「楽楽販売」では、あらかじめ用意したExcelの雛形ファイルに、データベース内の「宛名」「住所」「送付内容」などの情報を流し込んで、書類を自動生成する仕組みを構築できます。この設定を行うことで、手作業による転記ミスを防ぎ、ボタン一つで即座に送付状を発行できるため、事務作業の効率を大幅に向上させるメリットがあります。
【設定箇所】 各DB設定＞機能設定＞自動処理設定
送付状を自動作成するための全体的な流れは以下の通りです。具体的なレイアウト調整や運用上の工夫については、後述の見出しをご確認ください。
◆1. 雛形となるExcelファイルの準備
Excelで送付状のレイアウトを作成し、データを流し込みたいセルに「###宛名###」「###住所###」といった任意のキーワードを半角の「###」で囲んで記入し、保存します。
◆2. 自動処理の作成とパーツ登録
対象のデータベースにて自動処理を新規作成し、「ファイル生成」パーツを登録します。詳細設定画面にて、手順1で作成した雛形ファイルをアップロードし、「読込」をクリックします。
◆3. キーワードと項目の紐付け
画面上に表示されたキーワード一覧に対し、それぞれ対応するデータベースの項目（「顧客名」「送付先住所」など）を割り当てて確定します。
◆4. メニューへの割り当て
作成した自動処理を「レコード一覧タイプ」や「レコード閲覧画面」のメニュー設定内にある「処理設定」に登録し、画面上に実行ボタンを表示させます。
実際の運用において、宛名の敬称選択や住所の長さに応じたレイアウト調整など、より使いやすくするための設定ポイントをご案内します。
送付状の宛名に添える「様」や「御中」などの敬称を、データ登録時に選択できるようにします。データベースの項目設定にて、敬称用の項目を「選択肢（1件選択）」タイプで作成し、選択肢に「様」「御中」などを登録してください。これにより、入力画面でドロップダウン形式から選択できるようになり、送付状の宛名が常に正しい敬称で出力されるようになります。
住所が長く、生成されたファイルで文字が枠からはみ出してしまう場合は、Excel雛形側の設定で解決可能です。雛形ファイルの住所を出力するセルを選択し、右クリック＞[セルの書式設定]＞[配置]タブにある「縮小して全体を表示する」にチェックを入れて保存してください。
この修正を行った雛形を再度「ファイル生成」パーツにアップロードし直すことで、文字数に応じて自動的にフォントサイズが調整され、見切れが発生しなくなります。
自動生成されるファイル名が「送付状_1」「送付状_2」のように、顧客に関わらず通し番号でカウントアップされてしまうのを防ぎたい場合は、ファイル名の設定を工夫します。
「ファイル生成」パーツの詳細設定にある「ファイル名」の項目にて、直接入力の「送付状」だけでなく、【選択レコード】から「顧客名」などの項目を組み合わせて設定してください（例：【選択レコード：顧客名】_送付状）。
これにより、ファイル名が重複しにくくなり、顧客ごとの管理が容易になります。
※もし、常に最新のファイル1つだけを保持したい（番号を増やしたくない）場合は、自動処理全体設定の「レポートメール等の詳細設定」内にある「ファイル生成で同名ファイルが存在した場合の保存方法」を「上書き保存」に変更することで、正確性を保つための仕組みとして最新版のみが残るようになります。
送付状をPDFで出力し、窓付き封筒で使用する際に印字位置がずれる場合は、Excel雛形側での調整が必要です。
PDF出力の特性上、Excelの画面表示と実際の印字位置にわずかな差異が生じることがあります。Excel側で余白設定や行の高さ、列の幅を数ミリ単位で調整し、実際に「楽楽販売」からPDFを出力して確認する作業を数回繰り返すことで、最適な位置に固定することが可能です。
詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。
雛形ファイルの作成ルールから、自動処理パーツでの詳細な設定方法までを詳しく解説しています。
自動処理設定：Excelファイルの生成（具体的な手順）
生成するファイルをPDF形式にするための設定や、利用可能なフォントについての仕様が記載されています。
PDF出力オプション
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