【自社事例】「楽楽販売」を使い倒す！ラクス経理部門が実践する、会計ソフトでは届かない“周辺業務”の自動化術

「楽楽販売」を導入しているものの、特定の業務（受注管理や請求管理など）のみで利用が止まっていませんか？

 実は、汎用性の高い「楽楽販売」は、会計システムや表計算ソフトでは管理しきれない
「経理の周辺業務」の自動化にこそ、その真価を発揮します。 

今回は、経理部門のなかでも費用、支払に関する業務を担当するラクス経理部門の担当者にお話しを伺い、繁忙期の工数削減と品質向上を両立させた3つの活用事例をご紹介します。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ラクス 経理財務部のみなさん

「楽楽販売」活用シーン

1. 前払費用管理：
   月ごとの費用取り崩し計算と会計システム連携データ作成の自動化
2. 稟議実績管理（予算・実績の可視化）：
   事前申請（予算枠）に対する支払実績と残額のリアルタイム可視化
3. 全社コーポレートカード管理：
   全社のコーポレートカード発行・停止・棚卸しフローのシステム化
   

事例1：前払費用管理

【効果】手作業による転記工数が100%削減

【課題】手動の転記作業による工数増とミス

以前はスプレッドシートを使用して前払費用の管理を行っており、経費精算システム（楽楽精算）に登録された前払金額をもとに、「支払依頼No.」「金額」「取り崩し月」などを月ごとに1件ずつ手入力していました。転記作業に1行あたり1〜2分を要し、転記ミスも発生。
スプレッドシート上でも関数による取り崩し計算やCSV作成は可能でしたが、経費精算システムからのデータ接続が手動である点が非効率でした。 

【「楽楽販売」での解決】データの流し込みによる「月ごとの計上データ自動作成」 

 経費精算システム「楽楽精算」側で入力した前払金額、取り崩し開始月、回数をCSVで出力し「楽楽販売」にインポートするだけで、システムが月ごとの費用計上額を算出し、「いつ、いくら費用化するか」という 全期間分の明細データを自動的に作成します。

これまでスプレッドシートや関数を駆使して行っていた按分計算を「楽楽販売」上でも実現し、そのまま会計ソフト用へ取り込める計上用データを出力できる仕組みを構築しました。

従来の管理と同等の自動計算を維持しつつ、経費精算システムとセットでDB構築をしたことで、「楽楽精算」⇒「楽楽販売」⇒「会計ソフト」という一連の前払業務フローを一本化。
これまで個別に作業していた「経費精算システムから管理表へのデータ移行」や「月ごとの計上スケジュール管理」 が、インポート一つで完結する運用へと最適化されました。  

【導入後の効果】転記工数ゼロ、繁忙期の1時間を創出

• 工数削減：手作業による転記がゼロになり、繁忙期である月末月初に月間約1時間の工数削減を実現。
  　　　　　自動計算されるため最低限の確認で済むようになり、チェック工数も削減された。

• 品質向上：自動連携により、入力ミスの抑制を実現。
  

利用イメージ

前払費用データをCSVインポートで取崩金額を自動計算、月ごとの計上スケジュールを作成。
会計連携用データも自動作成し、手作業ゼロへ。

事例2：稟議実績管理（予算・実績の可視化）

【効果】超過チェック時間が最大90％短縮

 【課題】稟議予算枠の「超過有無」が可視化されていない

一定額以上の支払は稟議が必要となるのですが、年間で1本の稟議をとり、毎月支払が発生するようなケースでは支払に紐づく稟議で承認された予算枠を超えていないかを確認する必要があります。
以前は予算枠を超過しているかどうかが可視化されておらず、正確に確認するには過去の支払依頼を1件ずつ手作業で集計する必要があり膨大な時間がかかっていました。関連する支払データを探すのにも時間がかかっており、超過の判断が即座にできていない点に課題を感じていました。

【「楽楽販売」での解決】予算と実績を紐付け「残額の自動算出・警告」

「稟議による予算枠」と「実際の支払実績」をシステム内で自動的に紐付けました。
経理担当者が承認ボタンを押す前にDBを見るだけで、「この稟議はあといくら使えるか」や「すでに予算を超過しているか」をリアルタイムで判別できます。

【導入後の効果】超過チェックが10分から1分へ

• 大幅な時短　　：1件あたり5〜10分かかっていた超過チェックが1〜2分に短縮。
  　　　　　　　　月間40〜50件のチェック件数があるため、大きな効率化を達成。
• 即時の状況把握：DBを見るだけで残額や超過分が一目で分かるようになり、申請者への追加稟議依頼や連絡も迅速かつ漏れなく行える。

利用イメージ

稟議予算と支払実績を自動で紐付け。超過有無や残額を可視化しチェック時間を80%削減

事例3：全社コーポレートカード管理

【効果】新規発行フローの工数が67％削減

【課題】メール起点の煩雑なプロセスと管理職の不透明感

コーポレートカードの発行の際、以前は経理からのメールを起点に申請を受け付けており、返信の遅延やリマインド不足が常態化していました。Excel管理のため管理職が部下のカード保有状況を把握できないという課題もありました。
また、スポットで大きい支出がある時の上限金額の引き上げなどもメールでやりとりしていたため管理が煩雑な状態でした。

【「楽楽販売」での解決】「申請者起点」のワークフロー化と閲覧権限の開放

「楽楽販売」上でいつでも申請できるマイページのような入り口を設け、申請・承認・発行までの進捗をシステム化しました。
さらに、管理職に「自分の部下の一覧」だけを見せる閲覧権限を設定することで、経理に聞かなくても自部署の状況を把握できる環境を整えました。
また、全社で利用している「楽楽販売」での管理に移行したことによって、総務で管理するDBから一部項目を自動連携できるようになり、入力の手間も一部削減されました。

【導入後の効果】発行工数が1/3に激減、全社的な可視化を実現

• 工数削減　　　：新規発行フローの工数が90分から30分へと約1/3に削減。
• プロセスの改善：申請者起点でのワークフローに変更したことで、メールのやり取りが1往復分減少し、ミスや漏れも削減。
• 利便性向上　　：管理職のみの閲覧権限を設定し、表示項目を限定したうえで部下のカード発行状況をいつでも確認できる体制を構築。　
  　　　　　　　　問い合わせ対応の負担も解消。

利用イメージ

申請者起点フローへの刷新し、煩雑なプロセスから脱却。発行工数を1/3に削減し、利用状況の可視化を実現

「楽楽販売」の導入メリットと成功の鍵

運用・機能面の良かったポイントと工夫

• 周辺システムとの親和性：周辺システム側の入力項目を最適化することで、データ連携をよりスムーズにする工夫を行いました。
• 一気通貫の管理　　　　：単なるワークフローに留まらず、参照用のデータベースとしても活用できるため、作業ミスや漏れが大幅に減少しました。

専門知識がなくても「現場の担当者」が自ら構築

今回のDB構築のうち、コーポレートカード管理や稟議実績管理のフロー図や設定は私たち経理担当者が自ら行いました。もちろん、最初は自動処理の設定などに苦労する場面もありましたが 、高度なプログラミングスキルがなくても「自分たちが本当に使いやすい形」へ柔軟にカスタマイズできる点は、「楽楽販売」の大きな魅力だと感じています。

導入して良かったと感じるのは、単なるワークフローツールに留まらず、「精度の高い参照用データベース」としても活用できる点です。
作業のミスや漏れが大幅に減っただけでなく、業務フローが整理されたことでマニュアル作成も非常にシンプルになりました。

私たちは常に「品質向上」と「業務効率化」の2軸を重視しています。スピードも大切ですが、ミスがない品質を確保することこそが経理の使命です。各業務にかかった工数を集計して業務負荷を可視化できるようにし、負荷の高いタスクから優先的にシステム化することで、着実にコスト削減と品質保証を両立できています。

貴社の「その業務」、「楽楽販売」で自動化しませんか？

「似たような業務をExcelで管理している」「周辺システムとの連携をスムーズにしたい」とお考えの方は、ぜひ一度カスタマーサクセスへご相談ください。
貴社の現在の設定を活かした、最適な拡張プランを一緒に検討させていただき、具体的な設定方法やDB構成のヒントをご案内いたします。