存日」としてダウンロードが可能 |
| （３）訂正・削除履歴情報 | （対象外） | 訂正削除できないシステム |
| （４）入力者情報 | 記録項目のCSV出力機能 | 「保存ユーザ」として ダウンロードが可能 ※令和6年1月1日以降に保存が行われた書類については保存しなくてもよい |
| （５）検索項目情報 | 記録項目のCSV出力機能 | 「取引年月日」「取引先」「取引金額」としてダウンロードが可能 |