電子帳簿保存庫でデータベース内の特定のテキスト項目やキー項目の値をキーにして検索する方法

電子帳簿保存庫において、紐づくデータベース内の「任意の項目値（テキストやキー項目）」を直接指定して検索することはできません

電子帳簿保存庫の検索機能（詳細検索）において、紐づいているデータベース側の「任意のオリジナル項目（例：独自のテキスト項目、管理番号、キー項目など）」をそのまま検索条件として直接マッピング追加して指定する機能はありません。

電子帳簿保存庫の検索機能は、電子帳簿保存法の法的要件（日付・金額・取引先の3項目による範囲・組み合わせ検索）に対応するため、システム仕様上、検索条件の入力（絞り込み）に利用できる項目が以下の内容に制限・限定されているためです。

そのため、データベース側で管理している「独自の管理番号（請求No.、案件IDなど）」をキーにして電子帳簿保存庫内のファイルを直接特定したい場合は、以下のいずれかの代替設定案・構築テクニックをご検討ください。

電子帳簿保存庫で「独自の管理番号」を一瞬で特定できるようにする2つの代替・自動化設計案

【推奨：完全自動化】「取引先」マッピング欄に、文字連結した「取引先名＋管理番号」を割り当てる方法

楽楽販売の仕様上、電子帳簿保存設定における「備考」項目に対して、データベースの項目を自動で紐付ける（転記させる）連動機能はありません。
手動で備考を編集する手間をなくすため、「取引先」項目のテキスト（1行）特性を活かして、管理番号を100%自動で連動・格納させるテクニックを推奨します。

◆構築手順：
1. データベース側に「文字連結タイプ」の表示用項目を作成する
【設定箇所】：管理者設定＞データベース設定＞基本設定＞項目設定
・新項目（例：「電帳法用_取引先名」項目タイプ：文字連結）を追加します。
・連結数式に、「【選択レコード：取引先名】_【選択レコード：管理番号（請求No）】 」を指定して保存します。これにより、レコード登録時に「株式会社ラクス_REQ10023」のようなテキストが自動生成されます。

2. 電子帳簿保存設定のマッピングを変更する
【設定箇所】：管理者設定＞データベース項目詳細設定＞電子帳簿保存設定
・「取引先」のプルダウン指定において、手順1で作成した「電帳法用_取引先名」項目を選択し、確定保存します。

3. 保存庫で検索を実行する
・ファイルが保存されると、保存庫の取引先欄には「株式会社ラクス_REQ10023」が完全自動で格納されます。
・保存庫画面の上部にある「取引先」検索窓に、管理番号である「REQ10023」と入力して検索するだけで、目的のファイルを特定できます。

代替案②：自動処理の「ファイル生成」パーツ設定で、ファイル名に管理番号（検索キー）の値を含める

電子帳簿保存庫の「ファイル名」は、部分一致による直接入力検索に対応しています。
帳票を自動生成する際のファイル名に、あらかじめ「管理番号」や「伝票番号」などの一意の値を組み込んでおくことで、ファイル名をキーワードにして検索できるようになります。

◆構築手順：
1. 「管理者設定＞データベース設定」＞「機能設定」＞「自動処理設定」から、対象のファイル生成処理の「詳細設定」を開きます。
2. 「ファイル名」の設定欄にて、プルダウンから「【選択レコード】」の項目（例：顧客Noや伝票No）を選択し、固定の文字列などと組み合わせて設定します。
（設定例：【選択レコード：顧客No】_請求書.pdf）
3. 設定を確定し、自動処理を実行してファイルを生成・保存します。
4. 電子帳簿保存庫の一覧画面上部にある「ファイル名」検索欄に、顧客Noなどの番号を入力して検索を行います。

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関連マニュアル

電子帳簿保存庫で利用可能な検索項目の詳細や、データベースとの紐付け設定については、サクセスナビの下記記事をご確認ください。

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