特定の項目や条件（勘定科目・月別など）でデータを一覧化して集計表示する方法

「楽楽販売」で特定の条件に基づきデータを集計・一覧化するには、以下の2つの方法があります

ユーザーの運用に合わせて、標準機能で手軽に集計するか、集計専用のデータベースを構築して詳細に管理するかを選択してください。

最適な構築手法の選び方・判断基準

• 1つのデータベース内で完結し、リアルタイムに集計結果やグラフを確認したい場合 ➔ 1. 標準の「集計設定」機能 が適しています。設定が容易で、集計値をクリックして元データを確認できる「ドリルダウン」が利用できるメリットがあります。
• 複数のデータベースをまたいで集計したい、または月別の推移を「横並び」の表形式で管理・編集したい場合 ➔ 2. 「集計用データベース」と「自動処理」の組み合わせ が適しています。標準の集計機能では難しい「月ごとの数値を横に並べる表示」や「集計結果の二次加工」ができます。

各手段の詳細と設定手順

1. 標準の「集計設定」機能を利用して画面上で集計・グラフ化する

＜メリット＞
設定が簡単で、集計結果から対象レコードを即座に確認できるドリルダウン機能が使えます。勘定科目などの条件による絞り込みも標準設定で対応可能です。
＜デメリット＞
内訳のデータ数が極端に多くなると集計が中止される場合があります。また、集計結果画面で直接値を編集することはできません。

【設定箇所】 左パネル ＞ 対象データベースの「設定（スパナアイコン）」 ＞ 機能設定 ＞ 集計設定

手順：
1. 「新規追加」ボタンをクリックし、集計単位を「明細単位」に設定します（明細行の金額を集計する場合）。
2. 「集計項目設定」にて、発注金額などの「合計」を指定します。
3. 「集計内訳項目設定」にて、行や列に表示したい項目（例：案件番号、購入依頼番号、支払年月など）を最大3つまで指定します。
4. 「絞り込み設定」にて、特定の条件（例：勘定科目コードが "22002" と等しい）を設定します。
5. メニュー設定にて「集計タイプ」のメニューを作成し、この設定を割り当てることで、一覧画面からいつでも確認できます。

2. 「集計用データベース」を新規作成し、自動処理で月別の金額を横並びに転記・一覧化する

＜メリット＞
1レコード内に「1月」「2月」…といった項目を横に並べることで、月別推移を一覧で把握しやすくなります。集計された値をCSV出力したり、必要に応じて手動で微調整したりすることも可能です。
＜デメリット＞
集計用のデータベース作成と、データを運ぶための複数の自動処理パーツ（検索・分岐・更新）の設定が必要です。

【設定箇所】 管理者設定 ＞ データ設定 ＞ DBグループ設定 ＞ DB新規追加

手順：
◆1. 集計用データベースの作成
「認許番号」「購入依頼番号」などのキーとなる項目のほか、「1月」「2月」〜「12月」までの数値項目、および「年」項目を作成します。
◆2. 自動処理の作成（転記元データベースに設定※集計用データベースではありません）
実行単位を「明細単位」にし、以下のパーツを組み合わせます。
1. 「レコード検索」パーツ：集計用データベースに、同一の「案件番号」「年」等のレコードが既に存在するか検索します。
2. 「条件分岐」パーツ：転記したいデータの月（例：支払年月の月情報）が「1月」か「2月」か…を判定します。
3. 「レコード更新」パーツ（検索結果がある場合）：検索で見つかった集計用データベースのレコードに対し、該当する月の項目へ金額を加算します。設定値は「（元の値） ＋ 【選択明細】発注金額」とします。
4. 「レコード登録」パーツ（検索結果がない場合）：集計用データベースに新しくレコードを作成し、該当する月の項目に金額を登録します。
※この方法により、複数のレコードに散らばった明細情報を、集計用データベースの1行に集約して横並びで表示できます。

関連マニュアル

詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。

集計機能の基本的な設定方法

数値の合計や平均を出し、グラフ化するための標準的な手順を解説しています。
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