ユーザー削除後、レコードを別DBへ自動処理で転記する際に「選択肢に存在しません」エラーが発生する場合の原因と対処方法

削除されたユーザーが「ユーザー選択肢」項目の選択肢リストから自動的に除外されるため、転記先で「未登録の値」と判定されることが原因です

「楽楽販売」の仕様上、ユーザーを削除（物理削除）すると、各データベースの項目設定である「ユーザー選択肢（1件選択）」および「ユーザー選択肢（複数件選択）」の選択肢リストから、そのユーザーが自動的に削除されます。

既存のレコード上では「ユーザー名（削除済み）」として表示が維持されますが、自動処理の「レコード登録」や「レコード更新」パーツを使用してその値を別のデータベースへ転記しようとする際、転記先の項目の選択肢リストにそのユーザーが存在しないため、データの整合性を保つための入力チェックにより「入力されたデータは選択肢に存在しません」というエラーが発生し、処理が失敗します。

主な事象

退職などに伴いユーザーを削除した後、そのユーザーが担当者として登録されている過去のレコードを対象に、自動処理で別データベース（例：履歴管理データベースや集計用データベースなど）へデータをコピーしようとすると、以下のエラーメッセージが表示されて処理が中断されます。

エラーメッセージ：'〇〇（項目名）'に入力されたデータは選択肢に存在しません。

主に「過去のデータをそのまま別データベースへバックアップ・転記したい」という運用において、削除済みユーザーがボトルネックとなり処理が止まってしまう事象が確認されています。これらを解消するための確認・対処手順をご案内します。

エラーを解消するための確認・対処手順

1. ユーザーを削除する前に、対象レコードの「ユーザー選択肢」項目を有効なユーザーへ一括更新する

【確認箇所】 管理者設定＞ユーザー設定＞ユーザー管理

【確認・対処手順】
ユーザーを削除する前に、そのユーザーが「ユーザー選択肢」項目に登録されているレコードをすべて特定し、現在運用中の別の有効なユーザー（後任者など）に変更するか、値をクリア（空欄に）してください。
システムの使用上、ユーザー削除時に他のレコードの値を自動で置換する機能はないため、手動での更新が必要です。
対象レコードが多数ある場合は、以下の手順で一括更新を行ってください。

1. 一覧画面で削除対象ユーザーが選択されているレコードを絞り込む。
2. 「CSV出力」でバックアップを取得する。
3. 「インポート」機能または「一括更新（自動処理）」機能を利用して、担当者項目を有効なユーザー名に書き換える。
該当の設定・データを確認し、有効なユーザーへの置換を行ってください。

2. 自動処理パーツの「詳細設定」で削除対象ユーザーが直接指定されていないか確認し、設定を修正する

【確認箇所】 データベース設定＞機能設定＞自動処理設定

【確認・対処手順】
自動処理の「レコード登録」パーツや「レコード更新」パーツにおいて、登録・更新する値として削除対象のユーザーを「（直接指定）」で固定入力している場合、ユーザー削除後に自動処理パーツ内の指定が自動的に「未設定」に変わります。

これにより、実行時にエラーで停止することはありませんが、対象項目の値が未入力（空欄）のままレコードが登録・更新されてしまうため、意図しないデータの欠落に繋がります（※対象項目が「必須項目」に設定されている場合は必須入力エラーとなります）。

1. 該当する自動処理の「詳細設定」を開く。
2. ユーザー選択肢項目に対して、削除予定のユーザーが直接割り当てられていないか確認する。
3. 削除対象のユーザーが指定されている場合は、別の有効なユーザーに変更するか、指定を解除してください。

3. メンテナンス負荷を軽減するため、個別のユーザーではなく「ユーザーグループ」を選択肢として利用する運用へ切り替える

【確認箇所】 データベース設定＞基本設定＞項目設定

【確認・対処手順】
今後、退職や異動のたびに設定を見直す手間を省くための恒久的な対策です。データベースの「ユーザー選択肢」項目の設定において、個別のユーザーを一人ずつ選択肢に登録するのではなく、「部署名」などの「ユーザーグループ」を選択肢として指定してください。

1. 「ユーザーグループ設定」にて、適切なグループ（例：営業部、総務部など）を作成し、ユーザーを所属させる。
2. 各データベースの「ユーザー選択肢」項目の詳細設定で、選択肢として上記グループを指定する。
この運用に変更することで、ユーザーが削除されてもグループ自体は残るため、自動処理の転記時に「選択肢に存在しません」というエラーが発生しにくくなり、メンテナンス性が向上します。

関連マニュアル

詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。

ユーザー削除時のシステム全体への影響範囲に関するマニュアル

ユーザーを削除した際に、レコードアクセス権や承認フロー、自動処理にどのような影響が出るかを網羅的に解説しています。
ユーザ削除時の影響範囲

ユーザー選択肢項目の基本的な設定方法

選択肢の登録方法や、入力方式（プルダウン・ラジオボタン）の切り替えについて説明しています。
項目設定：項目タイプ「選択肢」「ユーザ選択肢」

自動処理の「レコード更新」パーツの設定手順

既存レコードの値を書き換える際の手順や、一括更新の方法について詳しく記載されています。
自動処理設定：「レコード更新」パーツ

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