自動処理で生成したファイル（Excel・PDF）の保管場所を確認する方法・設定手順

「楽楽販売」の自動処理で作成されたExcelやPDFファイルは、自動処理内の「ファイル生成」パーツの設定において、「ファイルの保存先」を指定しているかどうかで格納場所が異なります。

ファイルが見当たらない場合は、まず自動処理の設定を確認し、どこに保存される設定になっているかを特定する必要があります。

自動処理で「ファイルの保存先」を指定している場合
➔ 指定した「フォルダ」メニュー を確認してください。
任意のフォルダ内に格納されています。

自動処理で「ファイルの保存先」を指定していない場合
➔ 管理者用の「システムフォルダ」 を確認してください。設定が空欄の場合、ファイルは自動的にここへ集約されます。

各保管場所の詳細と確認手順

1. 自動処理で「ファイルの保存先」を指定している場合

左パネルから遷移できる「フォルダ」内にファイルは格納されています。

＜メリット＞ 業務ごとに任意のフォルダを作成の上、分けて管理できるため、作成されたファイルを後から探しやすくなります。
＜デメリット＞ フォルダのアクセス権設定によっては、一部のユーザーにファイルが表示されないことがあります。

【ファイル格納先】 左パネル ＞ [任意のフォルダ名]
【設定の確認手順】
1. ファイル生成の自動処理を作成しているデータペースの 「自動処理設定」を開きます。
2. 対象の自動処理の「設定」ボタン ＞ 「自動処理パーツ設定」の「設定」ボタンをクリックします。
3. 「ファイル生成」パーツの「詳細設定」をクリックします。
4. 「ファイルの保存先」の項目にフォルダ名が指定されているか確認します。
指定がある場合は、左パネルの該当フォルダ内にファイルが生成されています。

2. 自動処理で「ファイルの保存先」を指定していない場合

管理者設定から遷移できる「システムフォルダ」内にファイルは格納されています。

＜メリット＞ 保存先の設定を忘れていても、ファイルが消失することなくシステム内に保持されます。
＜デメリット＞ 「システムフォルダ内管理」の権限を持つユーザーしか閲覧できず、一般ユーザーはファイルにアクセスできません。

【ファイル格納先】 管理者設定 ＞ メンテナンス機能 ＞ システムフォルダ
【設定の確認手順】
1.管理者アカウントでログインし、「システムフォルダ」を開いてファイルが存在するか確認します。
3. 一般ユーザーも閲覧できるようにしたい場合は、自動処理設定で「ファイルの保存先」に適切なフォルダを指定し直してください。

関連マニュアル

詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。

ファイル生成パーツの設定方法に関するマニュアル

ファイルの保存先指定や、ファイル名の命名ルールなど、パーツ自体の詳細な設定手順が記載されています。
自動処理設定：「ファイル生成」パーツ

生成したファイルを画面上にリンク表示させる方法

フォルダを見に行かずに、レコードから直接ファイルをダウンロードするための設定テクニックを解説しています。
生成したファイルをレコード一覧画面にリンクとして表示する方法

システムフォルダの仕様と権限に関するFAQ

保存先未指定時の挙動や、システムフォルダを参照するために必要な権限について詳しく説明しています。
ファイル生成したExcelファイルが指定のフォルダに保存されない

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