管理するプロジェクトの数や、今後のメンテナンス頻度に合わせて最適な方法を選択してください。
特定の条件(プロジェクトDならBさん、プロジェクトEならCさん等)をシステムが自動判別して配信を制御することで、宛先の指定ミスや送り漏れを未然に防ぐことが可能です。
<メリット> 自動処理の設定だけで完結するため、新しいデータベースや項目を作成する必要がありません。
<デメリット> プロジェクトの種類が増えるたびに、自動処理内に「条件分岐」と「メール送信」のパーツセットを追加し、設定を更新し続ける必要があります。1つの自動処理フローで通過できるパーツ数は最大20個までという制限があるため、条件が多い場合には向きません。
【設定箇所】 データベース設定 > 機能設定 > 自動処理設定
手順:
◆1. 自動処理の冒頭に「条件分岐」パーツを配置し、条件に「プロジェクト名 = 〇〇プロジェクト」などを設定します。
◆2. 「YES」の分岐先に「メール送信」パーツを配置し、TOには固定のアドレス、CCには〇〇プロジェクトの担当である「Bさん」のアドレスを直接入力(またはユーザー選択)します。
◆3. 「NO」の分岐先に、さらに次の条件(××プロジェクトか?)を判定する「条件分岐」パーツを右側に繋げていき、同様に××プロジェクトの担当者がCCに設定された「メール送信」パーツを配置します。
<メリット> プロジェクトが増えても自動処理の設定変更が一切不要です。マスタのデータを更新するだけで宛先が切り替わるため、現場の担当者でもメンテナンスが可能になります。自動処理のパーツ数制限(20個)を圧迫しないため、大規模な運用にも耐えられます。
<デメリット> 最初にマスタデータベースの構築と、データベースリンクの設定を行う手間がかかります。
【設定箇所】 データベース設定 > 基本設定 > 項目設定 > 自動処理設定
手順:
◆1. 「プロジェクトマスタ」データベースを作成し、項目に「プロジェクトID(キー項目)」と「CC宛先メールアドレス(Eメールタイプ)」を用意します。
◆2. メインのデータベース(案件データベース等)に、プロジェクトマスタへの「データベースリンク項目」と、そのリンクに紐づく「従属項目(コピーする値:CC宛先メールアドレス)」を作成します。
◆3. 自動処理の「メール送信」パーツの詳細設定にて、CCの指定方法で「DB項目の選択」ボタンをクリックし、「リンク先に移動:プロジェクトマスタ」をクリックします。リンク先のプロジェクトマスタの項目が表示されるので、手順2で作成した「従属項目」である「CC宛先メールアドレス」を指定します。
◆4. これにより、レコード登録時にプロジェクトを選択するだけで、紐づくCCアドレスが自動でセットされ、送信時にそのアドレスが引用されます。
詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。
宛先(TO/CC/BCC)の指定方法や、本文にレコードの値を埋め込む「ターゲット」機能の使い方について詳しく解説しています。
自動処理設定:「メール送信」パーツ
「もし〇〇なら」という条件に基づいて、メールを送る・送らない、あるいは送り先を変えるといった分岐の作り方を説明しています。
自動処理設定:「条件分岐」パーツ
プロジェクトマスタ等からメールアドレスなどの情報を自動的に引用するための「DBリンク」と「従属項目」の設定手順を解説しています。
項目設定:項目タイプ「従属項目」
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