作成した請求書（PDFファイル）をメールに添付して自動・手動で送信する方法・設定手順

作成者: 非表示執筆者｜Aug 28, 2026, 12:27:47 AM

自動処理機能を活用し、PDF形式の請求書作成からメール送信までを自動、または任意のタイミングで実行可能です

「楽楽販売」では、あらかじめ用意したExcelの雛形にレコードのデータを流し込んでPDF化する「ファイル生成」機能と、そのファイルを宛先へ届ける「メール送信」機能を組み合わせることで、請求業務の工数を大幅に削減できます。

運用に合わせて、ボタン一つで送信まで完結させる方法と、一度ファイルを確認してから送る方法の2つから選択できます。

※「楽楽販売」にてPDF形式でのファイル生成を行うには、有償の「PDF出力オプション」の契約が必須です（オプション契約後も、Excel形式での発行は引き続き並行してご利用いただけます）。

最適な送信手法の選び方・判断基準

1. PDF生成からメール送信までを一度に実行する方法（自動一貫送信）
➔ 請求内容の事前チェックが不要であり、とにかく発行・送付作業のスピードアップと漏れ防止を最優先したい場合に適しています。
2. 生成したPDFをレコードに保存し、確認後に送信する方法（手動承認送信）
➔ 自動発行されたPDF帳票の中身を目視で確認・修正してから、問題がない場合のみ手動で送信ボタンを押したい（二重確認を挟みたい）場合に適しています。

各手段の詳細と設定手順

1. PDF生成パーツとメール送信パーツを一つの自動処理に組み込んでボタン一つで完結させる（自動送信）

＜メリット＞ 1回のボタン操作で「PDF作成」と「メール送信」がバックグラウンドで連続実行されるため、送付漏れが100%発生しません。
＜デメリット＞ ボタンを押すと即座に送信キューに入るため、送信前にPDFの中身を手動で修正・差し替えることができません。

【設定箇所】データベース＞設定（スパナアイコン）＞機能設定＞自動処理設定

手順：
1. 「新規追加」より自動処理を作成し、実行単位を「レコード単位」に設定します。
2. 「ファイル生成」パーツを登録： 詳細設定で「ファイルの形式」を「PDF」に指定し、あらかじめ作成した雛形Excel（###で囲んだ項目変数キーワードを挿入したもの）を読み込みます。
3. その直後に「メール送信」パーツを登録します（自動処理のフローは上から順番に実行されます）。
4. 「メール送信」パーツの詳細設定（2/2画面）の最下部にある「添付書類」欄にて、「自動処理で生成したファイル」を選択し、手順2で作成した「ファイル生成パーツ名」を指定して紐付けます。
5. メニュー設定の「処理設定」にて、作成した自動処理を「自動処理ボタン」や「プルダウン」などのメニューに割り当てて画面上に配置します。

2. 生成したPDFを一度レコードに保存し、内容を確認してから別のボタンで送信する（手動送信）

＜メリット＞ レコード上に保存されたPDFファイルを一度ダウンロードして最終確認・修正を施してから配信できるため、誤送信の防止に極めて有効です。
＜デメリット＞ 「PDF作成ボタン」と「メール送信ボタン」の2回、操作を繰り返す手間が発生します。

【設定箇所】データベース設定＞基本設定＞項目設定／機能設定＞自動処理設定

手順：
1. 項目の準備： データベース項目設定にて、項目タイプ「自動生成ファイル」の項目（例：請求書PDFリンク）をデータベースに新規追加します（※自動生成したファイルをレコードに直接保存する専用の項目タイプです）。
2. 作成用自動処理（自動処理A）： 「ファイル生成」パーツの後に「レコード更新」パーツを連続して配置した自動処理を作成します。「レコード更新」パーツの設定において、手順1で作成した「自動生成ファイル」項目に対し、値の割り当て欄で「ファイル生成パーツの結果」を指定します（これにより、生成ファイルがレコードに自動保管されます）。
3. 送信用自動処理（自動処理B）： 別途、「メール送信」パーツのみを持つ独立した自動処理を作成します。詳細設定の「添付書類」欄において、手順1の「自動生成ファイル」項目を指定します。
4. 運用フロー： ユーザーはまず画面の「PDF作成」ボタン（自動処理A）を押し、レコード上に表示された青いリンクからPDFをダウンロードして中身を検証します。問題がなければ、隣の「請求書送信」ボタン（自動処理B）をクリックしてメールを送信します。

1. 【プランによる実行可否】スタンダードプランでは「タイマー起動」や「インポート後」のPDF自動生成はエラーになります

「スタンダードプラン（共用サーバー）」をご契約のお客様において、PDFファイル生成パーツを組み込んだ自動処理を、深夜のスケジュール実行である「タイマー起動」、またはCSVインポート完了時に連動して動く「インポート後の自動処理」に指定することはシステム仕様上、制限されています。

これらにPDF生成を組み込んで実行すると、システムエラーが発生して自動処理全体が失敗します。
【対策】： スタンダードプラン環境でPDF請求書を発行する場合は、必ず人間の操作を起点とする「手動ボタン（レコード個別）」「一覧のプルダウンメニュー（最大100件選択）」「サブメニュー（最大5,000件の一括実行）」にて実行する運用・設計を敷いてください。
夜間に人を介さずに完全自動でPDFを一括生成・自動送付させたい場合は、専用サーバーで稼働する「プロプラン」へのアップグレードが必要です。

各オプション契約と配信数制限について

PDFファイルをメール添付で自動送信する運用には、以下のオプション契約や、プランに紐づく制限値の考慮が必要です。

PDF出力オプション

「楽楽販売」で帳票をPDF形式で発行するために必要です。このオプションがない場合、Excel形式での発行・添付のみとなります。
PDF出力オプション

添付ファイル暗号化オプション（推奨）

セキュリティを保つため、メール送信時に添付ファイルを自動でパスワード付きZIPに変換・送信するためのオプションです。
添付ファイル暗号化オプション

メールサーバオプション（大量送信時）

「楽楽販売」の標準のメール送信数は1日100通（実際は上記99通）までとなっています。毎月の請求書送付数がこれを超える場合は、上限を解除するためのオプション契約、または自社メールサーバとの連携（送信メールサーバ設定）が必須です。
本オプションに加入（または自社メールサーバのSMTPを設定）することで、1日の送信上限数が「無制限」へと解放されます。
メールサーバオプション