過去データに紐付いているため削除できない古い顧客情報を、新規登録時の選択肢から非表示にする方法・設定手順

顧客マスタに「使用不可フラグ」を作成し、データを入力するデータベースの「DBリンク項目」にて「リンク先レコードの絞込み」設定を行うことで、古い情報を選択肢から非表示に設定できます。

「楽楽販売」の仕様上、売上データなどの過去のレコードから参照されているマスタレコード（顧客情報など）を直接削除することは、データの正確性を保つための仕組み上、推奨されません。しかし、そのままでは新規登録時の検索ウィンドウやプルダウンに古い顧客が表示され続け、誤選択の原因となります。

この課題を解決するために、顧客マスタ側に「有効か無効か」を判別する項目を持たせ、データを入力する側のデータベース（売上データベースなど）のリンク設定で「有効な顧客のみを表示する」というフィルタをかけることで、過去の紐付きを維持したまま、現場の操作画面から不要な情報を一掃できます。

【設定箇所】
1. 顧客マスタデータベース＞DB設定＞基本設定＞項目設定
2. 顧客マスタデータベース＞DB設定＞表示設定＞絞込み設定
3. 売上データベース（データを入力する側のデータベース）＞DB設定＞基本設定＞項目設定＞DBリンク項目の「設定」

1. 顧客マスタに「使用不可」を判別するための専用項目（選択肢タイプ）を新規作成し、対象のレコードにチェックを入れる

まず、どの顧客が現在使われていないのかをシステムが判別できるようにします。
顧客マスタの「項目設定」にて、項目タイプ「選択肢（1件選択）」で「使用不可フラグ」などの項目を作成します。選択肢には「使用不可」などの値を登録し、今後表示させたくない古い顧客レコードの編集画面から、この項目にチェックを入れて保存してください。

2. 顧客マスタ側で「使用不可フラグが立っていない（有効な）データのみ」を抽出するための絞込み設定を事前に作成しておく

次に、表示を制限するための「ものさし」となる絞込み条件を作成します。
顧客マスタの「絞込み設定」にて「新規追加」をクリックし、条件を「『使用不可フラグ』が『（値なし）』と等しい」と設定して保存します。これにより、フラグが立っていない「現在動いている顧客」だけを抽出する条件が準備できます。

3. 売上登録などを行うデータベースの「DBリンク項目」の詳細設定画面を開き、作成した絞込みを「リンク先レコードの絞込み」に割り当てて保存する

最後に、実際にユーザーが操作する画面に制限をかけます。
売上データベースなど、顧客を選択する側のデータベースの「項目設定」を開き、顧客マスタへ繋がっている「DBリンク項目」の「設定」ボタンをクリックします。
「リンク先レコードの絞込み」という設定欄にて、手順2で作成した絞込み条件を選択して確定します。この設定により、新規登録時の検索ウィンドウやプルダウンには、有効な顧客のみが表示されます。

4. 「楽楽明細」等の外部連携への影響を防ぐため、顧客名に「※※使用不可※※」と追記せず、フラグ項目による非表示制御で運用を統一する

過去の問い合わせ事例では、古い顧客を判別するために顧客名の先頭に「※※使用不可※※」と直接追記する運用が見られましたが、この方法では「楽楽明細」などの外部システムへデータを連携した際、送付状やメールの宛名にも「※※使用不可※※」という文言がそのまま反映されてしまうトラブルが発生します。
本手順のように「フラグ項目」と「リンク先レコードの絞込み」を組み合わせることで、顧客名を汚さずに、スマートに表示制御を行えます。

関連マニュアル

詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。

DBリンク項目の選択肢を特定の条件で制限する機能の詳細

DBリンク項目に登録できる値を、あらかじめ作成した絞込み条件によって制限する「リンク先レコードの絞込み」の仕様について解説しています。
DBリンク項目の「リンク先レコードの絞込み」とは

選択肢項目をメニューごとに制限したい場合の構築の工夫

標準の選択肢タイプでは出し分けができませんが、DBリンク項目に置き換えることで柔軟な制御が可能になる代替案を紹介しています。
項目タイプ「選択肢（1件選択）」の選択肢をメニューごとに制限することは可能か

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