「楽楽販売」はノンプログラミングで自由にカスタマイズできる反面、設定者が不在になると「なぜこの設定にしたのか」という意図が見えなくなるリスクがあります。そのため、技術的な全体像を記した管理者向け資料、現場向けの操作マニュアル、そしてシステム内に直接残す補足情報の3点を整備することを推奨します。
管理者への技術的な引き継ぎが必要な場合
➔ 1. 管理者向け引継ぎ資料 が適しています。データベース構成や自動処理のロジックなど、システムの裏側の仕組みを網羅的に整理できます。
現場ユーザーへの操作説明を徹底したい場合
➔ 2. 社内教育用マニュアル が適しています。導入目的や実際の画面キャプチャを用いた操作手順を分かりやすく伝えられます。
設定画面上で直接「設定の意図」を確認したい場合
➔ 3. 設定内のコメント・メッセージ機能 が適しています。資料を別途開く手間なく、メンテナンス時にその場で注意点を確認できます。
＜メリット＞ ログインURLや契約内容といった基本情報から、複雑なデータベース間のつながり、メンテナンスが必要な箇所までを1つの資料に集約できます。
＜デメリット＞ システム構成が大きく変わるたびに資料を更新する手間が発生します。
【作成のポイント】
下記の項目を網羅したパワーポイント形式のテンプレートをご用意しています。空欄を埋める形で作成を進めてください。
・「楽楽販売」の導入背景と今後の展望（定性情報）
・データベース構成図（各データベースのつながりなどの全体像）
・各データベースの詳細（運用手順、設定している自動処理の概要）
・メンテナンス箇所（管理者が定期的に確認・操作すべき設定）
・サポート内容とお問い合わせ方法
詳細な作成手順とテンプレートのダウンロードについては、下記記事をご確認ください。
システム安定稼働のための事前準備
＜メリット＞ 実際の操作画面のキャプチャを多用することで、ITに詳しくないユーザーでも迷わず業務を行えるようになります。自己解決を促せるため、管理者への質問を減らす効果があります。
＜デメリット＞ 画面レイアウトを変更した際に、キャプチャの撮り直しが必要になります。
【作成のポイント】
以下の4ステップで構成されたテンプレートを活用してください。
・STEP1：課題と目的（なぜこのシステムを使うのか）
・STEP2：業務フロー図（どの作業を誰が行うか）
・STEP3：操作方法（実際の画面キャプチャと入力ルール）
・STEP4：スケジュールとお問い合わせ先
詳細な作成手順とテンプレートのダウンロードについては、下記記事をご確認ください。
社内教育資料の作り方
＜メリット＞ 設定画面そのものに説明を残せるため、資料の更新漏れを防ぎやすく、メンテナンス担当者が直感的に仕様を理解できます。
＜デメリット＞ 複雑な背景や長文の説明を記載するには不向きです。
【設定箇所】
◆自動処理パーツのコメント設定
各自動処理パーツの「名前変更」から、そのパーツが「何のために」「どのような条件で」動くのかを補足として記載できます。
◆メニュー設定の上下メッセージ
一覧メニューや入力メニューの画面上部・下部に、HTMLタグを用いたメッセージを表示できます。「この画面では〇〇の入力を忘れないでください」といった現場向けの注意書きを残すのに有効です。
詳細な活用方法については、下記記事をご確認ください。
担当者異動・退職時にやること
ドキュメント作成の負担を軽減するために、「DB構成可視化」機能の活用を強く推奨します。この機能を使えば、作成済みのデータベース構造や自動処理のフローを視覚的な図として画面上で確認できるほか、構成情報をJSON形式でダウンロードしてシステム仕様書の保管用データとして活用できます。
「システム設定権限」を持つユーザーが、管理者設定から実行可能です。社内引き継ぎや、複雑なリレーションの把握に役立ててください。
DB構成可視化
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