「導入準備資料」の作成方法

ひな型資料ダウンロード

こちらの記事では要件まとめのフェーズで作成いただく
「導入準備資料」の作成方法を紹介します。
資料は下記よりダウンロードできます。
ぜひお手元で確認しながら、こちらの記事にて作成方法をご確認ください。

RHCS_020_「楽楽販売」導入準備資料.xlsx

概要

用語解説

本記事で使用する用語を紹介します。

• 要件
  「楽楽販売」でやりたいことを指します。
  
  
• 設計
  どのようなシステムを作るか詳細を決めることを指します。
  設計書として資料化までを行います。
  
  
• 作業
  見積書を作成したり承認をするなど、日々行う行為のことを指します。
  
  
• 項目
  表（データベース）の見出しのことを指します。
  
  
• 業務フロー
  ある業務を構成する一連の作業の流れのことを指します。
  【例】見積管理業務の場合、下記のような作業の流れ（業務フロー）が発生します。
  

作成する資料

「導入準備資料」では「業務フロー」「項目一覧」のシートを作成します。

業務フローとは

「楽楽販売」でシステム化した際に行う作業を洗い出し、
複数の作業を組み合わせた業務の流れ（フロー）を整理するシートです。

業務フローを作成することで全体像が把握できるようになります。
また、考慮しなければならないことが可視化され、
よりスムーズに「設計」「構築」STEPに進むことができます。

項目一覧とは

「楽楽販売」で管理・出力したい情報（項目）を一覧化するシートです。
現在の業務で管理している情報をあらかじめ洗い出しをしておくことで、よりスムーズに「設計」「構築」STEPに進むことができます。

業務フロー作成

• STEP1　「楽楽販売」で何をしたいのか決める
• STEP2　現状の業務を洗い出す
• STEP3　業務フローを作ってみる
• STEP4　チームメンバーに合意を取る

STEP1　「楽楽販売」で何をしたいのか決める

• 解決したい課題は何か
• 「楽楽販売」を利用することで何を改善したいのか

STEP2　現状の業務を洗い出す

• 現状運用しているExcelや帳票を集める
• 他に利用しているツール・サービスがあるかヒアリングする
• 業務に詳しい人に、誰が・どのような流れで作業を進めているのか、ヒアリングする

上記を実施した上で、
現状の業務のどの部分で「楽楽販売」を利用したいのかを決定します。

STEP3　業務フローを作ってみる

記入例を参考に、記入用の業務フローシートへ業務フローを書いてみましょう。

さらに情報を付け加えていきます。

チームメンバーに合意を取る

業務フローが完成したら、チームメンバーに確認してもらいます。
作業の流れに問題がないか、抜け漏れがないかという観点で確認しましょう。

項目一覧作成

項目一覧とは

項目一覧とは、「楽楽販売」で管理・出力したい情報（項目）を一覧化した資料です。
Excelやメールなどを使って管理、やり取りしている情報や
帳票の項目の洗い出しをしておくことで、
スムーズに「設計」「構築」ステップに進むことができます。

項目一覧を作成するSTEPは、大きく分けて3つあります。

• STEP1　事前準備をする
• STEP2　実際に項目一覧に書いてみる
• STEP3　チームメンバー間で見直す

STEP1　事前準備をする

項目一覧では各作業で利用しているExcelなどの項目を元に書き出します。
項目一覧を作成する前に、下記を用意しましょう。

• 作成した「導入準備資料」の「業務フロー」
• 各作業で利用している「ファイル」「システム」

STEP2　実際に項目一覧に書いてみる

項目一覧に現在管理している項目を書き出しましょう。

STEP3　チームメンバー間で見直す

作成した項目一覧をチームメンバー間で確認しましょう。
新たに追加したい項目を追記したり、不要な項目を削除し、項目一覧を整備します。

サポート担当とのすり合わせ

「業務フロー」「項目一覧」は作成できましたか？

ここまで来たら、要件まとめは一通り完了です。
作成した資料はラクスのサポート担当に共有をしましょう。
資料をもとにサポート担当とすり合わせを行います。

合意が取れたら次の「設計フェーズ」に進みましょう。
「楽楽販売」でどのようなデータベースを作成するか検討していきます。

付録　よくある隠れた要件

要件まとめの際に各作業で考慮すべきことは
予め「補足・考慮事項」に書き出しておきましょう。
「楽楽販売」での「よくある隠れた要件」について一例をご紹介します。

承認作業

• 承認者や承認段階はどのような条件で決まるのか？
  【例】
  　金額によって変わる
  　・50万円未満は2段階
  　・50万円以上は3段階
  
  
• 承認者は自動で決まるようにしたいか？
  手動で承認者を選択するか？
  
  
• 代理承認などはあるか？
  【例】
  　申請者が代理承認者を決めるのか／
  　承認者が代理承認者を決めるのか　など

請求データ作成作業

• 複数の受注を1つの請求にまとめることがあるか？
  複数の受注を1つの請求書にまとめる場合、どの項目ごとにまとめるか？
  【例】
  　顧客と請求月ごとに集約する
  
  
• どういった請求条件の顧客がいるのか？
  【例】
  　締日・支払日のパターン
  　（末締め、翌月末払いなど）
  
  
• イレギュラーケースはないか？
  【例】
  　通常は月末締めだが、
  　取引内容によっては随時請求する　など

出荷・納品業務

• 得意先へ分納のケースはあるか？