いつも「楽楽販売」をご利用いただきありがとうございます！
この記事ではより便利にお使いいただける「PDF出力オプション」についてご紹介いたします。
日々、お客様の様々な業務で「楽楽販売」をご利用いただいているかと思います。
その中でも特に便利に「楽楽販売」の利便性を感じていただける業務として、「帳票発行業務」がございます！
ボタンをワンクリックするだけで、登録したデータから見積書や請求書などの帳票が作成でき帳票を作成するための作業時間を大幅に削減することができます。
そしてこの、帳票発行業務を日々行っている場合にセットでつけておくとより便利になるオプションがPDF出力オプションです！
PDF出力オプションで何ができるの？
PDF出力オプションとは、その名の通り
「楽楽販売」で発行する帳票をPDFで発行できるようになるオプションです。
※オプションをつけた場合でも、従来通りExcelの発行も可能です。
PDF化が手間になっていませんか？
PDF化作業自体は難しいものではありませんが、発行したExcelの帳票を
一旦パソコンにダウンロードして、Excelを開いてPDFとしてフォルダに保存、
それをまた適切な箇所にアップロードもしくは移動して…と、
発行した帳票を毎回手動でPDF化するのは、意外に手間のかかる作業です。
さらに、発行する帳票の数が増えれば増えるほど、
トータルで見た時に「塵も積もれば…」という形でかなりの作業量になってしまいます。
- まずはシンプルにデータを登録／管理する形で使い始めたけど、
今は帳票発行もしている
- 帳票発行しているけれども、
初めは発行件数が少なかったのでPDF化は別途手動でやっている
というような場合、都度のPDF化作業が当初想定していたよりも、
じわじわと負担になっている可能性がございます。
そこで、PDF出力オプションをご利用いただくと、
PDF化も含めた帳票発行に関する作業を「楽楽販売」内で一括で対応できるようになり、
都度の手作業から解放され日常業務がさらにストレスフリーになります！
各種ご案内がまとまった資料もご用意しておりますので、気になった方はご確認ください。
こんな場合は使ってみる価値あり！
確かに今「楽楽販売」で帳票発行してるけどPDF出力オプションはつけてない、
というお客様に特にPDF出力オプションをご利用いただくとストレスフリーになるシーンを
ご紹介します！
既にPDF出力オプションをご利用中のお客様も、
下記にご紹介するようなシーンでご活用いただいていることが多いです。
よくあるシーン①
たくさん帳票発行していて、都度手動でPDFに変換しているため
PDF化作業にかなりの時間を費やしている
PDFオプションを利用することで大きな作業効率化を期待できるのが、このシーンです！
冒頭でもお伝えした通り、「楽楽販売」を利用し始めた頃はまだ利用ユーザ数も少なく、
帳票発行件数も少なかったけれど、長く使っていくうちにユーザ数も増え、
トータルで見た時に日々、結構な数の帳票を発行している…！ということはよくあります。
このように、1つのPDF化作業にかかる時間は小さくても発行数が多くなってきて、
意外と結構な時間になっているかも… といったことはございませんでしょうか？
このような場合にPDF出力オプションをご利用いただくことで、帳票発行に加え手作業になっているPDF化作業も自動化し、日々の負担を軽減してさらなる作業効率化をしていきましょう！
よくあるシーン②
「楽楽販売」から取引先へExcelファイルをそのままメール送信していて、ファイルの改ざんなどビジネス上のリスクや不安を感じている
PDF出力オプションは作業効率化の面でも利用価値がございますが、
お客様のお話を伺う中で「PDF出力オプションは必須」としてあがることが多いのは、
「楽楽販売」で発行した帳票をメール送信機能を利用して
「楽楽販売」からそのまま取引先に送るケースです。
取引先の管理～データの登録～帳票発行～取引先へのメール送信に関して一気通貫で「楽楽販売」で対応できるととてもスムーズです。
その際、契約書や請求書など契約に関わる重要書類であったり
取引先確認が必須の書類を送る場合には、改ざん防止のため、また、
安心感のあるやり取りができるようにPDF化して送る必要がございます。
そこまで重要な書類ではないから今はExcelをそのまま送ってしまっているけれども、やはり外部の取引先とやり取りをする上では何となく不安を感じている…なんてことはございませんか？
このような場合にPDF出力オプションをご利用いただくことで、
今よりも手間なく、安心でスムーズに取引先との書類のやり取りができるようになります！
よくあるシーン③
手動でファイルをPDF化した上で「楽楽販売」に再度アップロードする
運用になっているため、業務フローが止まってしまう
一見わかりにくいけれども、
陰で全体の生産性低下に影響している可能性があるシーンです。
これまで各担当者、各部門が手作業でバラバラに対応していた業務内容を一元管理して
すべての対応が「楽楽販売」で完結するというのが、「楽楽販売」を導入する大きなメリットの一つです。
ただし、一連の業務をシステム化しても、一部別のツールを使ったり手作業が挟まってしまうと、その点を面倒に感じて業務フローが滞る可能性があります。
- 手作業の部分は後回しになり、必要以上に時間が経過してしまった
- 作業自体を忘れてしまって業務フローが止まってしまっていた
例えば申請者がファイルをアップロードして承認者へ依頼する、という
業務フローになっていた際申請者の作業が止まることによって、承認者にとっては催促が必要になったり、後続作業の遅れに繋がります。
一つの作業がスムーズに行われずストップしてしまうことは、
全体として見た場合に生産性低下へ影響する場合がございます。
帳票の自動発行をしているけれど、
手動でPDF化して「楽楽販売」に再アップロードという運用をしていませんか？
このような場合にPDF出力オプションをご利用いただくことで「楽楽販売」上でできる
作業はすべて「楽楽販売」でできるようになり、より利便性や生産性の向上に
貢献することができます！
以上、お客様の業務のよくあるシーンをご紹介させていただきました。
「似たような状況かも…」
「確かに便利そうだから一旦金額だけ知りたい」
「まずは試してみたい」
などなど、少しでも気になることがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください！
また、とりあえず社内へ情報共有しておこうかな、というお客様には
資料もご用意しております。
資料には、＋αのちょっとした便利な使い方や設定方法の詳細も記載しておりますので
ぜひご確認いただけたらと思います！
実際にご利用いただいているお客様の声をご紹介します
お客様の声①
「作業時間27.5時間/月削減！帳票送付ミスのリスクもなくなりました」
こちらのお客様は、3種類あった帳票をそれぞれ個別にPDF化しており、
その作業が手間となっておりました。
「楽楽販売」にて取引先情報の管理、帳票作成、PDF化、メール送信の一連の作業を
自動で実施することで作業時間を大幅に削減することができました！
お客様の声②
「受講完了メールの自動送信で、売上確定にかかる時間が半減」
こちらのお客様は、サービスご利用者様に向けて受講完了の確認をする際、営業担当者と利用者様の間でやり取りが多く発生していました。
「楽楽販売」にて受講実績のPDFファイルを自動送信することで、
多くのやりとりをせず利用者様に実績確認をしてもらうことができ
売上確定までの時間を半減いただけました！
設定方法
PDF出力オプションの設定はとても簡単で、基本的に設定変更する箇所は1箇所のみです！
自動処理設定のファイル生成パーツの設定画面より、
ファイルの形式とフォントを指定してください。
詳細については、下記記事をご確認ください。
詳細な設定方法は、資料にも掲載しております。
PDF出力オプションについて興味がある方は
最後までお読みいただきありがとうございます。
実際どのくらい手間が減るか、具体的な効果についてイメージが持てない…と思った方は
ぜひ、まずは無料でお試しください！
※オプションの設定・検証はお客様で実施いただく必要がございます。
PDF出力オプションで人の手が必要ない作業は自動化して、
日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
お気軽にお申し込み、ご相談くださいませ。
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