電子帳簿保存法対応：FAQ

注意

本マニュアルは、株式会社ラクスが電子帳簿保存法（以下「電帳法」といいます）に関する情報提供を目的として作成したものです。
内容の正確性および完全性については万全を期しておりますが、その保証をするものではございません。
本マニュアルの内容およびその利用により生じた結果および損害について、弊社は責任を負いかねます。
電帳法および関連法令の解釈・適用や具体的な対応方法については、税理士等の専門家または所轄の税務署・国税局等へご確認ください。
なお、本マニュアルは2025年3月11日時点の情報に基づき作成しており、予告なく内容を変更する場合があります。
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本オプションに関する各種マニュアルは、下記ページをご覧ください。
・電子帳簿保存法の記事一覧

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電子取引
Q1.
電子取引において、事務処理規程の備え付けで運用していた保存データに関して、
途中から事務処理規程の備え付けをせずに「楽楽販売」にて保存要件を満たした場合、
事務処理規程の備え付けで運用していた保存データについては
どのように扱えば良いのでしょうか？
A.
保存要件を満たす前の事務処理規程と併せて、
保存データをそのまま残しておく必要があります。

電子取引
Q2.
「楽楽販売」で書類をファイル生成パーツにて自動作成し、その後ダウンロードした上で
別のシステムや手動でメールに添付して送る場合、保存要件を満たしていると言えますか？
A.
保存時にタイムスタンプを付与しているので、ダウンロード後に修正などをしなければ問題ありません。

電子取引
Q3.
「楽楽販売」で書類をファイル生成パーツにて自動作成し、その後ダウンロードした上で
印刷して送った場合、書類の控えは紙で保管する必要はありますか。
A.
印刷後に手書きなどにより内容の修正を行っていないことが前提とはなりますが、紙で保管いただく必要はございません。
作成した書類の控えは「自動生成ファイル」の項目を電子帳簿保存法対応として設定することで、保存要件を満たすことが可能です。
国税局の資料の問24／問25もご参照くださいませ。

電子取引
Q4.
「楽楽販売」外で書類を作成し「楽楽販売」にアップロードの上、取引先に
「楽楽販売」の機能を使って書類を送信した場合、電子取引の保存要件を満たしていると言えますか？
A.
アップロード時にタイムスタンプを付与しているので、保存要件を満たしています。

電子取引
Q5.
書類作成時にタイムスタンプを付与して保存した場合、
その後送信時に再度保存する必要ありますか？
また、その場合作成～送信までの期間はどれくらいまでが許容されますか？
A.
作成時にタイムスタンプが付与されているので問題ありません。
また、作成～送信までの期間は法律上決まっていません。

電子取引
Q6.
「楽楽販売」とは別のシステムで書類を作成し、その後メールにその書類を添付して送付し、控えを「楽楽販売」に保存したいです。
その場合「楽楽販売」にアップロードする際にタイムスタンプを付与されますが、その運用で保存要件上問題ないでしょうか？
A.
問題ありません。

電子取引
Q7.
関係書類の備え付けについて、自社開発のシステムを想定した規則になっていますが、「楽楽販売」では必要でしょうか？
A.
必要です。一般的に自社開発のシステムではない場合は、サービス共通のマニュアルで問題ないですが、「楽楽販売」においてはお客様のカスタマイズ性が高いためご用意いただく必要があります。

電子取引
Q8.
一括検証した結果のアウトプットは何が必要でしょうか？
検証結果OK／NGが分かるような形でCSVファイルなどが見れれば問題ないでしょうか？
A.
結果が出力されたCSVファイルや画面が見ることが出来れば問題ありません。

電子取引
Q9.パスワード付きのPDFの場合、開くときにパスワード入力する必要ありますが、法要件上問題ないでしょうか？
A.
取扱通達7-1に書いてある通り、暗号化されたものは解除したうえでの保存が求められます。
パスワードとは明記されていないですが、パスワードは解除した上で保存していただく必要があります。
そのため「電子帳簿保存法オプション」にて保存できるファイルの形式として、参照パスワード付のPDFは対象外となっております。

電子取引
Q10.
原則「一課税期間を通じて検索できる必要がある」と記載があり、
その中で「合理的な理由があるときには、その合理的な期間ごとに範囲を指定して検索をすることができれば差し支えありません。」とありますが、
システム移行などで途中から電子保存をする場合「合理的な理由」に含まれる認識で問題ないでしょうか？
A.
システム移行などで途中から電子保存をする場合「合理的な理由」に含まれます。
ただし、オプション適用前は事務処理規程をご準備いただく必要がございます。
また解約時に備え、オプション適用期間中においても別途事務処理規程をご用意いただくようお願いいたします。

電子取引
Q11.
「すみやかにアップロード」の規定について「楽楽販売」の外部（メールやサイト上からのダウンロードなど）で受領したファイルを手作業を介してアップロード・保存するケースの場合、どこまで許容されますか？
A.
訂正削除要件の場合は、同じシステム内で授受をしているはずなのでタイムラグは発生しないかと存じます。なお、タイムスタンプの付与をするということであれば、タイムスタンプの付与期間と同じになるので概ね7営業日以内、規則上は業務事情を勘案し2か月までOKと明記されております。

電子取引
Q12.
電子帳簿保存法オプション加入前に事務処理規定で保管していたものを、
オプション加入後、電子帳簿保管庫にて別途保管する方法はありますか？
A.
「楽楽販売」移行時に要件を満たしているとしても、移行前のファイルに対して満たすことは出来ないため、当該期間中のファイルについては事務処理規定の備え付けが必要となります。

電子取引
Q13.
電子取引において、保存するファイルの形式に制限はありますか？
（PDF／Excel／Wordなど）

A.
電子帳簿保存法オプションにて、取り扱いが可能な拡張子は下記のものに限ります。

    • PDF　：.pdf（参照パスワードが設定されていないもの）
    • 画像　：.png, .jpeg, .jpg
    • Office：.xlsx, .xls, .docx, .doc

※.xlsm、docmなどマクロ付きOfficeファイル、zipなどの圧縮ファイル、txt、gifなど明らかに帳簿書類でないものは対象外となっていますので、ご注意ください。

電子取引
Q14.
「楽楽販売」で作成し、別システムで送付する場合、送付時の取引内容と作成時の取引内容が同じという担保は出来ないが、作成時の保存で問題ないでしょうか？

A.
帳票発行時の控えとしてはタイムスタンプが付与されますので、法要件は満たされます。
ただし別システムで送付する帳票に関しては、「楽楽販売」で作成したファイルをダウンロード後、編集せずに送付することが前提となります。
そのため、ダウンロード後の編集が行われることのないように、運用マニュアルなどでルール管理の徹底をお願いいたします。

電子取引
Q15.
「楽楽販売」とは別のツールで作成したファイルを「楽楽販売」にアップロードして、
メール送信パーツにて送付した場合、アップロードしたファイルの保存要件は満たされていますか？

A.
はい、要件を満たすことが可能です。
アップロードする対象の項目（ファイルタイプの項目）を電子帳簿保存法対応としていただくことで、アップロードしたタイミングでタイムスタンプを付与することが出来ます。

電子取引
Q16.
「楽楽販売」にてファイルを生成し、タイムスタンプを付与したのちに
別の自動処理にてメール送信を行った場合、メール送信時に再度タイムスタンプを付与する必要がありますか？

A.
再度タイムスタンプを付与する必要はございません。

電子取引
Q17.
電子帳簿保存庫に登録されタイムスタンプが付与された後に検索の条件となる記録項目の
各取引の記録内容（取引年月日／取引金額／取引先）が誤っていた場合、修正することは可能ですか？

A.
タイムスタンプ付与後であっても、記録項目を変更することは可能です。
転記元のDBにて記録項目に該当する項目を編集することで、電子帳簿保存庫のデータも自動で書き換わります。
※ただし、電子帳簿保存庫の記録項目を直接編集した場合は転記元のDB項目は変更されず保持されます。

電子取引
Q18.
帳票の生成／送付どちらにおいても「楽楽販売」を使用せずに実施したファイルを
「楽楽販売」にアップロードすることにより「真実性の要件」を満たすことは可能ですか？

A.
はい、アップロード時にタイムスタンプを付与する運用で対応可能です。

電子取引／スキャナ保存
Q19.
電子帳簿保存庫からファイルの元データのレコードを参照したり、DBリンクのように
電子帳簿保存庫と元データのレコードを紐づけることは可能ですか？

A.
可能です。
保存庫⇔元データのレコードの双方向にて参照することができます。

電子取引
Q20.
「楽楽販売」のサービスを解約した場合、法要件を満たすためにはどのようにすればよいですか？

A.
下記ご注意事項をご参照の上、貴社の法務ご担当者や顧問税理士、
または所管の税務署などにご確認ください。

  • タイムスタンプ付ファイルをダウンロードして移行先システムで保存し直す場合、移行先システムで一括検証が出来ない可能性があります。
  • タイムスタンプ付ファイルをダウンロードして貴社ファイルサーバーなどで管理する場合、その時点から事務処理規定を作成しても過去に遡って適用させることはできません。
    万が一のサービス解約時に備えて「楽楽販売」で電子帳簿保存法の
    運用を開始するタイミングで、事務処理規定を作成し並行運用していただくことをおすすめしております。

スキャナ保存
Q21.
スキャナした画像をアップロードした際に画像に掲載されている情報をDB項目として自動で読取することは可能ですか。（OCR機能はありますか。）

A.
「楽楽販売」にはOCR機能はございません。
そのためファイルをアップロードいただいた後に漏れなく検索項目を手動で入力いただく必要がございます。

スキャナ保存
Q22.
国税関係書類のスキャナ保存では「スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持」を満たす必要がありますが、どのように対応すればよいですか。

A.
「楽楽販売」にて管理するのではなく、帳簿を管理しているシステム側にて対応いただく範囲となります。「楽楽販売」の機能ではないため、あくまでも一例のご紹介となりますが、
『帳簿を管理しているシステム側に関連する「楽楽販売」の管理用通番（請求No.など）を持たせる』ことで関連性の保持を満たすことが可能です。

その他
Q23.
会計システムには個別の取引データは連携させていません。その場合
「楽楽販売」内にある売上明細が補助簿に該当するケースがあると思いますが、
「楽楽販売」の電子帳簿保存法オプションで帳簿の保存要件は満たすことが可能ですか？

A.
会計システムではないため「楽楽販売」では帳簿の保存要件は満たしていません。
そのため、個別の取引データまで含めて会計システムに連携するか、補助簿に該当するデータを書面に印刷して紙で保存するなどの対応が必要になるかと存じます。
詳細な要件に関しては、税理士などの専門家、または所轄の税務署、国税局などへご確認ください。

スキャナ保存
Q24.
「楽楽販売」でスキャナ保存の対応を始めたいと思いますが、「楽楽販売」導入後に過去分の書類に関してもスキャンして保存することはできるのでしょうか？

A.
一般書類に関しては入力期限を過ぎた場合でもスキャナ保存の対応をとることは可能です。
一方で、重要書類に関しては所轄税務署長等に適用届出書を提出したときは、
一定の要件の下、スキャナ保存をすることが可能です。
過去分の書類に関しては従来通り紙での保存を継続されるお客様もいらっしゃいますので、無理のない運用をご選択いただければと存じます。

その他
Q25.JIIMA認証は取得していますか？

A.
はい。「楽楽販売」は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の
「電子取引ソフト法的要件認証」「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」の認証を受けています。
※JIIMA認証
（電子取引ソフト法的要件認証、電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）については、JIIMAのホームページをご確認ください。

電子取引／スキャナ保存
Q26.
長期保管による容量の圧迫が気になります。電子帳簿保存庫に保管されているファイルは
削除することが出来ないですが、その帳票を作成した元のレコードやフォルダで保管されているファイルを削除することは可能でしょうか。

A.
保存庫側で書類ファイルを保存しておりますので、作成元のレコードやフォルダ側の書類ファイルは削除しても問題ありません。
なお補足にはなりますが、DB側で書類ファイルを削除する運用で行っていることや、
保存庫の書類ファイルがどのDBのデータから作成されているかなどを
システム関係書類などに記載しておくことをおすすめいたします。

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