「楽楽販売」の標準機能を組み合わせることで、特定の項目の運用を切り替えることができます。既存の「ファイル」項目に登録された過去のデータはそのまま残しつつ、入力画面での操作を制限することで、今後のデータ登録を新しい「URL」項目へ誘導できます。
これにより、過去の履歴も参照できる環境を維持できます。
具体的な設定手順は以下の通りです。現場の混乱を防ぐため、新しい項目の準備が整ってから既存項目の制限を行う流れを推奨します。
【設定箇所】
左パネル＞対象のデータベース＞設定（スパナアイコン）＞基本設定＞項目設定
左パネル＞対象のデータベース＞設定（スパナアイコン）＞表示設定＞レコード入力画面設定
今後のファイル管理用として、新しく「URL」タイプの項目を作成します。
1. 「項目設定」画面にて、項目名（例：資料URL）を入力し、タイプで「URL」を選択して「追加」ボタンをクリックします。
2. 必要に応じて、詳細設定画面で「ラベルを使用する」にチェックを入れると、画面上では長いURLの代わりに「ファイルを開く」といった任意の文字を表示させることができます。
過去のデータを参照できるようにしつつ、新たなファイルの登録を防ぐには、
以下のいずれかの方法で設定を行います。運用の厳格さに合わせて選択してください。
【方法A：アクセス権で制限する（推奨）】
ユーザーの権限を調整し、「参照はできるが編集はできない」状態にします。この設定は、すべての入力画面に対して一律で適用されます。
1. 「アクセス権」タブ内の「アクセス権設定」を開きます。
2. 対象のユーザーまたはユーザーグループの行を確認します。
3. 既存のファイル項目に対して、「項目参照」のチェックは入れたまま、「項目編集」のチェックのみを外します。
4. 「確定」ボタンをクリックします。
これにより、レコード閲覧画面や一覧画面では過去のファイルを確認できますが、レコード入力・編集時には項目がグレーアウト（または非表示）となり、編集できなくなります。
【方法B：レコード入力画面設定で非表示にする】
特定の入力画面から項目自体を消してしまう方法です。
1. 「表示設定」タブ内の「レコード入力画面設定」を開き、対象の画面の「設定」ボタンをクリックします。
2. 項目一覧から既存のファイル項目を探し、「非表示」ボタンをクリックします。
3. 「確定」ボタンをクリックします。
これにより、レコード入力画面にはファイル項目が表示されなくなり、新たな登録ができなくなります。レコード閲覧画面やレコード一覧画面の設定にファイル項目を残しておくことで、過去のデータは引き続き確認可能です。
過去のファイルデータを一定期間そのまま保管される場合、すでにアップロードされているファイル分のデータ容量は引き続き消費された状態となります。
システムの使用容量を空けたいタイミングが参りましたら、以下の対応をご検討ください。
詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。
特定の画面から項目を隠すためのレイアウト編集手順について詳しく解説しています。
レコード入力画面設定
ユーザーごとに「見るだけ」や「編集不可」を切り替えるアクセス権の設定方法です。
アクセス権設定：各アクセス権の内容
（記事ID：2830）