作成した請求書（PDFファイル）をメールに添付して自動・手動で送信する方法・設定手順

自動処理機能を活用し、PDF形式の請求書作成からメール送信までを自動、または任意のタイミングで実行可能です

「楽楽販売」では、あらかじめ用意したExcelの雛形にレコードのデータを流し込んでPDF化する「ファイル生成」機能と、そのファイルを宛先へ届ける「メール送信」機能を組み合わせることで、請求業務の工数を大幅に削減できます。

運用に合わせて、ボタン一つで送信まで完結させる方法と、一度ファイルを確認してから送る方法の2つから選択できます。

※「楽楽販売」にてPDF形式でのファイル生成を行うには、有償の「PDF出力オプション」の契約が必須です（オプション契約後も、Excel形式での発行は引き続き並行してご利用いただけます）。

最適な送信手法の選び方・判断基準

• 1. PDF生成からメール送信までを一度に実行する方法（自動一貫送信）
  ➔ 請求内容の事前チェックが不要であり、とにかく発行・送付作業のスピードアップと漏れ防止を最優先したい場合に適しています。
  
  
• 2. 生成したPDFをレコードに保存し、確認後に送信する方法（手動承認送信）
  ➔ 自動発行されたPDF帳票の中身を目視で確認・修正してから、問題がない場合のみ手動で送信ボタンを押したい（二重確認を挟みたい）場合に適しています。

各手段の詳細と設定手順

1. PDF生成パーツとメール送信パーツを一つの自動処理に組み込んでボタン一つで完結させる（自動送信）

＜メリット＞ 1回のボタン操作で「PDF作成」と「メール送信」がバックグラウンドで連続実行されるため、送付漏れが100%発生しません。
＜デメリット＞ ボタンを押すと即座に送信キューに入るため、送信前にPDFの中身を手動で修正・差し替えることができません。

【設定箇所】 データベース ＞ 設定（スパナアイコン） ＞ 機能設定 ＞ 自動処理設定

手順：
1. 「新規追加」より自動処理を作成し、実行単位を「レコード単位」に設定します。
2. 「ファイル生成」パーツを登録： 詳細設定で「ファイルの形式」を「PDF」に指定し、あらかじめ作成した雛形Excel（###で囲んだ項目変数キーワードを挿入したもの）を読み込みます。
3. その直後に「メール送信」パーツを登録します（自動処理のフローは上から順番に実行されます）。
4. 「メール送信」パーツの詳細設定（2/2画面）の最下部にある「添付書類」欄にて、「自動処理で生成したファイル」を選択し、手順2で作成した「ファイル生成パーツ名」を指定して紐付けます。
5. メニュー設定の「処理設定」にて、作成した自動処理を「自動処理ボタン」や「プルダウン」などのメニューに割り当てて画面上に配置します。

2. 生成したPDFを一度レコードに保存し、内容を確認してから別のボタンで送信する（手動送信）

＜メリット＞ レコード上に保存されたPDFファイルを一度ダウンロードして最終確認・修正を施してから配信できるため、誤送信の防止に極めて有効です。
＜デメリット＞ 「PDF作成ボタン」と「メール送信ボタン」の2回、操作を繰り返す手間が発生します。

【設定箇所】 データベース設定 ＞ 基本設定 ＞ 項目設定 ／ 機能設定 ＞ 自動処理設定

手順：
1. 項目の準備： データベース項目設定にて、項目タイプ「自動生成ファイル」の項目（例：請求書PDFリンク）をデータベースに新規追加します（※自動生成したファイルをレコードに直接保存する専用の項目タイプです）。
2. 作成用自動処理（自動処理A）： 「ファイル生成」パーツの後に「レコード更新」パーツを連続して配置した自動処理を作成します。「レコード更新」パーツの設定において、手順1で作成した「自動生成ファイル」項目に対し、値の割り当て欄で「ファイル生成パーツの結果」を指定します（これにより、生成ファイルがレコードに自動保管されます）。
3. 送信用自動処理（自動処理B）： 別途、「メール送信」パーツのみを持つ独立した自動処理を作成します。詳細設定の「添付書類」欄において、手順1の「自動生成ファイル」項目を指定します。
4. 運用フロー： ユーザーはまず画面の「PDF作成」ボタン（自動処理A）を押し、レコード上に表示された青いリンクからPDFをダウンロードして中身を検証します。問題がなければ、隣の「請求書送信」ボタン（自動処理B）をクリックしてメールを送信します。

1. 【プランによる実行可否】スタンダードプランでは「タイマー起動」や「インポート後」のPDF自動生成はエラーになります

「スタンダードプラン（共用サーバー）」をご契約のお客様において、PDFファイル生成パーツを組み込んだ自動処理を、深夜のスケジュール実行である「タイマー起動」、またはCSVインポート完了時に連動して動く「インポート後の自動処理」に指定することはシステム仕様上、制限されています。

• これらにPDF生成を組み込んで実行すると、システムエラーが発生して自動処理全体が失敗します。
• 【対策】： スタンダードプラン環境でPDF請求書を発行する場合は、必ず人間の操作を起点とする「手動ボタン（レコード個別）」「一覧のプルダウンメニュー（最大100件選択）」「サブメニュー（最大5,000件の一括実行）」にて実行する運用・設計を敷いてください。
  夜間に人を介さずに完全自動でPDFを一括生成・自動送付させたい場合は、専用サーバーで稼働する「プロプラン」へのアップグレードが必要です。

各オプション契約と配信数制限について

PDFファイルをメール添付で自動送信する運用には、以下のオプション契約や、プランに紐づく制限値の考慮が必要です。

PDF出力オプション

「楽楽販売」で帳票をPDF形式で発行するために必要です。このオプションがない場合、Excel形式での発行・添付のみとなります。
PDF出力オプション

添付ファイル暗号化オプション（推奨）

セキュリティを保つため、メール送信時に添付ファイルを自動でパスワード付きZIPに変換・送信するためのオプションです。
添付ファイル暗号化オプション

メールサーバオプション（大量送信時）

「楽楽販売」の標準のメール送信数は1日100通（実際は上記99通）までとなっています。毎月の請求書送付数がこれを超える場合は、上限を解除するためのオプション契約、または自社メールサーバとの連携（送信メールサーバ設定）が必須です。
本オプションに加入（または自社メールサーバのSMTPを設定）することで、1日の送信上限数が「無制限」へと解放されます。
メールサーバオプション

関連マニュアル

詳細な仕様の違いや作成手順については、サクセスナビの下記記事をご確認ください。

自動処理でのファイル生成とメール添付の具体的な設定手順

雛形ファイルの具体的な作り方（###キーワードの配置ルール）から、メール送信パーツでの添付書類としての紐付け手順を網羅した画面付き手順書です。
自動処理設定：Excelファイルの生成（具体的な手順）

自動処理で発行した帳票をレコードに保存・リンクで管理する方法

項目タイプ「自動生成ファイル」の作成から、「ファイル生成」した結果のPDFリンクをレコード詳細画面に自動で紐付け、手動送信ボタンでその添付ファイルを呼び出して送信する詳細な設定手順です。
自動処理で発行した帳票をレコードに保存・リンクで管理する方法

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