注意
- 本記事は、株式会社ラクスが電子帳簿保存法に関する情報提供を
目的として作成したものであり、情報の完全性、正確性その他いかなる表明
または保証をするものではありません。 - また本記事の内容および利用について、
弊社は何ら責任を負うものではありません。 - 電子帳簿保存法および関連する法令の解釈・適用については、
税理士などの専門家、または所轄の税務署、国税局などへご確認ください。 - 「楽楽販売」の「電子帳簿保存法オプション」を利用し、
電子帳簿保存法に対応する場合はオプションを導入するだけでは対応が出来ず、
運用や設定面での注意点などがございます。その為、詳細な運用マニュアルを
参考に運用や設定を検討いただき、詳細は国税局のホームページをご確認、
または税理士、所轄の税務署にご相談ください。 - 本記事に記載されている運用手順や方法につきましては、
あくまで一例となりますので、お客様にて自社に合った運用・設定を
実施ください。 - 「楽楽販売」は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の
「電子取引ソフト法的要件認証」「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」の認証を受けています。 - なお、本記事は2025年3月11日時点において作成されたものであり
予告なしに内容を変更する場合があります。 - 本記事の著作権を含む知的財産権は株式会社ラクスに帰属します。
- 本記事のいかなる部分についても、方法を問わず、いかなる目的であれ、
無断で複製・転載などを行わないようにお願いいたします。
書類・電子取引における保存要件の対応可否
（令和6年1月1日以後の取り扱いに関するもの）
| 「楽楽販売」対応可否 | ||
|
改ざん防止 |
次のいずれかの措置を行う
|
○ |
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関係書類等の |
電磁的記録の保存等に併せて、 システム関係書類等(システム概要書、 システム仕様書、操作説明書、事務処理 マニュアル等）の備付けを行うこと |
対象外 ※「システム概要書」以外は |
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見読可能性の |
電磁的記録の保存等をする場所に、その 電磁的記録の電子計算機処理の用に供する ことができる電子計算機、プログラム、 ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの 操作説明書を備え付け、その電磁的記録を ディスプレイの画面及び書面に、整然とした 形式及び明瞭な状態で、速やかに 出力できるようにしておくこと |
対象外 ※「システム概要書」以外は |
|
検索機能の |
電磁的記録について、次の要件を満たす
|
○ |
※1 取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事項に
処理に関する規程を定めている場合に限ります。
※令和5年度法改正により要件の緩和がございますが、適用は
令和6(2024)年1月1日以降の取引が対象です。そのため、令和4年1月1日から
令和5年12月31日までの間に電帳法に対応している国税関係書類においては、
「令和4年1月1日から令和5年12月31日までの取扱いに関するもの」で
求められている要件にしたがって保存する必要があります。
※電子帳簿保存法要件に沿った運用が守られていない場合「楽楽販売」対応可否が
「〇」となっていても法要件を満たせません。法要件に沿った運用となっているかは
必ず税理士等の専門家、または所轄の税務署、国税局などへご確認ください。
※契約容量内であれば、電子帳簿保存法OPに加入している限り
7年または10年間保存可能となります。
書類・電子取引における保存要件の対応可否
（令和4年1月1日から令和5年12月31日までの取扱いに関するもの）
| 「楽楽販売」対応可否 | ||
|
改ざん防止 |
次のいずれかの措置を行う
|
○ |
|
関係書類等の |
電磁的記録の保存等に併せて、 システム関係書類等(システム概要書、 システム仕様書、操作説明書、事務処理 マニュアル等）の備付けを行うこと |
対象外 ※「システム概要書」以外は |
|
見読可能性の |
電磁的記録の保存等をする場所に、その 電磁的記録の電子計算機処理の用に供する ことができる電子計算機、プログラム、 ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの 操作説明書を備え付け、その電磁的記録を ディスプレイの画面及び書面に、整然とした 形式及び明瞭な状態で、速やかに 出力できるようにしておくこと |
対象外 ※「システム概要書」以外は |
|
検索機能の |
電磁的記録について、次の要件を満たす
|
○ |
|
入力者等 |
書類に関する入力を行う者又はその者を 直接監督する者に関する情報を確認できる |
○ |
※1 取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付与するまでの
各事項に処理に関する規程を定めている場合に限ります。
※電子帳簿保存法要件に沿った運用が守られていない場合「楽楽販売」対応可否が
「〇」となっていても法要件を満たせません。法要件に沿った運用となっているかは
必ず税理士等の専門家、または所轄の税務署、国税局などへご確認ください。
※契約容量内であれば、電子帳簿保存法OPに加入している限り
7年または10年間保存可能となります。
運用ステップ（令和6年1月1日以後の取扱いに関するもの）
Step.1 「楽楽販売」で管理したい国税関係書類を決定する
電子帳簿保存法における「楽楽販売」の対応範囲を参考に、どのような書類を電子帳簿保存法に対応させるか決定します。すべての書類を一度に対応するのではなく、
一部の書類から始める事をおすすめいたします。
チェックポイント
- 取り扱いが出来る拡張子について
取り扱いが可能な拡張子は下記のものに限ります。- PDF ：.pdf（ユーザーパスワード付はアップロード不可）
- 画像 ：.png, .jpeg, .jpg
- Office：.xlsx, .xls, .docx, .doc
txt、gifなど明らかに帳簿書類でないものは対象外となっていますので、ご注意ください。
- 過去分のデータの扱いについて電子帳簿保存法オプション設定前のデータについては、
電子帳簿保存法に対応できません。
過去データについては別途「事務処理規程」を定めるなどの対応をお願いいたします。
※事務処理規程についての詳細は国税局のホームページをご覧ください。
Step.2 運用フローを決定する
- 現状の運用フローを抜け漏れなく洗い出す
- 「楽楽販売」のどのDB/どの項目に格納する書類を電子帳簿保存法に対応させるかを決める
- 書類ファイルをどのように登録するか3つの方法(自動処理・手入力・メール取込)から選んで決める
- 検索の為の項目(⽇付・⾦額・取引先)の入力のタイミング及び入力する値を確認する
チェックポイント
- イレギュラーケースがないかなど含めて、すべてを洗い出してください。
電子帳簿保存法に対応させるすべての書類が「楽楽販売」の特定項目に
格納される必要があります。 - 書類ファイルが格納できる要件は電子帳簿保存法対応：楽楽販売の設定をご確認
ください。 - 検索項目は必須項目にしない事も可能ですが、電子帳簿保存法では
⽇付・⾦額・取引先の組み合わせで検索できることが法要件として入ります。
その為、必須項目にしない場合はどの時点で入力するのか決めておく必要があります。
Step.3 設定する
- 設定方法については電子帳簿保存法対応：楽楽販売の設定をご確認ください。
チェックポイント
- 電子帳簿保存庫に保存されたレコードおよびファイルは一切削除することができません。
また、電子帳簿保存庫のデータも使用容量に含まれます。
DB側のレコードを削除した場合も電子帳簿保存庫に保存されたレコードやファイルは
削除されず、使用容量に含まれます。
そのため、テストデータなども削除することができませんのでご注意ください。
Step.4 運用準備をする
- 関係書類などの備付けに対応する為に必要なマニュアルの作成を実施する
・操作説明書を作成。
※システム概要書の用意も必要となりますが、管理者設定より出力可能なため
作成は不要です。 - 見読可能性の確保に対応する為にディスプレイやプリンターなどの機器を設置する
- 利用者に電子帳簿保存法に対応する旨の周知を実施する
チェックポイント
- 利用者に電子帳簿保存法の周知をすることで「操作マニュアル通りにしなければ
法要件を満たせない」という認識をしてもらう事が重要です。
システムの設定のみで制御できることが一番望ましいですが、一部運用で
実施しなければならない部分が出てくる場合、
利用者に「何故この運用が必要なのか」という認識をしてもらいます。 - 解約時に備えてあらかじめ事務処理規程を定めておくことを推奨しております。
※事務処理規程についての詳細は国税局のホームページをご覧ください。
なお、タイムスタンプ付ファイルを貴社ファイルサーバーなどに移す運用を
想定される場合、事務処理規程は事前に整備しておく必要があります。
運用開始後に作成しても過去に遡っての適用はできません。
詳しくは以下をご参照ください。
電子帳簿保存法対応：FAQ
>Q20.「楽楽販売」のサービスを解約した場合、法要件を満たすためにはどのようにすればよいですか？ - 「楽楽販売」を解約する場合、「楽楽販売」内で書類の保存が出来なくなるため、
今まで保存しておいた書類の法要件を満たすために推奨いたします。
要注意ケースについて
- 通常業務では電子帳簿保存法を満たす運用整備が出来ていても、一部の
イレギュラーケースを考慮していなかった場合、電子帳簿保存法を満たせていない
可能性がございます。
例えば、通常は「楽楽販売」でExcel出力しそのまま送っているが、
イレギュラーケースとして、一旦ローカルで保存した後修正して送信するケースなどが
あると、修正後にタイムスタンプが付与されなくなり、改ざん防止の観点が
満たせなくなります。 - 取引年月日、取引先、取引金額は空欄でも登録可能な仕様となっていますが、
空欄のままでは検索ができないため、書類に記載がある場合は必ず値を登録することが
必要となります。
その為、設定上必須項目にしておくか、後から登録する運用を検討してください。 - 書類を受け取った際、ユーザーパスワード付のファイルにはタイムスタンプが
付与できません。そのためパスワードを解除してからアップロードをしてください。 - 電子帳簿保存法に関連するDBの設定変更を行った場合、備え付け関連書類も
更新する必要があります。