電子帳簿保存法対応：スキャナ保存

スキャナ保存における対応可否
（令和6年1月1日以後の取扱いに関するもの）

※令和5年度法改正により要件の緩和がございますが、
適用は令和6(2024)年1月1日以降の取引が対象です。
そのため、令和4年1月1日から令和5年12月31日までの間に電帳法に対応している国税関係書類においては、
　「令和4年1月1日から令和5年12月31日までの取扱いに関するもの」で求められている要件にしたがって保存する必要があります。

※電子帳簿保存法要件に沿った運用が守られていない場合、
「楽楽販売」対応可否が「〇」となっていても法要件を満たせません。
法要件に沿った運用となっているかは必ず税理士等の専門家、または所轄の税務署、国税局などへご確認ください。

※契約容量内であれば、電子帳簿保存法OPに加入している限り7年または10年間保存可能となります。

スキャナ保存における対応可否
（令和4年1月1日から令和5年12月31日までの取扱いに関するもの）

※電子帳簿保存法要件に沿った運用が守られていない場合、「楽楽販売」対応可否が「〇」となっていても法要件を満たせません。
法要件に沿った運用となっているかは必ず税理士等の専門家、または所轄の税務署、国税局などへご確認ください。

※契約容量内であれば、電子帳簿保存法OPに加入している限り7年または10年間保存可能となります。

運用ステップ（令和6年1月1日以後の取扱いに関するもの）

Step.0　事前準備をする

• 事前にスキャナ保存の要件を満たす運用について確認しておく必要があります。

チェックポイント

• 読み取りについて
  スキャナ保存の要件で保存するデータは下記の条件を満たす必要があります。
  • 解像度：200dpi以上
  • カラー：RGB256階調以上
  • 書類に裏面がある場合は、裏面もスキャンして保存する
    
    
• スマートフォンで撮影する場合の読み取りについて
  スキャナ保存の要件で保存するデータは下記の条件を満たす必要があります。

※電子帳簿保存法の運用を行う場合は、お客様にて上記の法要件に則った形で、書類の読み取りを行ってください。

Step.1　「楽楽販売」で管理したい国税関係書類を決定する

• 電子帳簿保存法における「楽楽販売」の対応範囲を参考に、どのような書類を電子帳簿保存法に対応させるか決定します。
• すべての書類を一度に対応するのではなく、一部の書類から始める事をおすすめいたします。

チェックポイント

• 取り扱いが出来る拡張子について
  取り扱いが可能な拡張子は下記のものに限ります。
  ・PDF：.pdf（ユーザーパスワード付はタイムスタンプ付与不可）
  ・画像：.png, .jpeg, .jpg
  ・Office：.xlsx, .xls, .docx, .doc

• 過去分のデータの扱いについて、入力期間が過ぎている重要書類をスキャナ保存する場合は所轄税務署長などに適用届出書を提出する必要がございますのでご注意ください。

Step.2　運用フローを決定する

• 現状の運用フローを抜け漏れなく洗い出す
• 「楽楽販売」のどのDB／項目に格納する書類を電子帳簿保存法に対応させるかを決める
• 検索の為の項目(⽇付／⾦額／取引先)の入力のタイミングおよび入力する値を確認する

チェックポイント

• イレギュラーケースがないかなど含めて、すべてを洗い出してください。
  電子帳簿保存法に対応させるすべての書類が「楽楽販売」の特定項目に格納される必要があります。
• 書類ファイルが格納できる要件は電子帳簿保存法対応：楽楽販売の設定の設定をご確認ください。
• 検索項目は必須項目にしない事も可能ですが、電子帳簿保存法では⽇付・⾦額・取引先の組み合わせで検索できることが法要件として入ります。
  その為、必須項目にしない場合はどの時点で入力するのか決めておく必要があります。

Step.3　設定する

• 設定方法については電子帳簿保存法対応：楽楽販売の設定をご確認ください。

チェックポイント

• 電子帳簿保存庫に保存されたレコードおよびファイルは一切削除することができません。
  また、電子帳簿保存庫のデータも使用容量に含まれます。
  DB側のレコードを削除した場合も電子帳簿保存庫に保存されたレコードやファイルは削除されず、使用容量に含まれます。
  そのため、テストデータなども削除することができませんのでご注意ください。

Step.4　運用準備をする

• 必要に応じて「スキャナによる電子化保存規定」
  「事務の手続きを明らかにした書類」を作成する責任者、作業の過程、順序および入力方法などの手続きを明確に表現したものです。

• システムの操作説明書を作成する
  ・関係書類などの備付けに対応する為に必要なマニュアルを作成する。
  ・操作説明書を作成。
  　※システム概要書の用意も必要となりますが、管理者設定より出力可能なため作成は不要です。
• 帳簿書類間の関連性について確認する
  スキャナ保存では、国税関係書類(重要書類)と関連する国税関係帳簿との関連性の確保が法要件として求められていますので、国税関係帳簿との関連については運用側での対応をお願いいたします。
  なお、アップロードするファイルのファイル名に管理用通番（請求No.など）を含めておく、もしくは備考欄に管理用通番を記入しておくことで、電子帳簿保存庫にて管理用通番での検索が可能となります。
  また、電子帳簿保存庫では、帳簿書類に関連するデータを参照することが可能です。
  詳細はオプションマニュアルを参照ください。
  
  ・見読可能性の確保について準備する
  　表示について「楽楽販売」上で管理している書類を以下を満たすディスプレイで速やかに表示できる必要があります。
  　＊サイズ：14inch(35cm)以上
  　＊カラー：RGB256階調以上
  　＊4ポイントの大きさの文字を認識できる。
  　＊分割せずにディスプレイに表示できる。
  　＊原稿データを拡大または縮小して表示できる。
  　＊想定する最大サイズの原稿で1ページ全体を画面に表示できる。
  
  　印刷について、「楽楽販売」上で管理している書類を
  　以下の状態で印刷できる必要があります。
  　＊解像度:200dpi以上
  　＊カラー:RGB256階調以上
  　＊4ポイントの大きさの文字で紙に印刷できる。
  　＊原稿サイズのまま分割せずに紙に印刷できる。
  　＊等倍のまま、200dpi+RGB256階調以上で紙に印刷できる。
  　＊レシート大の原稿について、市販のプリンタで最小用紙サイズまで拡大して紙に印刷できる。
  　＊想定する最大サイズ（例：A3）の原稿を市販のプリンタを使って、ページ全体を明瞭さを保ったまま１枚の紙に印刷できる。
  
  
• 利用者に電子帳簿保存法に対応する旨の周知を実施する

■チェックポイント

• 利用者に電子帳簿保存法の周知をする事で「操作マニュアル通りにしなければ法要件を満たせない」という認識をしてもらう事が重要です。
  システムの設定のみで制御できることが一番望ましいですが、一部運用で実施しなければならない部分が出てくる場合、
  利用者に「何故この運用が必要なのか」という認識をしてもらいます。

※上記運用ステップの適用は令和6(2024)年1月1日以降の取引が対象となります。
　そのため、令和4年1月1日から令和5年12月31日までの間に電帳法に対応している国税関係書類においては、
「令和4年1月1日から令和5年12月31日までの取扱いに関するもの」で求められている要件にしたがって保存する必要があります。

要注意ケースについて

• 取引年月日、取引先、取引金額は空欄でも登録可能な仕様となっていますが、
  空欄のままでは検索ができないため、書類に記載がある場合は必ず値を登録する事が必要となります。
  その為、設定上必須項目にしておくか、後から登録する運用を検討してください。
• 書類を受け取った際、ユーザーパスワード付のファイルにはタイムスタンプが付与できません。
  その為、パスワードを解除してからアップロードをしてください。
• 電子帳簿保存法に関連するDBの設定変更を行った場合、備え付け関連書類も更新する必要があります。

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