トップフォルダ設定:フォルダ

「楽楽販売」には、データベースのレコードデータを流し込んだExcelファイルを
生成する機能があります。
そのファイルを「楽楽販売」上で管理する機能がフォルダです。

【使用例】
毎月末に本システムで請求書を自動生成し、「請求書フォルダ」にて管理する。

補足

フォルダについて

  • フォルダには「トップフォルダ」と「サブフォルダ」がありますが、
    アクセス権を設定できるのは「トップフォルダ」のみです。

  • フォルダに保存できるのは本システムで自動生成したファイルのみです。
    各パソコンのローカルにあるファイルをここにアップロードすることはできません。

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補足

こちらの記事でご案内する設定には、「トップフォルダ設定」の権限が必要です。

トップフォルダの追加

トップフォルダの作成手順は下記の通りです。

設定箇所:管理者設定>データ設定>トップフォルダ設定
設定箇所:左パネル>フォルダ > [管理]

  1. 管理者設定の「トップフォルダ設定」、または左パネルの [管理] を
    クリックします。
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    ※どちらでも同じ画面へ遷移します。

  2. 「新規追加」ボタンをクリックします。
  3. トップフォルダ名とファイルの保存期間を選択して、
    最後に「確定」ボタンをクリックします。
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  4. 追加が完了すると左パネルに作成したトップフォルダが表示されます。
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以上でフォルダの登録は完了です。

補足

ファイルの保存期間について

トップフォルダごとに、削除しない/1週間/1か月/3か月/6か月/1年/3年/5年のいずれかから選択できます。
生成日時から数えて、ここで定めた期間が経過したファイルは自動的に削除されます。

フォルダの操作

内容の閲覧

フォルダ内を閲覧するには、左パネルにあるフォルダ名をクリックします。
サブフォルダは通常非表示になっていますので、まずはトップフォルダを
クリックしてください。
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クリックすると、メインパネルにフォルダの内容が表示されます。
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フォルダ名をクリックでそのフォルダに移動し、ファイル名をクリックで
ダウンロードできます。

補足

ファイルの一括ダウンロードについて

ファイル名の左にあるチェックボックスで対象ファイルを選択し、画面下部の
プルダウンから「一括ダウンロード」を選んで「実行」ボタンをクリックすると、
複数ファイルを一括ダウンロードすることができます。

ダウンロード可能なファイルの上限は下記の通りです。

 件数 :200件
 合計サイズ :32MB

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サブフォルダの追加

フォルダの内容を表示中、画面上部の「フォルダの追加」をクリックすると
サブフォルダを追加できます。
サブフォルダの名前を入力し「確定」ボタンをクリックしてください。

補足

サブフォルダの階層の上限

サブフォルダの中にさらにフォルダを作ることもできますが、
上限はトップフォルダも含めて3階層です。

ファイルやフォルダの移動

サブフォルダや中身のファイルは、他のフォルダに移動できます。

  1. 移動させたいフォルダやファイルの「移動」ボタンをクリックします。
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  2. 移動先を選択し、「移動」ボタンをクリックすれば移動完了です。
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補足

トップフォルダの移動と保存期間

ファイルの自動削除期限は、各ファイルが「現在所属している」トップフォルダの
設定に依存します。
つまり保存期間の短いトップフォルダから長いトップフォルダに移動したファイルは
保存期間が延びる結果になり、逆向きに移動すると短縮されます。
移動先での期限が既に切れている場合は、移動した日の深夜に削除されます。