自動処理で「自動生成ファイル」項目を上書きした際に電子帳簿保存庫へ登録されるタイミングと仕様

自動処理の「レコード登録」または「レコード更新」パーツが実行され、ファイル項目が更新されたタイミングで電子帳簿保存庫へ登録されます。

電子帳簿保存法オプションを利用している場合、対象の項目（「自動生成ファイル」または「ファイル」項目）にデータが書き込まれた瞬間に、システムは電子帳簿保存庫への格納とタイムスタンプの付与依頼を自動的に行います。

この仕組みにより、ユーザーが手動で保存操作を行わなくても、自動処理を通じて法要件を満たした形式での書類保存が完了します。
また、同じレコードの同じ項目に対してファイルを「上書き」保存した場合でも、保存庫側には「新しい別個の書類」として追加登録されるため、過去の履歴を損なうことなく最新のファイルを保存し続けることができます。

電子帳簿保存庫に書類ファイルが登録される具体的なタイミング

ファイルの登録タイミングは、登録・操作方法によって以下の通りです。
いずれの場合も、ファイル情報が項目にセットされて「確定」された瞬間がトリガーとなります。

1. 自動処理（タイマー実行やボタン実行）でファイルをアップロード・更新する場合

自動処理内の「レコード登録」パーツ、または「レコード更新」パーツによって、電子帳簿保存設定済みの項目にファイルが書き込まれたタイミングで、即座に電子帳簿保存庫へ登録されます。
※「取引年月日」「取引先」「取引金額」を記録項目として紐付けている場合は、このタイミングでそれらのデータも同時に保存庫へ転記されます。

2. 手動でレコード入力画面からファイルをアップロードする場合

レコードの新規登録または編集画面において、ファイルをアップロードした後に「確定」ボタンをクリックしたタイミングで電子帳簿保存庫に登録されます。

【注意】構築・運用時に必ず考慮すべき仕様

1. 同じファイル項目を上書き（更新）した際、記録項目の自動更新は「最新版」しか連動しません

同一レコードのファイル項目に何度も新しいファイルを上書きアップロード（自動処理による再作成・再貼り付け等を含む）すると、電子帳簿保存庫には「過去に保存された古いファイル」と「最後に保存された最新のファイル」が、それぞれ異なる履歴（版）として自動的にすべて蓄積されます。

この状態で、レコードの「取引年月日」「取引先」「取引金額」を書き換えた場合、システムが連動して自動的に記録項目を書き換えるのは「一番最後に保存された最新の電子帳簿保存庫レコード（最新の版）」のみです。

過去に上書きされて保存庫内に残っている「古い版（履歴）」の記録項目については、元のレコード値をいくら変更しても連動して自動更新されません。
もし過去の古い版の検索情報を修正したい場合は、「電子帳簿保存庫のフォルダ一覧」より該当レコードを手動で編集し、直接「取引年月日」等を修正する必要がありますのでご注意ください。

2. レコードの「コピー（複製）」を行うと、同一ファイルが重複登録されます

すでに書類ファイルがアップロードされている過去レコードを元に「レコードコピー」機能を用いて複製登録を行うと、コピーされた新規レコードにもファイル情報が引き継がれます。
この新規登録が確定した瞬間、システムは「新しいファイルがアップロードされた」と判定するため、全く同一のファイルであるにも関わらず、電子帳簿保存庫側にもう1件、新しい別個のレコードとして登録され、その分な容量とタイムスタンプ付与枠を消費します。

電子帳簿保存庫内のレコードやファイルはシステム管理者であっても一切削除できませんので、不要な二重登録を防ぐため、「コピー入力画面では該当ファイル項目を空（クリア）にする」、あるいは「不要なレコードコピー操作を運用上控える」といった対策を構築時に必ず施してください。

3. 同一ファイルの上書きでも「新しいレコード」として保存庫に残る

自動処理などで毎月同じ項目にファイルを上書き保存（更新）すると、電子帳簿保存庫には更新のたびに新しいタイムスタンプが付与されたファイルが別レコードとして蓄積されます。
データベース側の項目には常に最新のファイルへのリンクのみが表示されますが、電子帳簿保存庫のフォルダ内を確認すると、過去に上書きされた分も含め、すべての世代のファイルが削除されずに残っている状態となります。

4. 【注意】電子帳簿保存庫のデータは削除できません

一度電子帳簿保存庫に登録されたレコードおよびファイルは、法要件（真実性の確保）に基づき、システム上から一切削除することができない仕組みです。
自動処理による定期的な上書き保存を繰り返すと、その回数分だけ保存庫のデータ容量を消費します。テスト実行などで意図せず大量のファイルを登録してしまった場合も削除はできませんので、自動処理の設定時やテスト時には十分にご注意ください。

関連マニュアル

詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。

電子帳簿保存法オプションの設定方法と登録仕様に関するマニュアル

電子帳簿保存庫への登録タイミングの詳細や、保存可能なファイル形式、検索項目の紐付け設定について詳しく解説しています。
電子帳簿保存法対応：楽楽販売の設定

電子帳簿保存法オプションの運用上の注意点

保存庫内のファイルが削除できない仕様や、容量消費に関する注意点について記載されています。
電子帳簿保存法対応：書類・電子取引

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