納品管理で入力した「実際の配達数量」を請求金額に反映・連動させる方法・設定手順

自動処理の「レコード更新」パーツを使用して、納品管理データベースに入力された数量を関連する受注・請求データベースへ順番に転記することで実行できます

「楽楽販売」では、異なるデータベース間であっても、自動処理の「レコード更新」パーツや「レコード登録」パーツを組み合わせることで、データの受け渡しが可能です。

納品時に確定した「実際の配達数」を請求金額に連動させるには、まず納品管理データベースから受注管理データベースへ数値を戻し、その数値を元に請求データを作成するフローを構築します。これにより、当初の注文数ではなく、実際に届けた実績に基づいた正確な請求金額を自動算出できるようになり、手入力による転記ミスや請求漏れを防止できるメリットがあります。

【設定箇所】 左パネル＞各データベースのスパナマーク＞機能設定＞自動処理設定

納品実績を請求に連動させるための具体的な設定手順

以下の◆1〜◆3の手順に沿って、3つのデータベース（納品・受注・請求）を跨いだ数値の連動設定を行ってください。

◆1. データの受け皿となる項目を各データベースに追加する
まず、実績数値を保持するための項目を準備します。
1. 「納品管理データベース」と「受注管理データベース」の両方に、項目タイプ「数値」で「実際の配達数」という項目を新規追加します。
2. 「請求管理データベース（または請求明細データベース）」の金額計算の元となる項目（数量など）が、この「実際の配達数」を受け取れる状態であることを確認します。

◆2. 納品管理データベースの自動処理で受注管理データベースへ実績を転記する設定を行う
配達担当者が入力を終えたタイミングで動く自動処理を編集します。
1. 「納品管理データベース」の自動処理設定にて、納品完了時に動く処理（例：【処理】納品完了）の「レコード更新」パーツを開きます。
2. 「対象レコード」に【選択レコード】となっている状態で右側にある「選択」ボタンをクリックし、「リンク先を表示」をクリックします。
3. リンクしている「受注管理データベース」のキー項目（例：受注No）を選択します。
4. 更新項目設定にて、受注管理データベースの「実際の配達数」項目に対し、納品管理データベースの「実際の配達数」の値を割り当てます。
※これにより、納品データベースで入力した実績値が、親である受注データベースに自動で書き戻されます。

◆3. 受注管理データベースの締め処理（請求作成）で実績値を参照するように修正する
最後に、受注データから請求データを作る際の引用元を変更します。
1. 「受注管理データベース」の自動処理設定にて、請求書を作成する処理（例：【処理】締め処理）を開きます。
2. 請求レコードを登録する「レコード登録」パーツ、または明細を追加する「レコード更新」パーツの詳細設定を開きます。
3. 請求側の「数量」項目に割り当てる値を、従来の「受注数」から、手順◆2で転記された「実際の配達数」に変更して確定します。

※自動処理で数値を転記する際、転記先と転記元の「項目タイプ」が一致していないと、設定画面で項目が選択肢に表示されません。必ず両方のデータベースで「数値」または「数値計算」など、互換性のあるタイプで作成してください。

関連マニュアル

詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。

既存レコードの値を書き換える「レコード更新」パーツの設定方法

自動処理を使って、他のデータベースの項目や同じレコード内の別項目に値を上書きする際の手順について詳しく解説しています。
自動処理設定：「レコード更新」パーツ

別データベースのレコードを特定して値を参照する「レコード検索」パーツの活用

更新対象のレコードを条件（受注Noなど）で探してから値を引き渡すための、検索パーツの使い方が記載されています。
自動処理設定：「レコード検索」パーツ

同じレコード内で、ある項目の値を別の項目に転記（コピー）する方法

同一データベース内での値の移動や、計算結果を固定値として保存する際の具体的な設定手順を紹介しています。
同じレコード内で、ある項目の値を別の項目に転記（コピー）する方法・設定手順

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