自動処理：顧客マスタに登録されている締日／支払日パターンを利用し、パターンごとに入金予定日を自動反映する

実現したい内容

顧客ごとの締日／支払日パターンを自動入力したい

下記のように、顧客ごとに締日と支払日が異なっており、そのパターンに応じて自動で入金予定日を反映したい場合の実現方法を説明します。

【例】
株式会社Aは「末締めで翌月末払い」だから「入金予定日」は「○月△日」
株式会社Bは「10日締めで当月末払い」だから「入金予定日」は「□月△日」
株式会社Cは…

必要なパーツ

顧客ごとに締日と支払日が異なっており、そのパターンに応じて自動で入金予定日を反映する場合に必要なパーツは下記になります。

「レコード検索」パーツ

他のデータベースを検索して、検索結果の値を利用します。

「レコード更新」パーツ

レコードを更新します。

設定方法

詳細な設定方法は下記記事にてご説明しておりますのでご覧ください。
【動画マニュアル】請求締め処理（自動処理：レコード検索パーツ）

カレンダマスタデータベースについて

 カレンダマスタデータベースとは

請求業務を行う際に必要となる、請求月ごとの締日／支払日のパターンに対応する
入金予定日を管理するマスタデータベースのことを「カレンダマスタデータベース」といい
ます。

「締日」や「支払日」が「月末」「翌月末」というテキスト情報で表されるのに対し、
カレンダマスタデータベース上の「入金予定日」では「2023/08/31」のように
具体的な日付で表されます。

 カレンダマスタデータベースの用意は必須か

顧客や案件ごとに異なる締日／支払日パターンの入金予定日を自動で反映したい、
という場合には、カレンダマスタデータベースの作成が必要になります。

「末」締め「翌月末」支払というテキスト情報から、
「2023/07/31」「2023/8/31」のような具体的な日付を自動で反映することができないため
具体的な日付をあらかじめマスタデータとして用意しておく必要があります。

受注管理データベースに登録されているレコードを例にご説明します。
レコードの情報から、「2023/07」分の請求として、
「末日」締め「翌月末」払いで請求を行うことがわかります。

しかし先述の通り、「請求月＝ 2023/07」に対応する「末日＝2023/07/31」や
「翌月末＝2023/08/31」という日付を反映することができません。

【例】
　【業務】受注管理データベースの受注レコード

そのため、次のようなカレンダマスタデータベースを用いて
「末日」や「翌月末」の日付を反映します。

受注レコード上の「請求月」「締日」「支払日」の情報と
カレンダマスタデータベース上の「当月」「締日」「支払日」 が一致するレコードを特定し、
「入金予定日」を反映します。

【例】
　カレンダマスタデータベースのレコード

カレンダマスタデータベースを用意する

カレンダマスタデータベースを用意するために必要な項目や必要なデータをご案内します。

用意すべきマスタや特有の項目

カレンダマスタデータベースの作成に伴い用意すべきデータベースは、下記の3つです。

①締日／支払日マスタデータベース
②カレンダマスタデータベース
③顧客マスタデータベース
　※顧客ごとに締日／支払日のパターンが異なる場合の処理を想定しています。

それぞれ、以下のようにDBリンク項目設定を行います。

• 顧客マスタデータベースから締日／支払日マスタデータベースへ
• カレンダマスタデータベースから締日／支払日マスタデータベースへ

データの登録

3つのデータベースと項目の設定が完了したら、締日／支払日マスタと
カレンダマスタデータベースにそれぞれマスタデータを登録する必要があります。

■締日／支払日マスタデータベースに登録するデータについて
締日／支払日マスタデータベースとは、締日と支払日のパターンを管理するデータベース
です。顧客の締日／支払日のパターンをすべて登録してください。

【登録例】

• 締日が 10日、末日 の2パターン
• 支払日が 当月末、翌月末 の2パターン

■カレンダマスタデータベースに登録するデータについて
締日と支払日のパターンごとの入金予定日のデータを用意します。
※カレンダマスタデータベースを使用する限り最新データの登録が必要です。

【登録例】

• 締日が「10日・末日」の2パターン
• 支払日が［当月末・翌月末］の2パターン
• 2023年7月請求分からカレンダマスタデータベースを運用する

上記条件の場合、「当月」が「2023/07」というレコードが4レコード必要になり、
毎月4レコードずつ上記のようなデータを増やしていく必要があります。

追加のレコードの登録は、あらかじめ自動処理の設定を行っておくことで、
「楽楽販売」上でデータを追加することが可能です。
詳細は、カレンダマスタデータベースのメンテナンスをご覧ください。

カレンダマスタデータベースのメンテナンス

自動処理を利用してレコードを増やす場合は、最初に4年分のマスタデータを用意します。
※うるう年を考慮するため、最初に4年分のマスタデータを作成する必要がございます。
※インポート設定をご利用いただくと一括でデータの登録が可能です。

最初に登録したレコードをもとに、4年後のレコードを登録する自動処理を設定すると
うるう年を考慮した上で4年単位で自動的にレコードを作成することができるようになる
ため、カレンダマスタデータベースのメンテナンスがしやすくなります。
※最大で5,000件のレコードに対して、自動処理を実行できます。
※実行頻度は、処理を実行するレコード数に応じて変更する必要があります。

自動処理実行時のイメージおよび自動処理の設定について、下記をご覧ください。

自動処理の実行イメージ

【例】
2023年7月分の締日／支払日パターンごとの入金予定日データから
自動処理を用いて4年後のデータを登録

▼自動処理実行前

▼自動処理実行後

4年後のレコードを登録する自動処理の設定

カレンダマスタデータベース上の「月末日」「当月」「入金予定日」の項目について、
それぞれ4年後の日付を計算させたうえでレコードを登録する、という自動処理を設定します。

【設定内容概要】
・使用するパーツ：レコード登録パーツ
・対象データベース（レコードを登録するデータベース）：カレンダマスタデータベース

▼設定画面

「請求月」を手入力しない場合の運用について

【業務】受注管理データベース上の「請求月」という項目は、
カレンダマスタデータベース上の「当月」という項目に対応しています。

そのため、 「入金予定日」を反映するために必須の項目となりますが、
弊社ご提供の業務サンプル「販売管理」データベースグループの中では、
【業務】受注管理データベース上に受注レコードを作成する際にユーザーが手入力する運用
となっております。

「請求月」を手入力せず自動処理を実行することで自動反映する場合の実現イメージは下記をご覧ください。

■「請求月」を自動反映する場合の実現イメージ

【例】
【業務】受注管理データベース上の「受注日」が2023/07/02で
「請求月」を2023/07に更新したい場合

▼自動処理実行前

▼自動処理実行後

「請求月」を手入力しない場合の具体的な設定内容

設定の概要

1. カレンダマスタデータベースに「開始日」「終了日」という日時の項目を用意します。
2.  ［請求月特定］の自動処理を作成します。
   ※「請求月」の情報を［締め処理］の自動処理で利用するため、［請求月特定］の自動処理実行後に、［締め処理］の自動処理を実行する必要があります。
   
   

カレンダマスタデータベースの設定内容について

<用意する項目>

<カレンダマスタデータベースの例>

自動処理の設定内容について

■概要

• 【業務】受注管理データベース上の「受注月」と「締日／支払日ID」の情報をもとに、
  カレンダマスタデータベース上のレコードを1つ特定します。
  
  
•  【業務】受注管理データベース上の「請求月」の欄に、
  　特定したカレンダマスタデータベース上のレコード内「当月」という情報を更新する
  　自動処理を設定します。

■詳細

設定するデータベース： 【業務】受注管理データベース

1. 下記パーツを設定
   使用するパーツ ： レコード検索
    検索対象 ： カレンダマスタデータベース
    1件まで絞込み ： チェックを入れます。
   
   　条件　　締日／支払日ID　が　【選択レコード】［　　］　：　締日／支払日ID　と等しい
   　　　　　　　　  開始日　が　【選択レコード】［　　］　：　受注日　以前（≦）
   　　　　　　　　  終了日　が　【選択レコード】［　　］　：　受注日　以後（≧）
   　　
2. 上記1の「レコード検索」パーツのYESの分岐先に設定
   使用するパーツ：レコード更新
   　　　　対象レコード ： 【選択レコード】［ 【業務】受注管理データベース］
   　　　　更新する項目： 請求月　【検索レコード（　　）】より選択する