自動処理を活用して承認機能を独自に構築する方法・設定手順

「楽楽販売」で承認工程を運用する場合、標準機能の「承認フロー設定」を利用する方法のほかに、自動処理パーツを組み合わせて独自の承認の仕組みを構築する方法がございます。

自動処理を活用することで、承認フロー設定では対応できない
「申請金額や部署に応じた承認者の自動切り替え」や「ボタン名称の自由な変更」が可能になり、業務ルールに即した柔軟な承認フローを実現できます。

自動処理で承認フローを実現するメリット

標準の「承認フロー設定」は設定が容易である反面、データの値（金額など）によって承認ルートを自動で分岐させることはできません。
自動処理を用いた構築手法を採用することで、以下のメリットが得られます。

• 承認ルートの自動判別：
  「10万円以上なら課長、100万円以上なら部長」といった条件分岐をシステムが自動で行います。
• 操作性の向上：
  「承認」ボタンの名称を「決裁」「確認済み」など自由に変更したり、特定の条件を満たさない場合にボタンを非表示にしたりできます。
• 他機能との連動：
  承認と同時に別DBへデータを転記したり、複雑な計算を実行したりする一連の動作をワンクリックに集約できます。

設定概要

自動処理で承認機能を構築するには、

• 承認者を定義するマスタ、承認状態を管理する「項目」の準備
• 条件判定やステータス変更を行う自動処理設定
• 対象の承認者にのみ承認させるためのメニューおよび絞込み設定

1. 「ステータス」項目と承認者を定義する「マスタ」を用意する

項目の用意

【設定箇所】 DB設定 ＞ 基本設定 ＞ 項目設定

まず、申請・承認をする対象のデータベース（例：稟議DB）に承認状況を示す「ステータス」項目（選択肢1件タイプ）を作成します。
レコード登録時に「課長承認待ち」など、申請時のステータスを設定しておくために項目設定にて初期値を設定しておきます。

また、下記で用意したマスタにリンクするDBリンク項目も追加します（例：部署No）。
申請するレコードを入力する際に、自身の部署Noを登録することで、対象の承認者を紐づけることができます。

マスタの用意

次に、承認者を定義する「マスタ」を別途作成し、申請・承認をする対象のデータベース（例：稟議DB）から「DBリンク項目」で紐付けられるように準備します。
例えば、部署ごとに承認者が変わる場合、部署マスタが承認者を定義するマスタになります。
部署ごとに、レコードを作成し、各レコードにその部署の一次承認者、二次承認者、最終承認者などを登録します。

マスタに関しては、下記「申請者の所属部署に応じて、依頼先を自動判定することができるテンプレート」の内容もご参考にしてください。
承認テンプレート：申請者の所属部署に応じて、依頼先を自動判定する 

金額で分岐させる場合にはユーザーグループの作成のみでマスタ作成は不要の場合もございます。金額分岐のテンプレートは下記をご確認ください。
 承認テンプレート：金額に応じて、依頼先を自動判定する承認 

※クリックするとテンプレートがダウンロードされます。管理者設定＞メンテナンス機能＞テンプレート読込より読み込んでください。

2. 承認の自動処理を作成する

【設定箇所】 DB設定 ＞ 機能設定 ＞ 自動処理設定

自動処理を新規作成し、以下のパーツを順に配置します。

◆1. 「条件分岐」パーツ：
もし10万円未満であれば課長承認で完了、それ以上であれば部長承認までといった分岐がある場合には、自動処理の中の条件分岐パーツで判断します。

　▼設定する条件の例
　　左辺（稟議DBの項目）：金額
　　演算子： 「未満」
　　右辺（分岐条件となる金額）： 10,000

◆2. 「レコード更新」パーツ（YES方向）：
判定がYESの先に配置し、ステータスを「承認済み」に更新します。

◆3. 「レコード更新」パーツ（NO方向）：
判定がNOの先に配置し、ステータスを「部長承認待ち」に更新します。

◆4. 「メール送信」パーツ（上記2と3の後）：
更新後の値をターゲット機能で引用し、申請者や次の承認者へ通知メールを送信します。

3. 承認者にのみ、対象のレコードを見せるメニューを作成する

承認待ちのレコードが、承認すべきユーザにのみ表示されるメニューを作成することで、承認の仕組みを担保します。
設定は、①絞込み設定、②メニュー設定、③アクセス権設定の3つのステップで行います。

ステップ1：自身の承認対象データのみを抽出する「絞込み設定」を作成する

【設定箇所】 DB設定 ＞ 表示設定 ＞ 絞込み設定
1. 「絞込み設定」画面で「新規追加」をクリックします。
2. 絞込み条件（AND条件）を以下の通り設定します。
　・条件1：部署マスタの課長承認者 が 「（ログインしているユーザ）」 「と等しい」
　・条件2：承認ステータスが「課長承認待ち」「と等しい」
3. 任意の名称（例：課長承認待ちのみ）を入力し、画面下の「確定」ボタンをクリックして保存します。

ステップ2：絞込みを固定し、他のデータを見せない「一覧メニュー」を作成する

【設定箇所】 DB設定 ＞ 基本設定 ＞ メニュー設定
1. 「新規追加」などから「レコード一覧タイプ」のメニューを作成します。
2. 作成したメニューの「設定」ボタン ＞ 「全体設定」の右にある「設定」ボタンをクリックします。
3. 画面内の各項目を以下の通り設定します。
　・「絞込み設定の初期選択」： ステップ1で作成した絞込み設定（例：課長承認待ちのみ）を選択します。
　・「絞込み設定プルダウンの表示」： チェックを外します。（※ユーザー自身による絞込みの切り替えを防ぎます）
　・「絞込み『（すべて）』の表示」： チェックを外します。（※全件表示への切り替えを防ぎます）
4. 「確定」ボタンをクリックして設定を保存します。

上記を行うことで、例えば課長承認待ちのメニューにはそもそも承認者となっていない一般社員や、自分の承認対象レコードがない課長、部長にはレコードが表示されないようになります。
承認待ちステータスとなっているレコードが、そのレコードの承認者として定義されているログインユーザにのみ表示されます。

4. メニュー設定の「処理設定」で、作成した自動処理をボタンとして配置する

【設定箇所】 DB設定 ＞ 基本設定 ＞ メニュー設定

作成した自動処理をユーザーが実行できるように、一覧メニューや閲覧メニューの「処理設定」にて割り当てます。
この際、ボタン名称を「承認する」などの分かりやすい名前に変更してください。

※自動処理自体にアクセス権を制御せずとも、上述の通り承認者にのみ、対象のレコードを見せるメニューをすることで、承認操作（自動処理の実行）も承認者しかできないようになっています。

承認ポイントが複数ある場合（例：課長承認、部長承認、社長承認など）、それぞれ手順2から手順4の対応をしてください。

注意点と代替案

自動処理による承認は自由度が高い一方で、標準機能に含まれる「承認履歴」や「コメント機能」が自動では作成されません。これらを補うための工夫が必要です。

承認履歴やコメント機能を管理するための「履歴管理用DB」の作成

「いつ、誰が、どのようなコメントで承認したか」の証跡を残すためには、専用の「承認履歴DB」を別途作成することを推奨します。

自動処理のフローの中に「レコード登録」パーツを組み込み、承認ボタンが押された瞬間に「操作ユーザー名」「操作日時」「入力されたコメント」を履歴DBへ1行登録する設定を行うことで、標準機能と同等の履歴管理が可能になります。

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詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。

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