年ごとの自動採番（連番）設定で過去の日付のレコードを登録した際の挙動と設定方法

西暦ごとに独立した連番カウンタが保持されるため、過去の西暦の日付で登録してもその年の「続きの番号」から採番されます

「楽楽販売」の自動採番機能（項目タイプ「自動採番」）において、西暦（年）を含む連番設定にしている場合、システムは西暦ごとに最大の連番を管理しています。
そのため、現在より過去の西暦の日付を指定してレコードを新規登録した際、番号が現在の年と混ざることはなく、その過去の西暦で既に発行されている番号の「最大値＋1」が自動的に割り当てられます。

この仕様により、年度末に遡って過去の案件を登録したり、年をまたいでデータの整理を行ったりする場合でも、各年ごとの連番の整合性を保つことが可能です。

【設定箇所】 データベース設定 ＞ 基本設定 ＞ 項目設定

過去の西暦で続きの番号を発番させるための設定手順

この挙動を実現するには、対象項目の設定で「年」を判別基準に含める必要があります。以下の手順で設定を確認・変更してください。

1.採番項目の詳細設定を開く
対象データベースの「項目設定」画面にて、該当する「自動採番」の「設定」ボタンをクリックします。

2.連番の方式を選択する
「連番の方式」プルダウンにて、以下のいずれかの西暦を含む形式を選択します。
・「2008_連番」（例：2026_0001）
・「2008連番」（例：20260001）
※「連番のみ」を選択している場合は、日付に関わらず通し番号となるため、年ごとのリセットや過去年への追番は行われません。

3.連番の振り方を設定する
「連番の振り方」にて「日付が同じであれば連番を振る」を選択します。

4.利用する日付項目を指定する
「利用する日付」にて、採番の基準としたい日付項目（例：契約日、登録日など）を選択します。ここで指定した項目の「年」が、過去の日付で登録した際にどの年のカウンタを使用するかを決定するトリガーとなります。
※過去の西暦で一度もレコードが登録されていない場合は、その年の最初の番号（例：0001）から採番が開始されます。

自動採番機能で「できないこと」と代替案

標準の自動採番機能を利用する際、一部の表記については制限がございます。

年と連番の間の区切り文字を「ハイフン（-）」にして自動リセットさせることはできません

現在の「楽楽販売」の仕様では、自動採番の「連番の方式」において、年と連番の間の区切り文字として選択できるのは「アンダースコア（_）」または「区切りなし」のみです。
ユーザーが任意に「ハイフン（-）」を区切り文字として挿入し、かつ年ごとの自動リセット機能を有効にすることはできません。
ハイフン区切り（例：2026-0001）を必須とする場合は、以下の代替案を検討してください。

代替案：アンダースコア形式（2026_0001）での運用を許容する

システムの標準機能（自動リセットおよび過去年への追番）を最大限活用するため、区切り文字をアンダースコアにする運用への変更を推奨します。

代替案：キー項目を使用し、フォーマットを「手入力」にする

自動採番に「キー項目」を使用し、フォーマットを「手入力」に設定すれば、ハイフンを含む任意の文字列を登録可能です。ただし、この場合は自動採番が行われないため、ユーザーが番号の重複に注意しながら手動で入力するか、外部で採番した値をインポートする必要があります。

関連マニュアル

詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。

自動採番項目の基本的な設定方法

自動採番項目の仕様や設定方法について記載されています。
項目設定：項目設定：項目タイプ「自動採番」

項目タイプ「キー項目」のフォーマット設定に関するマニュアル

「キー項目」を用いて、年が変わったタイミングで自動採番をリセットする設定方法について詳しく解説しています。
項目設定：年が変わったタイミングで自動採番を「1」から採番する方法

（記事ID：2494）