電子帳簿保存庫に保存された見積書などのファイルデータを削除する方法はあるか

電子帳簿保存庫に一度保存されたファイルデータを削除することはできません

電子帳簿保存庫（電帳法オプション専用の格納領域）に保存されたレコードおよびファイルデータを、ユーザーが任意に削除する機能はありません。

たとえ対象のデータベース項目において「電子帳簿保存の対象とする」のチェックを後から外したり、保存先のフォルダ設定を変更したりした場合であっても、すでに保存庫へ格納されたデータはそのまま残り続ける仕様です。

これは、電子帳簿保存法が求める「真実性の確保（訂正削除の防止）」という法的要件を確実に満たすための仕組み上、一度タイムスタンプが付与されて保存庫に登録された情報は、システム側で厳格に保護され、改ざんや破棄ができないよう固定されているためです。

そのため、不要になった見積もりなどのデータを「保存庫から消す」ことはできませんが、データベース側の容量整理や運用の見直しを行うための代替案をご案内します。

電子帳簿保存庫のデータを整理・管理するための代替案

保存庫内の実データを消去することはできませんが、データベース側の表示や容量を管理するための工夫をご紹介します。

データベース側のレコードや添付ファイルを削除して、保存庫側のデータのみを残す運用を検討する

電子帳簿保存庫は、データベース側のレコードとは別に「書類ファイルそのもの」を独立して保存しています。 そのため、データベース側にある元のレコードや、項目に紐付いているファイルを削除しても、保存庫側のデータが連動して消えることはありません。

「見積もりを電子帳簿保存の対象から外したので、データベース上では見えなくしたい」という場合であれば、データベース側のレコードを削除することで、一覧画面や入力画面からは情報を消去できます。
ただし、保存庫側にはデータが残り続けるため、その分の使用容量は削減されない点にご留意ください。

電子帳簿保存庫の仕様に関する注意点とマニュアル

保存庫のデータ管理や、削除ができないことによる容量への影響については、下記記事をご確認ください。

電子帳簿保存庫のレコードおよびファイルに関する制限事項

保存庫に保存されたデータが削除できない仕様や、データベース側のレコード削除時の挙動について詳しく解説しています。
電子帳簿保存法対応：楽楽販売の設定

長期保管による容量圧迫とファイル削除の可否に関するFAQ

保存庫のファイルを削除できない理由と、容量不足時の対応策について記載されています。
電子帳簿保存法対応：FAQ

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