申請時にユーザーの所属部署を正しく選択・反映させる方法

「楽楽販売」の標準仕様では、ログインユーザーの所属部署を自動的に判定して入力画面の部署項目へ反映させる機能はありません

現在の「楽楽販売」の仕様では、ユーザーが複数の部署に所属している場合、レコード入力画面を開いた際に「どの部署として申請を行うか」をシステムが自動的に判別して、部署項目へ値をセットする機能はございません。

そのため、ユーザーが手動で部署を選択する必要がありますが、この操作がユーザーの負担となったり、誤選択の原因となったりするケースもございます。

この課題を解決するためには、ユーザーが所属する部署ごとに「専用の入力メニュー」を作成し、それぞれのメニューに「初期値」として部署情報をあらかじめセットしておく運用が最も確実です。

部署ごとの入力メニューを作成して所属を自動反映させる代替案

既存の入力画面を共有するのではなく、部署ごとに専用の入力メニューを作成し、あらかじめ部署項目に初期値を設定しておくことで、ユーザーは自分の所属するメニューを選ぶだけで、正しい部署情報が入力された状態で申請を開始できます。

1. 部署ごとの「レコード入力画面設定」を作成する

【設定箇所】データベース設定＞表示設定＞レコード入力画面設定
部署ごとに異なるレイアウトや初期値を持たせるため、部署の数だけ「レコード入力画面設定」を新規作成します。各設定画面にて、該当部署の名称を「初期値」として設定してください。

2. 部署専用の「レコード入力タイプ」メニューを作成する

【設定箇所】データベース設定＞基本設定＞メニュー設定
作成した画面設定を、部署ごとのメニューに割り当てます。

◆1. 「新規追加」より、メニュータイプ「レコード入力タイプ」を選択し、メニュー名（例：【AA部署用】申請メニュー）を作成します。
◆2. メニューの「設定」ボタンをクリックし、「レコード入力画面に関する設定」にて、手順1で作成した「AA部署用の画面設定」を初期選択に指定します。
◆3. 必要に応じて「入力画面プルダウンを表示する」のチェックを外し、ユーザーが他の部署の画面へ切り替えられないよう固定します。

3. ユーザーグループごとにメニューのアクセス権を制限する

【設定箇所】管理者設定＞権限設定＞アクセス権
ユーザーが自分の所属する部署のメニューのみを見られるように制限します。

◆1. 「アクセス権設定」画面にて、対象のユーザーグループ（例：AA部署グループ）を選択します。
◆2. 「メニュー参照」の項目にて、作成した「【AA部署用】申請メニュー」のみにチェックを入れ、他の部署用メニューのチェックを外して確定します。
これにより、ユーザーはログイン後、自分の所属する部署のメニューのみが表示され、選択ミスを物理的に防ぐことができます。

運用上の注意点とマニュアル

ユーザーが複数の部署に所属している場合、メニューを分ける運用が最も安全ですが、管理するメニュー数が増える点にご留意ください。詳細な仕様や設定手順については、下記記事をご確認ください。

メニュー設定：レコード一覧タイプ（レコード入力画面に関する設定）

入力画面ごとの初期値設定や、プルダウンの表示制限に関する詳細な仕様です。
メニュー設定：レコード一覧タイプ（レコード入力画面に関する設定）

部署ごとや特定のユーザー単位で、表示するメニューを変更・非表示にする方法

アクセス権を利用して、ユーザーごとに表示されるメニューを制御する具体的な手順です。
部署ごとや特定のユーザー単位で、表示するメニューを変更・非表示にする方法

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「楽楽販売」はお客様から頂戴したご意見・ご要望をもとに、
よりよく、寄り添う販売管理クラウドを目指してまいります。

現在の仕様ではご希望の機能に対応しておりませんが、
お客様からの貴重なご意見として真摯に受け止め、今後の改善に役立ててまいります。

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