自動化のよくある質問
（自動処理／承認フロー／通知）

承認機能（承認フロー設定）を用いた承認設定

メリット

• 構築コストが少ない（「承認」ボタンなどが自動で作成されるため）
• 承認コメントや履歴管理も自動で設定される
• 画面右上の「お知らせ」からも通知設定が可能
• トップページで「承認待ち」のレコードを表示することができる

※トップページでの「承認待ち」のレコードの表示イメージ

デメリット

• レコード内容による依頼先の分岐ができない
  【例】申請金額が〇円未満の場合はAさん、〇円以上の場合Bさんへ申請
• 異なるDBで共通の承認フローの場合でもDBごとに設定する必要がある
• 「承認者全員が承認したら次のフローへ進む」といったフローは作れない

ご利用例

• 承認フローのパターンが少なく、手動で選択させても良い
• トップページの「承認待ち一覧」で確認させたい

承認機能を使用しない承認設定

メリット

• レコード内容に応じて依頼先の分岐が可能
• ボタン名称、配置などのカスタマイズが可能

デメリット

• 承認フロー設定と比較すると「承認」などのボタンを作成する構築時間が必要
• トップメニューにて「承認待ち」のレコードの表示ができない
• 承認コメントや履歴を残すためには、自身で専用の設定を作らなければならない。
• 画面右上の「お知らせ」から通知設定ができない。

ご利用例

• 申請者の所属部署に応じて依頼先を自動判定したい
• 金額に応じて依頼先を自動で判定したい

詳細な設定イメージ

・承認フローの記事一覧

以下の方法でレコード検索パーツにて取得した複数件レコードの結果を
1つのファイルにまとめて出力することが可能です。

設定概要

レコード検索パーツにて抽出した複数件のレコードの値を1つのファイルにまとめて出力し、
Excelファイルをメールに添付して送信する場合の設定となります。

設定例

1. レコード検索パーツ
   出力したいレコードを複数件抽出する検索条件を設定します。
   ※「1件まで絞込み」のチェックは外してください
   
   
2. ファイル生成パーツ
   割り当てる値に1で検索した結果の【検索レコード】の値を指定します。
   
   
3. メール送信パーツ
   2で作成した【生成ファイル】を添付し、任意の送信先、本文を設定します。

上記設定にて、レコード検索パーツで取得した複数件レコードを
1つのファイル上にまとめて出力することができるようになります。

帳票をPDF形式で出力したい場合

「PDF出力オプション」をご利用いただくことで対応が可能です。

違いは下記の通りです。

1.選択レコード

自動処理を開始する前のレコードです。

2.更新レコード

自身のパーツより前の「レコード更新」パーツで更新されたレコードです。

3.検索レコード

自身のパーツより前の「レコード検索」パーツにより、
検索結果として抽出されたレコードです。

※「一括再計算」を自動処理で再現する方法は下記記事をご覧ください。
　・一覧画面でできる「一括再計算」を自動処理で再現する方法

設定方法

 設定箇所：DB設定＞機能設定＞自動処理設定

1. 自動処理パーツ設定画面において、レコード更新パーツを登録
2. 更新対象項目一つ一つにDBリンク先の項目を設定

　※　リンク情報をたどってリンク先ＤＢの項目データを取得します
　※　項目タイプが「ファイル」「イメージ」「自動生成ファイル」は取得できません

「条件分岐」パーツ

自動処理を実行する選択レコード（または明細）の内容に応じて
実行する処理を変えるためのパーツです。
指定した条件の合致有無で、処理の流れを分岐させることが可能です。

対象レコードまたは対象レコード内の明細1件に対して条件判定を行うため、
後述のレコード検索パーツに比べ、一般的に処理時間は早い傾向にあります。

また設定する条件には、自動処理の実行単位がレコード単位の場合に
明細項目は条件に指定できないという制約がございます。

「レコード検索」パーツ

自動処理を実行するDBだけでなく、
レコード検索パーツで「検索対象」に指定したDBの全レコードを検索可能なパーツです。

条件に当てはまるレコード（または明細）が1件でも存在すれば、YESに進みます。
ただし、検索対象が広い分、条件分岐パーツよりも処理時間がかかることがあります。

使い分け

「レコード検索」パーツ

• 条件判定を行う項目（情報）が自動処理を実行する選択レコード内に存在しない場合
• 条件に当てはまるレコード（または明細）だけを取得したい時
• 他のDBを検索して、取得した値をその後のパーツで使用したい時
• DB全体を検索したい時

「条件分岐」パーツ

• 条件判定を行う項目（情報）が自動処理を実行する選択レコード内に存在する場合
• レコード1件（または明細1件）ずつに対して、条件判定を行いたい時

下記の2通りの方法がございます。

「コピー」ボタンを利用

閲覧画面の上部に表示された「コピー」ボタンをクリックすると、
そのレコードのデータをコピーした入力画面が表示されますので、
適宜編集の上「確定」ボタンをクリックして下さい。

自動処理にて対応

自動処理パーツ設定にて「レコード登録」パーツを作成し、
該当DBにレコードを新規登録するパーツを追加します。
コピーしたい項目に【選択レコード】の該当する項目を指定してください。

自動処理を利用する場合、単純なコピーだけでなく
項目ごとに任意の内容でレコード登録することが可能です。
例：担当者名は自動処理を実行したユーザ名にする
　　作成日は自動処理を実行した日付にする など。

※ただし自動処理で実施する場合
　ファイル／イメージ／自動生成ファイルはコピーして登録する事はできません。

概要

「担当者マスタ」のようなDBを用意し、担当者毎の電子印を格納のうえ、
自動処理の中でマスタから担当者の電子印を取得して、書類に貼り付けることができるようになります。

事前準備

1. 担当者マスタにイメージタイプ項目を設定し、電子印の画像ファイルを登録
   （アップロード）する
2. 出力元のDBに担当者マスタへのDBリンク項目を設定する

設定方法

1. 　ファイル生成パーツを追加します。
2. 　任意のファイル名、保存先を指定し「次へ」をクリックします。
3. 　雛形ファイルをアップロードし、「読込」をクリックします。
4. 　電子印を貼りつけるセルの割り当てる項目に、リンク先の電子印項目を指定します。

標準機能では、Excel形式のファイルが生成できます。
※「ファイル生成」パーツで使用できる拡張子はxls／xlsx／xlsm形式です。

帳票をPDF形式で出力したい場合

「PDF出力オプション」をご利用いただくことで対応が可能です。

「レコード検索」パーツと「レコード削除」パーツを使用することで
任意の明細行の削除が可能です。

設定イメージ

1. レコード検索パーツにて、削除したい明細を検索
   検索結果は明細単位で取得し、1件まで絞込みを行います。
   
   
2. レコード削除パーツを登録し対象レコードに
   「検索レコード」として該当の明細を指定します。
   
   

※「一括再取得」を自動処理で再現する方法は下記記事をご覧ください。
　・一覧画面でできる「一括再取得」を自動処理で再現する方法

設定方法

 設定箇所：DB設定＞機能設定＞自動処理設定

1. 自動処理パーツ設定画面において、レコード更新パーツを登録
2. すべての項目に対し「元の値」を設定

　※　数値計算タイプなどの自動計算項目は更新対象項目として表示されませんが、
　　　他の項目に空更新を掛けることで再計算が行われます。

下記記事にて二通りの方法を説明しています。

• 自動処理の「条件分岐」パーツを利用する方法
• Excelの機能を利用する方法

自動処理：明細行数に応じて帳票を発行する

大きく2つの通知設定が可能です。

1. レコードが登録／更新／削除された時に通知
2. 毎日深夜にDB内の特定レコード情報をまとめて通知

【設定箇所】
　DB設定＞機能設定＞通知メール設定

できません。

代替案

一覧画面右上の「CSV出力」ボタンから手動でエクスポートすることができます。
詳細は下記記事をご覧ください。
・「楽楽販売」に登録されているデータをCSVで出力する方法

お問い合わせフォームよりご要望をお寄せください。

「楽楽販売」はお客様から頂戴したご意見・ご要望をもとに、
よりよく、寄り添う 販売管理クラウドを目指してまいります。

現在の仕様ではご希望の機能に対応しておりませんが、
お客様からの貴重なご意見として真摯に受け止め、今後の改善に役立ててまいります。

レコード検索パーツを使用することで設定可能です。
DBの中からキー項目が同一の該当レコードを検索し、
かつ検索結果の並び順を行番号の昇順にすることで
最も古い明細1行目のみを抽出することができます。

 設定箇所 

DB設定＞機能設定＞自動処理設定

1. レコード検索パーツを追加します。
2. 追加したパーツの詳細設定を開き、
   検索対象DBに自動処理を作成しているDBを指定し「次へ」をクリックします。
3. 次の画面で下記設定を行います。
   • 検索結果
     「検索結果を明細単位で取得する」にチェックを入れます。
   • 検索結果の並び順：1
     「行番号▼」の「昇順▼」を選びます。
   • 1件まで絞込み
     「複数件存在した場合に～～」にチェックを入れます。
   • 条件
     「(キー項目名)▼」が「【選択レコード】～～▼」「と等しい▼」：「(キー項目名)▼」

上記設定により、明細1行目の抽出が可能です。また検索条件は「キー項目」だけでなく、
DB内でユニーク（一意）な値の項目であれば代用可能です。

以下4つの方法がございます。

1. レコード一覧画面での一括削除
2. CSVでのレコード一括削除
3. 自動処理を利用した一括削除
4. 管理者設定から全件一括削除

1.レコード一覧画面での一括削除

対象レコードを選択し
一覧画面左下の一括処理プルダウンから「一括削除」を実行します（最大100件ごと）

2.CSVでのレコード一括削除

削除対象となるレコードをあらかじめCSV抽出し、その後インポートする方法です。

【設定箇所】
　各DB設定＞機能設定タブ＞レコード一括削除

3.自動処理を利用した一括削除

自動処理を利用して、最大5,000件ずつレコード削除が可能です。
レコード削除パーツを使用した自動処理を作成し、自動処理一括実行にて実行します。

【設定箇所】
　DB設定＞機能設定タブ＞自動処理設定

4.管理者設定から全件一括削除

DB名を選び、そのなかのデータを全件削除する方法です。

【操作箇所】
　管理者設定＞データ設定タブ＞レコード全削除

一覧画面から自動処理を実行する場合、
メニュー設定にて自動処理の割り当てが必要となります。

【設定箇所】
　DB設定＞基本設定＞メニュー設定

1. ボタンを表示させたいメニューの設定画面より処理設定の「設定」をクリック
   
   
2. 「処理設定」より「処理の追加」ボタンをクリックし
   表示したい自動処理を選択し「追加」をクリック
   
   
   
3. 実行したい方法（ボタン／プルダウン／サブメニュー）にチェックを入れ
   「確定」をクリック
   
   
   • ボタンからの実行
     
     
   • プルダウンからの実行
     
     
   • サブメニューからの実行
     
     

「レコード登録」パーツにて、初期値を直接入力する必要があります。
登録する項目のプルダウンから（直接入力）を選択し、初期値を設定してください。

※（指定しない）や他の選択肢を選んでも
　項目設定／メニュー設定で設定した初期値は反映されません

自動処理は他のデータベースへのコピーや移動は出来ません。
お手数ですが、同じ内容の自動処理を作成してください。

お問い合わせフォームよりご要望をお寄せください。

「楽楽販売」はお客様から頂戴したご意見・ご要望をもとに、
よりよく、寄り添う 販売管理クラウドを目指してまいります。

現在の仕様ではご希望の機能に対応しておりませんが、
お客様からの貴重なご意見として真摯に受け止め、今後の改善に役立ててまいります。

「レコード検索」パーツを使い検索条件を設定します。

【設定方法】
　各DB設定＞機能設定タブ＞自動処理設定

• 以下のような並び順で設定します

• 「レコード検索」パーツで該当レコードを明細単位で検索して
  検索結果の並び順を任意の並び順に指定します。

※「1件まで絞込み」のチェックを外し、条件には選択レコードのキー項目を指定します。

「ファイル生成」パーツにて【検索レコード】の明細項目を
割り当てる値として指定することで、1パーツで指定した任意の並び順で出力されます。

「レコード検索」パーツ内の設定で実現可能です。

【設定箇所】
　DB設定＞機能設定＞自動処理設定

• 「検索結果の並び順：1～3」欄にて項目と昇順／降順を指定して下さい。

自動処理の全体設定より設定が可能です。

設定箇所手順

　DB設定＞機能設定＞自動処理設定

• 自動処理の全体設定画面を開きます

• 「レポートメール等の詳細設定を表示」ボタンをクリックします

• ファイル生成で同名ファイルが存在した場合の保存方法　で
  「上書き保存」 と設定します

レコード入力タイプまたはレコード一覧タイプのメニュー設定より
承認フローの選択プルダウンの表示設定が可能です。
※メニュー単位で表示有無の設定が可能です。

1.レコード入力タイプメニューでの設定

【設定箇所】
　DB設定＞基本設定タブ＞メニュー設定

• 反映したいメニューの「設定」＞全体設定

1. 承認フロープルダウンに表示する初期値の承認フローを選択します。
2. チェックを入れると承認フロープルダウンが表示され、
   すべての承認フローが選択できる状態となります。
   チェックを外すと、1で指定した承認フロー以外に変更ができなくなります。

2.レコード一覧タイプメニューでの設定

【設定箇所】
　DB設定＞基本設定タブ＞メニュー設定

• 反映したいメニューの「設定」＞レコード入力画面に関する設定＞レコード入力画面設定
  
  
• 1と同様の画面が表示されるため、希望に合わせて設定ください。

「自動処理連続実行オプション」を利用することで、
複数の自動処理を連続して実行することが可能です。
※本機能はオプションのため、ご利用にはお申し込みが必要です。

オプションの詳細確認や申し込みを希望される場合は、
下記お問い合わせフォームよりご相談ください。
・契約変更／料金確認

Exchange OnlineのOAuth認証を利用するには、
Exchange Online上で、OAuth認証を行うための設定を行う必要があります。

下記手順に沿って設定してください。
※下記画像は2025年5月時点でのキャプチャです。

・Exchange Online側の設定
・「楽楽販売」側の設定

【Exchange Online側の設定】

1.アプリケーションの登録

1. Microsoft Entra管理センターにアクセスし、アプリの新規登録ボタンをクリック
   　ログインURL：Microsoft Entra管理センター
   　ログイン情報：利用するユーザーのマイクロソフトアカウントの
   　　　　　　　　メールアドレス／パスワード
   
   
   

2. 必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリック
   
   ※アプリケーション名：任意の名前を入力
   ※サポートされているアカウントの種類：任意のラジオボタンを選択
   ※リダイレクトURI：プルダウン内の『web』を選択し、
   　「楽楽販上に記載の『Authorized redirect URI』を入力（参照①）

　・参照①
　　

・参照②

2.クライアントシークレットの発行

1. 新しいクライアントシークレットの追加「＋」ボタンをクリック
   

2. 必要事項を入力し「追加」ボタンをクリック
   
   　※説明：任意の説明文を入力
   　※有効期限：任意の有効期限を選択
   
   
   
3. クライアントシークレット値をコピーし、手元に保存しておく
   

3.APIのアクセス権限付与

1. アクセス許可の追加「＋」ボタンをクリック
   
   
   
2. Microsoft APIの「Microsoft Graph」を選択
   
3. 「委任されたアクセス許可」を選択し、「SMTP.Send」を追加
    ※「SMTP.Send」のAPIアクセス許可がないとメール送信ができないため
   　必ず追加してください。
   
   
   
   
4. 追加した権限に「管理者の同意」を付与
   

【「楽楽販売」側の設定】

4.Exchange Online OAuthの認証

1. 「管理者設定（システム設定）> 送信メールサーバ設定」画面に遷移し、
   　送信メールサーバ：外部サーバを使用する(Exchange Online OAuth認証)を選択
   
   
   
2. クライアントIDとクライアントシークレットを入力
   ・クライアントID　
   
   
   
   ・クライアントシークレット（Exchange Online側の設定2-3で保存したものを使用）
   
   
   
3. 入力が完了したら、「認証開始」ボタンをクリック
   
4. Microsoft側の認証画面が表示されるため、上記で設定したアプリと
   紐づいているユーザーでログイン
   
   
   ・補足：アプリに紐づいているユーザーの確認場所は以下の通りです。
   　　　　紐づいていない場合は「所有者の追加」より追加してください。
   
   
   　
5. 認証完了になる
   
   
   

5.送信テストを行う

1. FromアドレスにMicrosoftの認証に使用したユーザのアドレスを指定
　※送信テストのFromアドレス指定箇所
　　管理者設定（システム設定）>全体詳細設定 >通知メールの差出人アドレス

2. 送信先に任意のアドレスを指定、「送信テスト」ボタンをクリック


3. 正常に送信できることを確認

認証ユーザーとは別のユーザーからメールを送信する方法

　認証ユーザーとは別のユーザーからメールを送信したい場合は、
　利用したいユーザにアクセス許可を追加します。

1. Microsoft 365 管理センター にログインする

2. アクティブなユーザーを開く



3. 送信元に利用したいユーザーにアクセス許可を追加する

4. アクセス許可を追加

5. 認証したユーザーを追加　
　

アクセス許可をしたユーザーからメール送信が可能になります。

2つの方法がございます。

1.Excelのセルの書式設定や関数を使用

あらかじめ雛形ファイルで
Excelの機能であるセルの書式設定や関数を使用することで
出力される値の表示形式を指定できます。

【例】

• 数値項目にカンマをつける
• 数値項目に「￥」や「円」をつける
• 数値項目を四捨五入する

2.ファイルに出力するための項目を別途用意

出力用の項目を別途用意し、自動処理などを使って
出力したい形式に変換した上でファイル生成パーツに流し込みます。

【例】

• （現在日時）を「年月日時分秒」形式ではなく「年月日」形式で出力する
  日時タイプの項目を用意して「表示用書式」を年月日形式にしておきます。
  自動処理には以下のようなパーツを用意します。
  
  
  
  

承認フロー機能では、データの値による承認フローの自動選択を行うことができません。
承認依頼を行う際は、レコード登録時に手入力で承認フローを選択致します。

代替案

自動処理にて承認の流れを作成する方法で、
データの値によるフローの自動選択が可能となります。

この場合にはあらかじめ承認のパターンや承認者情報を、
マスタとして管理する必要がございます。

サンプルテンプレートがございますので、下記記事を参照ください。
・承認機能を使用しない承認設定（自動処理を使用）

メール送付用の自動処理を作成し、
タイマー起動日を任意の日付に設定する事で対応可能です。

【例】毎月指定日に特定項目が未入力のレコードの担当者宛へメール送信したい

準備

あらかじめ該当のDBにて「担当者」項目（ユーザ選択肢タイプ）を作成します。

設定方法

1. メール送付用の自動処理を作成します
   【設定箇所】DB設定＞機能設定＞自動処理設定
   • メール送信パーツを使った自動処理を作成してください。
     ※メール送信パーツ追加後、詳細設定内にある「メール送信先」では
     　「DB項目の選択」をクリックし「リンク先を表示」をクリック後
     　「担当者」項目を選択してください。
2. タイマー起動用の絞込み設定を作成します
   【設定箇所】DB設定＞表示設定＞絞込み設定
   • 条件として「特定項目が値無しと等しい」といった内容を指定してください。
3. 上記1で作成した自動処理にタイマー設定を作成します
   【設定箇所】DB設定＞機能設定＞自動処理設定＞自動処理一括実行設定
   
   • 絞込み設定にて、プルダウンから2で作成した絞込み設定を選びます。
   • タイマースイッチを「ON」に設定し、
     タイマー起動スケジュールで「毎月」「任意の日付」を選んで確定します。

以降、毎月の指定日に特定項目が未入力のレコードが存在する場合、
上記1で設定した「担当者」項目のメールアドレス宛てに、
メールが配信されるようになります。
※レコード数分のメールが配信されるようになります。

一覧画面の自動処理プルダウンからは最大100件、
自動処理設定画面または一覧画面のサブメニューからは最大5,000件となっています。

自動処理プルダウンから実行する場合

画面上に表示されているレコードに対して自動処理を実行するため、
一度に実行できる件数は一覧画面の最大表示件数である100レコードまでとなります。

自動処理設定画面／サブメニューから実行する場合

最大5,000件に対して実行が可能ですが、
対象となるレコードが5,000件以上の場合は、処理自体をキャンセルされ実行できません。

※5,000件を超えてしまう場合は、自動処理一括実行設定にて指定している絞込み条件
　または、サブメニューからの実行時に一覧画面にて指定されている絞込み条件を
　絞込み結果が5,000件以内に収まるよう条件を変更してください。

以下3つの方法がございます。

1. お客様でメールサーバを用意
2. メールサーバオプションを利用
3. プロプランを利用（5000通／日まで）

※送信数のカウントルールは下記記事をご覧ください。
　・1日のメール送信上限数のカウントルール

1.お客様でメールサーバを用意

メール送信時、お客様のメールサーバ経由で送信を行います。
　　
詳細は下記記事をご覧ください。
・送信メールサーバ設定

2.メールサーバオプションを利用

大量配信にも対応できるメールサーバからメールを送信できるようになります。
1日100通までの送信上限が解除され、400件／時間まで送信できるようになります。

詳細は下記記事をご覧ください。
・メールサーバオプション

3.プロプランを利用（5000通／日まで）

スタンダードプランの上位プランとなり、全体的な機能が大幅に向上します。

詳細は下記記事をご覧ください。
・プロプランのご案内

メニュー設定にて設定が可能です。

設定箇所

1. DB設定＞基本設定＞メニュー設定＞該当メニューの「設定」
2. 処理設定「設定」＞作成した自動処理の「サブメニュー」へチェックをいれてください

実行方法

一覧画面右上の「サブメニュー」ボタンより、処理の実行が可能となります。

※実行時に一覧画面上で設定されている絞込み条件から、
　条件に合致するレコードが処理対象となります。
　抽出件数が5,000件を超える場合は実行できません。

※最大5,000件に対して自動処理を行う一括実行は影響範囲が大変大きくなるため、
　サブメニューへの自動処理追加には充分ご注意ください。

カウント対象は、以下アドレス宛のメール送信件数となります。

• 「楽楽販売」のEメール項目に登録されているアドレス
• メール送信パーツで「メール送信先登録ユーザ以外」欄に設定されているアドレス

なお「楽楽販売」のユーザに登録されているメールアドレスの場合は
1日の送信件数である100件にはカウントされません。

あわせて下記記事もご覧ください。
・100通制限の詳細とカウント基準
・1日のメール送信上限を回避する方法

雛形ファイルのExcelへIF関数を使用することで実現可能です。

事例

数値計算項目の値が「0」の場合、見積書は0円ではなく空白セルで見せたい

対処法（例）

1. 該当項目の印刷範囲外のセルへ出力されるよう設定します。
   【例】J14セルに「###単価###」のキーワードを設定
2. 0ではなく空白で見せたいセルへIF関数を設定します。
   【例】 =IF(J14="0","",J14)
3. 雛形を保存してアップロードし直します

• 設定前
  
  
• 設定後
  
  
  

その他、参考情報

印刷範囲外のセルに「楽楽販売」の値を出力する方法（例）

【設定方法】

1. 雛形ファイルの印刷範囲外のセル（枠外）に出力キーワード文字を設定
   ※雛形ファイルは、複数ページ分を用意しておくなど、
   　大量のデータ出力に対応できるものにする
2. 印刷範囲外のセルを参照する関数を任意のセルに設定
   【例】　=IF(BY16="","　　",BY16)

【例】1ページ目
【例】2ページ目

日付項目が空白の場合に「　年　月　日」を表示する方法

1. 日付の値を「印刷範囲外のセル」へ出力する
2. 本来日付を載せたいセルへ IF関数を設定
   【例】1のセルがY5だった場合
   　　　=IF(Y5="","　年　月　日",Y5)
3.  雛形を保存してアップロードし直す

• 日付項目：入力時
  
  
  
• 日付項目：空白時
  
  
  

一覧画面／閲覧画面のいずれか片方のみに表示させるということができません。
「自動処理」ボタンを設定したメニューでは、両画面に表示されます。

お問い合わせフォームよりご要望をお寄せください。

「楽楽販売」はお客様から頂戴したご意見・ご要望をもとに、
よりよく、寄り添う 販売管理クラウドを目指してまいります。

現在の仕様ではご希望の機能に対応しておりませんが、
お客様からの貴重なご意見として真摯に受け止め、今後の改善に役立ててまいります。

「通知設定」により実現可能です。

設定方法 

DB設定＞機能設定＞通知メール設定

• 「アラートメール設定の新規追加」をクリックし
  CSVファイルに出力する項目を指定し「確定」ボタンをクリックします。
  ※CSVファイルが不要な場合は
  　「メールにCSVファイルを添付する」からチェックを外します。
  
  

• 通知メール送信条件にて、任意の送信条件を設定します。
  

• 通知メール送信内容にて送信先／件名／本文などを設定します。
  

• 毎日深夜3時から順次処理が実行され、
  送信条件に合致するレコードが存在する場合にメールが送信されます。

雛形ファイルの1つのセルの中に
複数の差し込みキーワードを設定することで可能です。

【設定例】

GmailのOAuth認証を利用するためには、
Googleの発行するクライアントIDとクライアントシークレットが必要です。

クライアントIDとクライアントシークレットを発行するには、
Google APIコンソール上で設定を行う必要があります。

下記手順に沿って設定ください。
※下記は画像は2020年10月時点でのキャプチャとなります。

【設定手順】

• URL
  https://console.developers.google.com
• ログイン情報
  利用するGoogleユーザーのメールアドレス／パスワード

1.プロジェクトを作成

※既存のプロジェクトを使用する場合は手順3 へ

1. 「ダッシュボード」をクリックし「プロジェクトを作成」をクリック
   
   
2. プロジェクト名を入力して、「作成」をクリック
   
   
   
   
   

※Google Cloud Platform（GCP）が有効でない場合は下記をご参照ください。
・外部の送信メールサーバ（Google OAuth認証）利用の際の前準備（GCP有効化設定）

2.OAuth同意画面の設定

1. 「OAuth同意画面」をクリック
   
   
2. アプリケーション名を入力して、「保存」をクリック
   
   

3.認証情報の設定

※既存の認証情報を使用する場合は手順4 へ

1. 「認証情報」をクリック
   
   
2. 「＋認証情報を作成」をクリック
   
   
3. 「OAuthクライアントID」をクリック
   
   
4. 「ウェブアプリケーション」をクリック
   
   
5. 名前と承認済みのリダイレクトURIを入力して「作成」をクリック
   
   
   
   ※右は「楽楽販売」の画面キャプチャになります。
   　送信メールサーバー設定は
   　「管理者設定＞システム設定タブ＞送信メールサーバ設定」より設定が可能です。
   
   
6. クライアントIDとクライアントシークレットを「楽楽販売」に設定
   
   

4.認証情報の確認、承認済のリダイレクトURIの追加

1. 任意のクライアントIDをクリック
   
   
   
   

上記にて外部の送信メールサーバ（Google OAuth認証）利用の際の設定は完了です。

一括自動処理を最大件数5,000件以上へ実行する場合、
絞込みを利用し処理を実施する方法がございます。

【例】レコード数が1万件の場合

1. 同一の自動処理を2つ以上（レコード件数に応じて）作成します
2. それぞれの自動処理に実行レコードが重複しないように、
   抽出件数が5,000件以内となる絞込み条件を作成し
   「自動処理一括実行設定」に設定します

【絞り込み条件設定例】

1. IDが［1］以上 AND IDが［5,000］以下
2. IDが［5,001］以上 AND IDが［10,000］以下
   
   ※IDはレコード登録をした際に必ず振られる番号のため、
   　空白のまま登録されることはありません

各自動処理の　全体設定＞ﾚﾎﾟｰﾄﾒｰﾙ等の詳細設定　で
指定した宛先にエラーメールが送信されます。

※自動処理「以外」でエラーが起きた場合の通知先は
　下記記事をご覧ください。
・「楽楽販売」でエラーが起きた場合のメール通知先（自動処理以外）

「レコード登録」「レコード更新」パーツで、
処理先と処理元でDBの項目のタイプが異なる場合、
登録／更新する値として設定する事が出来ません。

【例】

• テキスト（1行）　  →　数値
• ユーザ選択肢1件　 →　選択肢1件　など

登録先の項目と割り当てる項目の項目タイプを合わせるよう設定を変更してください。

通知設定を使うことで実現可能です。

【設定箇所】
　DB設定＞機能設定＞通知設定

1. レコード更新の「設定」をクリック
   
   
2. メール送信条件にて、メール送信時の条件を設定
   
   
3. メール送信内容にて、送信先／本文に記載する項目などを設定
   
   

上記の設定によりレコード更新時にメールが送信され、
本文に指定した項目の更新前後の値が記載されるようになります。

【例】

自動処理を設定する際に選択する「実行単位（レコード単位／明細単位）」の違いと、目的に応じた選び方についてご案内します。
「特定の明細行だけ手動で自動処理を実行したい」といった場合も、この設定が重要になります。

回答：実行単位が異なります

この設定は、明細情報（行）を含むレコードを「まとめて1つ」として扱うか、「行ごとにバラバラ」に扱うかを決めるものです。

1. レコード単位

明細行が何行あっても、レコード全体を「1件」として扱います。
すべての行に対して同じ更新を行いたい場合や、データをひとまとめにして扱いたい場合に使用します。

• 処理回数：レコード1つにつき1回実行
• データ構造：ヘッダ情報＋明細情報（全行セット）

2. 明細単位

レコードに含まれる「明細行の数」だけ、処理が分かれて実行されます。
行ごとに数値の判定をしたり、特定の行だけを操作したい場合に使用します。

• 処理回数：明細行の数だけ実行（7行あれば7回実行）
• データ構造：ヘッダ情報＋明細情報（その行だけ）

ケース別：どちらを選べばいいですか？

やりたいことに合わせて、以下を基準に選択してください。

特定の1明細だけを選んで手動実行したい場合

「明細単位」で作成された自動処理は、レコード閲覧画面において任意の明細行に対して1行ずつ手動で実行することが可能です。
一括実行ではなく、特定の行を選んで処理を行いたい場合は、自動処理を「明細単位」で作成してください。

参考記事

設定の詳細は、下記記事をご確認ください。

自動処理設定：実行単位（レコード単位／明細単位）

メール総数が100通に達した後は、
自動処理を実行してもその日はメール送信をすることは出来ません。
（実行時、100通に達した事を知らせるメッセージが表示されます）

※送信メールサーバ設定にて貴社のサーバを指定している場合、
　またはメールサーバオプションにご加入のお客様はこの制限は解除されます。

• メールサーバの指定方法
  1. 管理者設定＞システム設定＞送信メールサーバ設定
     
     
  2. 「外部サーバを使用する」にチェックを入れ、メールサーバ情報を入力
     
     

「楽楽販売」では、1件ずつの処理だけでなく、複数のデータ（レコード）に対してまとめて自動処理を一括実行することが可能です。

「特定のデータをまとめて処理したい」「全件一気に更新したい」といった場合、主に以下の2つの操作方法があります。

1. 一覧画面から選択して実行する

ユーザが処理したいレコードを目視で選び、手動で一括実行する方法です。

手順：
レコード一覧画面にて、処理を実行したいレコードの左端にあるチェックボックスにチェックを入れます（複数選択可）。
その後、画面左下にある「自動処理」のプルダウンから実行したい処理を選択し、実行ボタンをクリックしてください。

2. 「自動処理一括実行」機能を使用する

特定の条件に合致するデータや、大量のデータを一度に処理したい場合は、「自動処理一括実行」機能を利用します。

手順：
対象アプリ（DB）のサブメニュー、または管理画面の自動処理設定画面にある「一括実行」メニューから操作します。
この機能を使うことで、画面上で1つずつチェックを入れることなく、条件に該当するレコードに対してシステム側で一括処理を行うことが可能です。

設定の詳細について

一括実行の詳しい手順や仕様については、下記記事をご確認ください。

自動処理設定：実行方法の設定

「楽楽販売」のファイル生成機能（帳票発行）において、出力内容が多く1ページに収まらない場合や、意図的に2ページ以上のファイルを出力したい場合の設定方法について解説します。

明細行数が多い場合や、複数枚にわたる帳票を出力するには、主に以下の2つのアプローチがあります。

1. 複数ページ版の雛形を用意し、条件によって使い分ける

明細の行数などに応じて、使用するExcel雛形自体を切り替える方法です。

例えば、「明細行数が10行以下の場合はAという雛形（1ページ用）」、「11行以上の場合はBという雛形（2ページ用）」を使用するといった設定を行います。

設定のポイント：

• あらかじめ、1ページ用のExcel雛形と、2ページレイアウト用のExcel雛形をそれぞれ用意します。
• 「楽楽販売」の帳票設定（ファイル出力設定）において、明細行数などを条件にした「条件分岐」を設定し、状況に合わせて雛形が自動で切り替わるようにします。

2. 1つの雛形内でExcelの機能を活用して複数ページ出力する

1つのExcel雛形の中で、Excel自体の機能や計算式を活用して複数ページ分の値を反映させる方法です。

Excelの改ページ設定やセル参照などを利用して、データ量に関わらず常に2ページセットで出力したい場合や、特定のレイアウトで値を別ページに飛ばしたい場合などに有効です。

設定の詳細について

帳票発行の具体的な設定手順や条件分岐の方法については、下記記事をご確認ください。

帳票発行パターンの設定

受信者が返信した際の返信先のアドレスを指定する機能です。

チェックを入れると、FROMと同一アドレスがもう1セット表示されます。
REPLY_TOを設定しないと、返信先は送信元アドレス（FROM アドレス）となります。

申し訳ございません。

項目タイプが数値計算タイプの項目はレコード登録/レコード更新パーツ内にて使用する
ことができない為、表示されません。
また以下の項目タイプもレコード登録/レコード更新パーツで使用することができません。

• 自動採番
• 日時と時間の量の計算
• 日時と日時の計算

自動処理でタイマー設定した時刻にサービス停止
（メンテナンスなど）があった場合、
メンテナンス終了後、順次タイマー自動処理の起動を開始します。

外部のメール送信サーバ（OAuth認証）をご利用
かつGSuiteでOAuth認証を使用する場合、
クライアントIDを発行するためには、
Google Cloud Platform（GCP）が有効になっている必要があります。

下記手順は、GSuiteの管理者が特定のグループに対しGCPを有効化するためのものです。

※画像は2020年10月時点でのキャプチャとなります。

【設定手順】

• URL
  https://admin.google.com/
• ログイン情報
  GSuiteの管理者のメールアドレス／パスワード

1.グループを追加する

※既存グループを使用する場合は手順2へ

1. 「グループ」をクリック
   
   
2. 「グループを作成」をクリック
   
   
3. グループの情報を入力して「次へ」クリック
   
   
4. 「グループを作成」をクリック
   
   
   
   
5. 「完了」をクリック

2.グループにユーザーを追加

※既存のユーザーを使用する場合は、以下2と3は不要

1. 「ユーザー」をクリック
   
   
2. 「新しいユーザー」をクリック
   
   
3. ユーザーの情報を入力して「新しいユーザーの追加」をクリック
   
   
4. 「パスワードをコピー」をクリック後、「完了」をクリック
   パスワードはログインする際に必要となりますので控えておいてください。
   
   
5. 「グループに追加」をクリック
   
   
6. 任意のグループをクリックして「追加」をクリック
   
   

3.GCPを有効化／設定の確認

1. 「アプリ」をクリック
   
   
2. 「その他のGoogleサービス」をクリック
   
   
3. 「Google Cloud Platform」をクリック
   
   
4. 「サービスのステータス」をクリック
   
   
5. 「グループ」をクリック
   
   
6. 任意のグループをクリック
   
   
7. 選択したグループのサービスのステータスを「オン」にする
   
   

上記にてGoogle Cloud Platform（GCP）の有効化設定は完了です。

GoogleクライアントID／クライアントシークレットの取得手順は
下記記事をご覧ください。
・外部の送信メールサーバ（Google OAuth認証）利用の設定手順

承認フロー設定にて実現可能です。

【設定箇所】
　DB設定＞承認設定＞承認フロー設定

1. 各承認フロー設定の「設定」ボタンをクリック
   
   
2. 承認ポイント設定の「設定」ボタンをクリック
   
   
3. 画面左上の「新規追加」ボタンをクリック
   
   
4. 承認ポイント名／承認者／承認依頼後の編集不可項目をそれぞれ設定し
   「確定」ボタンをクリック
   
   
5. 追加して承認ポイントの「通知設定」ボタンをクリック
   
   
6. 各承認操作ごのとメール送付の有無と、送信先を設定し「確定」ボタンをクリック
   
   

「楽楽販売」では、レコードに対する一括処理だけでなく、特定の明細行（1明細）に対してのみ、手動で自動処理を実行することが可能です。

「特定の行だけ処理したい」「手動で1明細ずつ実行したい」といった場合の操作方法は以下の通りです。

操作方法

レコードの「閲覧画面」から操作を行います。

閲覧画面の明細一覧にて、処理を実行したい行に表示されている「自動処理ボタン」をクリックすることで、その明細行に対してのみ処理が実行されます。

ボタンが表示されていない場合

閲覧画面の明細行にボタンを表示させるには、自動処理の設定において実行単位を「明細単位」としたうえで、該当メニュー設定の処理設定より、「ボタン」にチェックを入れて確定してください。

設定の詳細について

ボタンの設置場所や自動処理の具体的な設定手順については、下記記事をご確認ください。

自動処理の設定

通知条件を下記へ設定する実現可能です。

【設定箇所】
　DB設定＞機能設定＞通知設定

• 対象の通知設定の「設定」ボタンをクリック
• 通知条件の「設定」ボタンをクリック
• 「特定の条件のみ通知する」を選択し、下記の条件で設定
  ・　「ID」　が　（空欄）　と等しくない

メール送信ログ一覧より
「楽楽販売」から送信するメール送信処理の成功可否を確認することが可能です。
送信結果のほか、実行された処理名やメールの件名／宛先／差出人などが確認できます。
（メール本文は「ログ一覧」よりご確認ください）

【設定箇所】
　管理者設定＞メンテナンス機能＞メール送信ログ一覧

既に実行した自動処理の取り消しは行えません。
レコード編集画面から直接修正してください。

※自動処理による更新前の値は、
　管理者設定＞メンテナンス機能＞ログ一覧　よりご確認ください。

お問い合わせフォームよりご要望をお寄せください。

「楽楽販売」はお客様から頂戴したご意見・ご要望をもとに、
よりよく、寄り添う 販売管理クラウドを目指してまいります。

現在の仕様ではご希望の機能に対応しておりませんが、
お客様からの貴重なご意見として真摯に受け止め、今後の改善に役立ててまいります。

「楽楽販売」の自動処理において、既存のデータ（レコード）に対して内容を上書き・更新したい場合の設定方法について解説します。

「更新処理を作ったつもりが、実行すると新規レコードとして追加されてしまう」「同じデータが二重に登録されてしまう」という場合、更新対象の指定方法に誤りがある可能性があります。

正しい設定手順（使用するパーツ）

既存のレコードを更新するには、「レコード検索」パーツと「レコード更新」パーツの2つを組み合わせて使用します。
いきなり更新を行うのではなく、「どのレコードを更新するか」を特定する工程が必要です。

Step 1. 「レコード検索」パーツで更新対象を特定する

まず、自動処理の最初に「レコード検索」パーツを配置します。
このパーツを使って、更新を行いたいレコード（例：既存の請求データなど）を条件指定して検索し、特定します。

Step 2. 「レコード更新」パーツで検索結果を対象に指定する

次に、「レコード更新」パーツを配置します。
この設定画面にある「対象レコード」に対して、Step 1で検索した、「【検索レコード】（Step 1.で設定したレコード検索パーツ名）[更新対象のDB名]」を指定します。

これにより、「検索で見つかった特定のレコード」に対してのみ、値の更新（上書き）が実行されます。
※ここで「レコード登録」パーツを使用している場合は、新規データとして追加されてしまいます。

設定の詳細について

レコード更新パーツの詳しい設定方法や仕様については、下記記事をご確認ください。

自動処理設定：「レコード検索」パーツ

「楽楽販売」の自動処理において、「今年」や「今月」の日付が入っているデータのみを対象に処理を行いたい場合の、条件分岐パーツの設定方法について解説します。

特定の日付（例：2024/01/01）を指定するのではなく、「今年」という相対的な期間を指定することで、年が変わっても設定を変更することなく自動的にその年のデータを判定することができます。

設定のポイント

条件分岐パーツの条件設定にて、比較対象に「（直接指定）」を選択し、期間の選択肢から「今年」を選ぶ点がポイントです。

具体的な設定手順

条件分岐パーツの設定画面にて、以下のように条件式を作成します。

設定例：見積作成日が「今年」のデータだけを通す場合

条件分岐パーツの条件設定画面にて下記のように設定します。

「【選択レコード】○○DB」「見積作成日」が（直接指定）「今年」「と等しい」

この設定により、「見積作成日 ＝ 今年（1月1日～12月31日）」という条件が成立し、該当するデータのみが分岐の「Yes」に進むようになります。

設定の詳細

条件分岐パーツの基本的な仕様や操作方法については、下記記事をご確認ください。

• 自動処理設定：「条件分岐」パーツ

「楽楽販売」で実行した一括自動処理について、「現在どのくらい処理が進んでいるか（進捗）」や「正しく処理が完了したか（結果）」を確認する方法について解説します。

また、この確認画面では過去の実行履歴や、予約のキャンセルなどの操作も行うことが可能です。

確認画面へのアクセス方法

一括自動処理の状況は、以下の2つの方法で確認画面にアクセスできます。

• 一括実行の予約完了時：
  予約完了画面に表示される「一括自動処理状況を確認する」のリンクをクリックします。
• 管理メニューから確認する場合：
  DB設定 ＞ 状況確認 ＞ 一括自動処理状況確認 をクリックします。

確認画面でできること

「一括自動処理状況確認」画面では、主に以下の内容の確認や操作が可能です。

1. 進捗と履歴の確認

現在実行中の処理がどこまで進んでいるかを確認できます。
また、過去の履歴として「誰が／いつ／どの自動処理を一括実行したか」といったログを確認することも可能です。

2. 予約の取消・強制終了

まだ実行が開始されていない予約済みの処理を「取消」したり、進行中の処理を途中で「強制終了」させることができます。
間違って実行してしまった場合などは、こちらから停止操作を行ってください。

3. 結果レポートのダウンロード

処理が完了した後、どのような結果になったか（成功件数やエラー内容など）の詳細をまとめた「処理結果レポート」をダウンロードできます。

設定の詳細について

画面の見方や詳細な仕様については、下記記事をご確認ください。

自動処理設定：一括実行（任意起動）

「楽楽販売」の自動処理機能を使用して発行（生成）した帳票ファイルを、そのままレコード内の項目に保存（格納）し、リンクとして管理する方法について解説します。

作成したファイルをレコードに紐づけることで、ユーザーは画面上からいつでもリンクをクリックして帳票を確認できるようになります。

設定のポイント

自動処理でファイルを生成するだけでなく、「生成したファイルをレコードの項目にセットする」という更新処理を組み合わせる必要があります。

具体的な設定手順

以下の3つのステップで設定を行います。

1. ファイルを格納する項目の準備

まず、発行した帳票を受け取るための「自動生成ファイル」項目をDBに追加します。

• 設定場所：管理画面のDB設定 ＞ 基本設定 ＞ 項目設定
• 操作：項目タイプ「自動生成ファイル」を選択して項目を追加・保存します。

2. 自動処理：ファイル生成パーツの設定

自動処理の設定画面にて、帳票を作成するための「ファイル生成」パーツを配置し、出力内容を設定します。

3. 自動処理：レコード更新パーツの設定（重要）

生成したファイルを、手順1で作成した項目に登録する処理を追加します。この設定を行わないと、ファイルは生成されるだけでレコードには保存されません。

• 自動処理の設定画面で「レコード更新」パーツを追加します。
• レコード更新パーツの設定画面を開きます。
• 手順1で追加した「自動生成ファイル」項目の設定欄にて、手順2で設定した「ファイル生成パーツ」を選択（割り当て）します。

この設定により、自動処理が実行されると、指定した項目に帳票ファイルが格納・保存されます。

設定の詳細・操作動画

設定画面の具体的な操作手順については、下記記事をご確認ください。

• 自動処理設定：Excelファイルの生成（具体的な手順）
• 【動画マニュアル】帳票の自動作成（自動処理：ファイル生成パーツ）

この記事では、「自動処理」を実行するたびに表示される確認画面を非表示にする設定方法について解説します。

「処理を開始しますか？」「処理が完了しました」といったポップアップ画面を省略し、操作の手間を省きたい場合にご覧ください。

解決したい課題

• 自動処理を実行するたびに、毎回確認画面が表示されるのを非表示にしたい。
• 「処理を開始しますか？」や「処理が完了しました」の画面をスキップして、スムーズに処理を実行したい。

確認画面を非表示にする設定手順

自動処理の確認画面は、「自動処理全体設定」から非表示に設定することが可能です。

1. 「DB設定」＞「機能設定」＞「自動処理設定」を開きます。
2. 「自動処理全体設定」タブを選択します。
3. 「確認画面」の以下の2つのチェックボックスで、表示・非表示を制御します。
   • 自動処理の実行時に、処理開始前の確認画面を表示する
     （例：「以下のレコードに自動処理「受注登録」を適用します。よろしいですか？」という画面）
     このチェックを外すと、実行開始前の確認画面が非表示になります。
   • 自動処理の実行時に、処理完了後の確認画面を表示する
     （例：「処理が完了しました。（全○件）」という画面）
     このチェックを外すと、実行完了後の確認画面が非表示になります。

ポイント：表示・非表示のメリットとデメリット

どちらの設定が適切か、お客様の運用に合わせてご選択ください。

＜確認画面を表示する場合（デフォルト）＞

＜確認画面を非表示にする場合（チェックを外す）＞

メリット
・確認画面が省略されるため、クリック数が減り、操作がスムーズになります。
・特に、一日に何度も自動処理を実行するような場合は、作業効率が向上します。

重複レコードを自動で削除する設定方法

自動処理機能を活用して、重複するレコードを検索し、不要なレコードを自動的に削除することが可能です。

標準機能として「重複を自動で統合する」機能はございませんが、以下の通り「レコード検索」と「レコード削除」パーツを組み合わせることで、重複削除の仕組みを構築できます。

設定の考え方（ロジック）

通常のレコード削除パーツは「検索結果が1件のみ」の場合に動作する仕様です。そのため、重複が複数ある場合でも一括処理できるよう、以下のロジックで設定します。

• 処理のイメージ：処理対象のレコードと同じ値を持つレコードが他に存在するか検索し、存在した場合（重複あり）は、処理を実行した自分自身のレコードを削除する。
• この設定のメリット：「選択レコードを削除する」設定にすることで、検索結果の件数に縛られず、複数件の一括実行が可能になります。

自動処理のパーツ構成

以下の手順で自動処理パーツを作成してください。

1. レコード検索パーツ

重複しているレコードが存在するかどうかを判定します。

• 抽出条件の設定例：
  • 「レコードID（またはキー項目）」が「選択レコードのレコードID」と等しくない
  • 「重複判定させたい項目」が「選択レコードの重複判定させたい項目」と等しい

2. レコード削除パーツ（検索結果が「YES：1件以上」の先に配置）

重複が見つかった場合に、実行中のレコードを削除します。

• 削除対象：「選択レコードを削除する」を選択

運用上の注意点

• 削除されたデータの復元：一度削除されたデータは元に戻すことができません。テスト環境等で十分に動作を確認した上で実行してください。
• 残るレコードの基準：自動処理を一括実行した場合、一般的にレコードIDの昇順（作成順）に処理されます。そのため、基本的には「最も新しいレコード」が削除されずに残ります。
• 事前設定：「レコード削除」パーツを利用するには、全体詳細設定での許可が必要です。詳細は下記記事をご確認ください。

関連ページ

詳細については下記記事をご確認ください。

• 自動処理設定：「レコード削除」パーツ
• 全体詳細設定＞自動処理に関する設定