異なるデータベース間でデータを自動で転記・登録する方法・設定手順

「自動処理」機能にある「レコード登録」パーツや「レコード更新」パーツを組み合わせることで、異なるデータベース間での自動転記が可能です

「楽楽販売」では、あるデータベースに入力された情報をトリガーにして、別のデータベースへその内容を自動で書き出す仕組みを構築できます。
これにより、二重入力の手間を省き、転記ミスを未然に防ぐことが可能です。
転記先のデータベースに「新しくレコードを作成する」のか、「既存のレコードを書き換える」のかによって、使用するパーツや設定手順が異なります。

最適な構築手法の選び方・判断基準

転記先に新しいレコードを作成したい場合
➔ 1. 「レコード登録」パーツ を使用します。
見積データから受注データを新規作成する場合や、1つのレコードを複数の履歴データに分割して保存する場合に適しています。
転記先に既にあるレコードを更新したい場合
➔ 2. 「レコード更新」パーツ を使用します。
事前にDBリンク項目が設定されている場合、更新パーツ単体で直接リンク先のレコード内容を書き換えることができます。
受注データの内容を、既に存在する請求データの該当行に反映させる場合など、特定のデータを特定して上書きする場合に適しています。

※転記先レコードとの間に事前にDBリンク項目（紐づき）が設定されていない既存レコードを、特定の条件（案件番号が等しい等）で探して上書きしたい場合は、「レコード検索パーツ」と「レコード更新パーツ」を組み合わせて使用します。

各手段の詳細と設定手順

1. 「レコード登録」パーツを使用して新しいデータベースに情報を書き出す

＜メリット＞
転記元の情報をそのまま、あるいは加工して別データベースの新規レコードとして保存できます。
例えば、受注データベースの明細1行ずつを、納品管理データベースの1レコードとして「分割」して登録することも可能です。

＜注意点＞
実行するたびに新しいレコードが作成されるため、同じデータに対して何度も実行すると、転記先に重複したレコードが作成される可能性があります。

【設定箇所】データベース設定＞機能設定＞自動処理設定

手順：
◆1. 自動処理の新規作成
転記元となるデータベース（例：見積データベース）にて自動処理を新規作成し、「レコード登録」パーツを追加します。

◆2. 対象データベースの選択
詳細設定画面の「対象データベース」にて、情報を書き込みたい先のデータベース（例：受注データベース）を選択します。

◆3. 項目の割り当て（マッピング）
転記先データベースの項目一覧が表示されるので、各項目に対して「どの値をいれるか」を指定します。
左側のプルダウンで【選択レコード】（または【選択明細】）を選び、右側のプルダウンで転記元となる項目名を選択してください。

2. 「レコード更新」パーツで直接リンク先の既存レコードを書き換える

＜メリット＞
転記元データベースに設定されている「DBリンク項目」のつながりを直接システムが辿るため、最もシンプルで処理負荷の少ない設定が可能です。
ステータスの更新、マスタデータのリアルタイムな書き換えや同期に最適な方法です。

＜注意点＞
更新の前提として、転記元データベース（例：見積データベース）の側に、転記先データベース（例：顧客マスタデータベース）を指し示す「DBリンク項目」が設定されており、かつレコード間が正しく紐づいている（値が入っている）必要があります。

【設定箇所】データベース設定＞機能設定＞自動処理設定

手順：

自動処理の新規作成とパーツ追加：
転記元となるデータベースにて自動処理を新規作成し、「レコード更新」パーツを追加します。
対象レコードの選択（DBリンクを辿る）：
詳細設定の最初の画面にある「対象レコード」の「選択」ボタンをクリックします。対象レコード設定画面にて、転記元データベースの右側にある「リンク先を表示」をクリックし、経由する「DBリンク項目」を選択して、リンク先のデータベースレコードを更新対象に指定します。
（※設定完了後、対象レコードの欄には「【選択レコード】見積データベース：顧客ID ＞＞［顧客マスタデータベース］」のように、リンク項目を経由した体裁で表示されます）
更新値の割り当て（マッピング）：
「次へ」をクリックすると、リンク先データベースの項目一覧が表示されます。更新したい項目（例：住所項目など）に対して、割り当てる値として左側のプルダウンで【選択レコード】（転記元データベース）を選び、右側のプルダウンで対応する転記元の項目を指定します。

現場での活用事例と関連マニュアル

異なるデータベース間での転記は、販売管理や工程管理など多くのシーンで活用されています。具体的な設定イメージについては、下記記事をご確認ください。

複数レコードを1つのレコードに集約して転記する方法

複数の受注レコードを1つの請求レコードにまとめて転記するような、高度な自動処理の設定例を紹介しています。
自動処理：1か月の受注を1枚の請求書にまとめる方法（複数レコードを1レコードに集約する）

1つのレコードにある明細情報を別DBの複数レコードに分割して転記する方法

発注データベースの明細行を、検品データベースのレコード1行ずつとしてバラバラに登録する際の設定手順を解説しています。
自動処理：1レコードに登録された明細情報を複数レコードに分割する

自動処理パーツの基本的な設定方法

レコード登録パーツや更新パーツの、より詳細な仕様や計算・連結機能の使い方について解説しています。
自動処理設定：パーツ一覧と仕様

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