現在の「楽楽販売」の仕様では、自動処理の「ファイル生成」パーツによって作成されたファイルの本体は、システム内の「フォルダ」に保存されます。データベース側に作成された「自動生成ファイル」タイプの項目は、あくまでそのフォルダ内に保存されている実ファイルへの「参照情報（リンク）」を保持しているに過ぎません。
そのため、容量削減などの目的でトップフォルダ内の実ファイルを削除した場合、データベースレコード側に表示されていたファイル名やダウンロード用のリンクもすべて消えてしまい、アクセスできなくなります。ファイルの正確性を保つための仕組み上、参照先である本体ファイルが失われると、データベース側のリンク情報も維持できないようになっています。
一度削除したファイルやリンクをシステム上で復元することはできません。削除操作を行う際は十分にご注意くだい。
実ファイルを削除するとデータベース側の表示も消えてしまいますが、作業負担を軽減しつつ容量を管理するための回避策をご案内します。
システムから完全に消去する前に、必要なファイルをまとめてパソコン等のローカル環境へ退避させることで、過去の証跡を保護できます。一括ダウンロード機能を活用すれば、大量のファイルも効率的にバックアップ可能です。
【操作手順】
1. 左パネルの「フォルダ」または「管理者設定＞データ設定＞トップフォルダ設定」から対象のフォルダを開きます。
2. 削除したいファイルのチェックボックスにチェックを入れます（一度に最大200件まで選択可能です）。
3. 画面下部のプルダウンメニューから「一括ダウンロード」を選択し、「実行」ボタンをクリックします。
4. ダウンロードが完了し、手元にデータが保存されたことを確認した後、再度同じファイルを選択した状態でプルダウンから「削除」を実行します。
手動で一つずつ削除する手間を省くため、フォルダごとに一定期間が経過したファイルを自動削除する設定が可能です。これにより、容量の圧迫を未然に防ぐことができます。
【設定箇所】 管理者設定＞データ設定＞トップフォルダ設定
【設定手順】
1. 対象のトップフォルダの右端にある「設定」ボタンをクリックします。
2. 「ファイルの保存期間」にて、1週間／1か月／3か月／6か月／1年／3年／5年のいずれかから、業務上必要な期間を選択します。
3. 「確定」ボタンをクリックします。生成日時から数えて指定した期間を過ぎたファイルは、毎日深夜にシステムによって自動削除されます。
「自動生成ファイル」項目と、直接アップロードする「ファイル」項目では、削除時の挙動が異なります。詳細な仕様については、下記記事をご確認ください。
生成されたファイルがシステム内のどこに保存され、データベース項目とどのように連動しているかの詳細な仕組みを解説しています。
項目設定：項目タイプ「自動生成ファイル」
ログやレコード、ファイルなど、容量を占有しているデータを整理し、空き容量を確保するための5つの方法をまとめています。
不要なデータを削除して使用容量を抑える方法
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