5つの方法をご紹介します。
- ログデータの保存期間を短く設定
- 過去レコードデータを削除
- イメージタイプやファイルタイプの項目を削除
- フォルダ内のファイルデータを削除
- メールボックスのメールの削除
※メールボックスオプションに加入されている場合
1.ログデータの保存期間を短く設定
操作ログ・メール送信ログの保存期間を短くすることで、過去のログを削除し使用容量を確保します。
操作ログ設定箇所
管理者設定＞システム設定タブ＞全体詳細設定
ログに関する設定＞保存期間 で
現在選択されている期間よりも短い期間を選択ください
メール送信ログ設定箇所
管理者設定＞システム設定タブ＞全体詳細設定
メール送信に関する設定＞保存期間 で
現在選択されている期間よりも短い期間を選択ください
2.過去レコードデータを削除
過去データを削除することによって使用容量を確保致します。
CSV出力することで、過去データをご自身のPCに退避しておくことも可能です。
3.イメージタイプやファイルタイプの項目を削除
イメージタイプやファイルタイプの項目にはファイルデータが格納される為、使用する容量が多い項目になります。
そのため、イメージタイプなどの項目を削除することによって使用容量を確保できます。
バックアップが必要な場合には、イメージタイプやファイルタイプを一度開きご自身のパソコンに保存しておく必要がございます。
4.フォルダ内のファイルデータを削除
左パネルにあるフォルダの中に、
過去に作成したファイルが大量に格納されている可能性があります。
このフォルダ内のファイルを削除することによって、使用容量を確保します。
バックアップが必要な場合には一度ファイルを開き、
ご自身のパソコンに保存しておく必要がございます。
※フォルダ内のファイルを削除すると、一覧画面上のファイルも合わせて削除されます。
5.メールボックスのメールの削除 ※
※ 本機能はオプションのため、ご利用にはお申し込みが必要です。
左パネルにあるメールボックス内のメール削除することによって使用容量を確保します。
バックアップを取っておくことが出来ない為、削除する際はご注意ください。
【補足】「楽楽販売」の使用容量を削減・一括削除するための網羅的ガイド
「楽楽販売」では、データベースのレコード（データ）だけでなく、操作ログや添付ファイル、メールボックスのデータ、システムの設定データなどがすべて合算されて「使用容量」としてカウントされます。
ご契約の容量上限に近づいた場合や、将来的な容量不足を防ぐために、削除・整理の手間や運用への影響度合いに合わせて、最適な削減手法を選択してください。
「楽楽販売」の使用容量を削減する5つのアプローチ（選び方・判断基準）
| 削減対象（お悩み） |
最適な解決策 |
特徴・メリット |
| システム全体のログが蓄積している |
1. ログの保存設定を見直す |
設定するだけで毎日深夜にシステムが自動削除。手動の手間がゼロ。 |
| 過去の不要なレコードが大量に残っている |
2. 過去データをCSV退避後に削除する |
確実に最も大きな空き容量を確保可能。手元にバックアップが残るので安心。 |
| 画像やPDFなどの添付ファイルが多い |
3. 添付ファイルの一括削除・項目整理 |
自動処理やフォルダを整理し、容量を多く消費するファイルのみを消去。 |
| メールボックスの容量が圧迫している |
4. 不要な受信メールを削除する |
メールボックスオプションで溜まった不要なメールをすっきり整理。 |
| 古い設定や雛形ファイルが残っている |
5. 各種設定データの整理を行う |
使っていない古い自動処理や、重いExcel・PDFの雛形を消去して整理。 |
各削減アプローチの具体的な手順と落とし穴・仕様制限
アプローチ1：操作ログやメール送信ログの保存設定を調整する（手間のない自動削減）
設定を変更するだけで、毎日深夜にシステムが自動的に古いログをクリーンアップするため、継続的な容量節約が可能です。
【設定箇所】 管理者設定 ＞ システム設定 ＞ 全体詳細設定
- 保存期間を短縮する：
「ログに関する設定」の「保存期間」、および「メール送信に関する設定」の「メール送信ログ保存期間」を、現在より短い期間（例：1年 ➔ 6ヶ月など）に変更し、画面最下部の「確定」ボタンをクリックします。
※直近3ヶ月分のログは、設定に関わらず使用容量にはカウントされません。
- 詳細ログの保存を停止する（よりデータ量を抑えたい場合）：
「ログに関する設定」にある「保存方法：詳細情報（登録・更新の内容など）を保存する」のチェックを外して確定します。以降の操作ログは「誰がいつ何をしたか」の概要のみの記録となり、容量が劇的に節約できます。
※チェックを外すとログ一覧の「参照」ボタンが表示されなくなり、具体的な項目の変更前後（AからBへ変わった等）が追えなくなります。監査や社内調査に影響がない範囲で実施してください。
アプローチ2：不要な過去レコードをCSVでバックアップした後に一括削除する
【設定箇所】 管理者設定 ＞ データ設定 ＞ レコード全削除（または各DBの「レコードの一括削除」機能）
- 対象DBの一覧画面から「CSV出力」を行い、データをパソコン等のローカル環境に保存（バックアップ）します。
- 「レコード全削除」機能でDB内を空にするか、「レコードの一括削除」機能を利用して特定の期間（例：3年以上前のデータなど）のみを削除します。
※「レコードの一括削除」を行った際、システムが安全のために自動生成する「バックアップデータ.csv」も、そのままでは「各種設定データ（またはシステムフォルダ）」の容量にカウントされ続け、使用容量が減りません。
CSVファイルをPC等へダウンロードした後は、状況確認画面から「削除（バックアップファイルの消去）」ボタンを押して、システム上から完全に削除してください。
アプローチ3：レコード内の添付ファイル（ファイル・イメージ項目）を一括削除・整理する
レコードそのものは残したまま、過去の不要な添付ファイルデータのみを一括で消去し、軽量化する手順です。
設定は、①削除対象を指定する「絞込み設定」、②項目を空にする「自動処理設定」の2つのステップで行います。
ステップ1：削除対象を特定する「絞込み設定」を作成する
【設定箇所】 DB設定 ＞ 表示設定 ＞ 絞込み設定
1. 「絞込み設定」画面で「新規追加」をクリックします。
2. 削除したい対象を絞り込む条件（例：「登録日」が「2025年12月31日」 「以前」 など）を設定します。
※注意：項目タイプが「自動採番」や「キー項目」の場合、システムの仕様上、範囲指定（以上・以下）での絞り込みができません。範囲で指定したい場合は、必ず数値として扱われる「ID」項目や「日時」項目を条件に使用してください。
ステップ2：ファイルを消去する自動処理を作成し、一括実行する
【設定箇所】 DB設定 ＞ 機能設定 ＞ 自動処理設定 ／ 状況確認 ＞ 自動処理一括実行設定
1. 「自動処理設定」画面で「新規追加」をクリックし、実行単位を「レコード単位」で作成します。
2. 「レコード更新」パーツを追加し、更新項目の設定で対象の「ファイル項目」または「イメージ項目」の値を 「（値なし）」 に指定して保存します。
3. 作成した自動処理の「自動処理一括実行設定」を開き、ステップ1で作成した絞込み設定を指定して「即時実行」します。
※これにより、指定した範囲 of レコードの添付ファイルデータのみが「値なし」に書き換わり、容量が削減されます。（※1回の一括実行上限は5,000件です）
※「自動生成ファイル」項目は値なし・レコード削除だけでは消えません
「ファイル項目」や「イメージ項目」に直接アップロードされたファイルは、上記の手順で「（値なし）」に更新するか、あるいはレコード自体を削除することでファイル実体が自動削除されます。
しかし、自動処理のファイル生成パーツで作成され、「自動生成ファイル」項目に紐づいているPDFやExcelファイルは、レコードを削除したり、レコード更新で「（値なし）」に更新したりしても、項目に登録されている「ファイルへのリンク情報」が切れるだけで、フォルダ（実体保存先）に格納されているファイル実体は自動削除されず、使用容量も一切減りません。
「自動生成ファイル」の実体を削除して容量を削減するには、次の「アプローチ4（フォルダからの直接削除）」が必須となります。
【補足】不要になった添付ファイル「項目自体」を削除する場合
【設定箇所】 DB設定 ＞ 基本設定 ＞ 項目設定
今後そのDBにおいてファイルを添付する運用自体が不要になった場合は、項目一覧の右端にある「削除」ボタンをクリックして項目自体を消去します。項目を削除すると、その項目に過去アップロードされていたすべてのファイル実体がシステムから一斉に消失し、劇的な軽量化につながります。
アプローチ4：システムフォルダ（フォルダ）内の自動生成ファイル・過去ファイルを一括削除する
自動処理で生成され、システムフォルダに蓄積された帳票ファイル（PDF・Excelなど）や、各フォルダ内に残っている古いファイルを直接検索して一括削除する手順です。
手順A：システムフォルダから削除する
自動処理の「ファイル生成」パーツで「ファイルの保存先」を空欄にしている場合、生成されたファイルはユーザーが作成したフォルダではなく、システム共通の「システムフォルダ」に自動保存されます。
【確認箇所】 管理者設定 ＞ メンテナンス機能 ＞ システムフォルダ
1. 「メンテナンス機能」タブ内の「システムフォルダ」をクリックします。
※参照・操作には、ユーザーに「システムフォルダ管理」の権限が付与されている必要があります。
2. 画面上部の検索条件にて、削除したいファイルの「作成日時（期間）」や「ファイル名」を指定して検索します。
3. 検索結果の一覧から削除対象のファイルにチェックを入れ、画面左下のプルダウンメニューで「一括削除」を選択して「実行」ボタンをクリックします。
手順B：各フォルダの検索機能を活用し、古いファイルを洗い出して削除する
導入時にサンプルとして作成されたデータベースのファイルや、過去のテストデータが古い日付で残っている場合があります。一覧に表示しきれていない古いファイルを見つけるために、フォルダの検索機能を活用して削除してください。
【確認箇所】 左パネル ＞ フォルダ ＞ [対象のフォルダ名]
1. 対象のフォルダを開き、画面上部の「詳細検索（または検索条件）」をクリックします。
2. 「作成日時」の条件を、導入時よりも前の日付や、最大限過去の期間（例：2010/01/01〜など）に指定して検索を実行します。
3. 検索結果に表示された不要なファイルを選択し、一括削除を行ってください。
※「システムフォルダ」や左パネルの「フォルダ」からの手動一括削除は、一度に処理できるのが最大200件までという画面仕様上の制限があります。また、ページをまたがって複数選択し一括削除することはできません。
そのため、数千件・数万件規模の大量のファイルが蓄積してしまっている場合、手動で何回も削除を繰り返すのは現実的ではありません。
【運用の見直しによる根本的な解決策】
このような大量ファイルの肥大化を防ぐため、あらかじめトップフォルダ設定において「ファイル保存期間」（例：3ヶ月、など）を設定しておく運用を強く推奨いたします。保存期間を設定しておくと、「楽楽販売」のシステムが毎日深夜に、保存期間を過ぎた不要ファイルを自動的かつ安全に一括削除してくれるようになり、手動削除の手間を完全にゼロにできます。
アプローチ5：メールボックス内の不要な受信メールを削除する（オプション利用時）
【設定箇所】 左パネル ＞ メール ＞ 各メールボックス名
- 受信メール一覧画面にて、不要なメールにチェックを入れます。
- 画面左下のプルダウンから「削除」を選択して実行します。
※管理者設定の「メールボックス設定」から、メールの保存期間（処理済み・エラー等）をあらかじめ短く設定しておくことで、システムに自動削除させる運用も可能です。一度削除したメールは添付ファイルも含めて一切復元できませんのでご注意ください。
アプローチ6：不要な「各種設定データ」を整理して容量を削減する
「楽楽販売」では、蓄積されたデータレコードだけでなく、データベースの項目定義、画面レイアウト、自動処理の設定情報、そして自動処理の「ファイル生成」パーツで使用するExcelやPDFの雛形ファイルなども「各種設定データ」として容量にカウントされます。
特に、過去の設定変更時に「バックアップ用（コピー）」として残している古い自動処理やメニュー、およびそれに紐づく重い雛形ファイルが容量を消費しているケースが多いため、これらを整理することで空き容量を確保できます。
手順：不要な自動処理やメニュー、古い雛形ファイルを削除する
1. 各データベースの「自動処理設定」や「メニュー設定」を確認します。
2. 現在運用で使用していない「コピー（バックアップ）」目的の設定や、古いバージョンの不要な設定を特定します。
3. 不要な設定の「削除」ボタンをクリックして消去します。
※自動処理設定を削除すると、そのパーツ内で保持（登録）されていた「ExcelやPDFの雛形ファイル」も同時に自動でシステムから消去され、容量が削減されます。
※設定を削除する前に必ず「テンプレート出力」をお願いします。
一度削除した自動処理やメニューの設定は、システム上から完全に消去され、元に戻す（復元する）ことはできません。
不要な設定の削除作業を行う前に、万が一の誤消去や「過去の設定ロジックを再確認したい」という事態に備え、あらかじめデータベースの「テンプレート出力」機能を利用し、現在のシステム設定構成情報をファイル（.hdtpl形式）としてお手元のPCに保存（バックアップ）しておくことを強く推奨いたします。
テンプレートとして構成をファイル出力しておけば、後からそのファイルを読み込ませることで、削除してしまった設定やDB構成をいつでも本番環境に元通り復元することが可能です。
契約容量・仕様に関する重要な共通注意点
1. 電子帳簿保存庫に保存されたファイルは削除できません
「電子帳簿保存法オプション」を利用して「電子帳簿保存庫」のフォルダに格納されたファイルは、法的要件（訂正削除の防止）を満たすためのシステム設計上、システム管理者であっても削除することが一切できません。
これらのデータが容量を圧迫している場合は、不要なファイルを誤ってアップロードしない運用を徹底するか、別途「容量追加オプション」のご契約をご検討ください。
2. 削除・整理したのに容量が減らない場合の対応方法（反映のタイムラグ仕様）
「フォルダ」内の不要なファイルをすべて削除したり、システムフォルダを整理したり、あるいは不要な自動処理を削除した直後であっても、画面ヘッダーの「現在使用容量」や「ライセンス管理」画面の容量表示には即座に反映されません。
これは、「楽楽販売」における使用容量の再計算がリアルタイムではなく、一定の周期でバッチ処理される仕様によるものです。
- 定期的な自動反映（週に一度の自動更新）：
画面上の使用容量数値は、システム負荷を軽減するため、標準では毎週土曜日の深夜帯にのみ自動で再計算・更新される仕様となっています。そのため、平日にファイルを削除しても画面上の数値はすぐには変化しません。
- 手動での即時反映（今すぐ最新化したい場合）：
削除・整理を行った結果を即座に確認・反映させたい場合は、以下の手順で手動更新を実行してください。
【設定箇所】 管理者設定 ＞ システム設定 ＞ ライセンス管理
1. 画面右上から「管理者設定」➔「システム設定」タブ ➔「ライセンス管理」を開きます。
2. 画面内にある「使用容量の更新」ボタンをクリックします。
3. 数秒から数十秒待つとシステム内で最新容量の再計算が完了し、現在の正しい使用容量の内訳が反映されます。
関連マニュアル
さらに詳細な容量制限の仕様や、削除・バックアップ時の挙動については下記記事をご確認ください。
現在の契約内容やデータの使用容量の内訳を確認する方法
ライセンス管理画面の見方や、手動での「使用容量の更新」ボタンの操作方法、容量のカウント対象（データベース、フォルダ、メールボックスなど）について詳しく解説しています。
ライセンス管理（記事ID：1623）
不要なデータを削除して容量を抑える方法
容量削減のためのチェックリストと、各データ（ログ・添付ファイル・レコード）の削除による具体的な影響範囲についてまとめています。
不要なデータを削除して使用容量を抑える方法（記事ID：1505）
「トップフォルダ」の保存期間と自動削除の仕様
自動生成ファイルを管理するフォルダの作成手順、ファイルの一括削除手順、保存期間経過による自動削除バッチの動作条件について詳しく解説しています。
トップフォルダ設定：フォルダ（記事ID：1525）
レコードの全削除・一括削除の具体的な操作方法
CSVファイルを用いたレコード一括削除や、DB全体の全削除手順、および復元不可に関する注意事項が記載されています。
レコードの全削除・一括削除の方法（記事ID：1621）
レコード削除・値なし更新時におけるファイルの挙動
レコード削除時や「（値なし）」更新時において、「ファイル・イメージ項目」と「自動生成ファイル」で削除されるかどうかの仕様差異について解説しています。
レコード削除時「自動生成ファイル」項目にあったファイルも削除されるか（記事ID：2269）
設定情報（DB構成や自動処理等）をファイルとしてバックアップ・復元する手順
不要な設定を整理する前に、現在の構成を安全に保存しておくための「テンプレート出力」と「読込」の具体的な操作方法を説明しています。
データのバックアップ方法／設定内容と登録レコードを保存する手順（テンプレート・CSV出力）（記事ID：1113）
自動処理設定：「レコード更新」パーツ
既存レコードの項目を「値なし」に更新してファイルを削除する際の設定方法や、明細項目の更新ルールについて詳しく記載されています。
自動処理設定：「レコード更新」パーツ（記事ID：1592）
（記事ID：1505）
