自動処理設定の記事一覧

雛形ファイルの作成

生成されるファイルのデザインは雛形の通りとなるため、生成したいファイルの外観をExcelで作成します。
企業ロゴなどの画像も、雛形に配置しておけばそのまま生成結果にも反映されます。

また、レコードの値を流し込みたいセルにはキーワード（「###キーワード名###」）を記入しておきます。




















キーワード名は、設定者が識別できて他のセルと重複していなければどんな名前でも問題ありません。

注意点として、キーワード名前後の「###」は、必ず半角文字で入力してください。
イメージ項目とそれ以外の項目は同一セルに設定することはできません。

なお、明細のような複数データの場合は、キーワードを記入したセルとその下方向に連続でデータが流し込まれます。

「ファイル生成」パーツの詳細設定画面上部に、雛形ファイルに関するヘルプへのリンクがあります。

自動処理の作成～ファイル名などの決定

Excelファイルを生成する自動処理は以下の手順で作成します。

設定個所：DB設定＞機能設定＞自動処理設定

1. 「機能設定」タブ内の「自動処理設定」をクリックします。
   
   
   
   
   
   
2. 「新規追加」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
3. 自動処理名を入力し、「確定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
4. 次に「自動処理パーツ設定」の横の「設定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
5. 「自動処理パーツを登録する」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
6. パーツの名前を入力し、処理内容から 「ファイル生成」 を選び「確定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
7. 「詳細設定」をクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
8. 生成するファイルの情報を入力します。
   
   
   

   設定したら、「次へ」ボタンをクリックします。

※帳票をPDF形式で出力したい場合
「PDF出力オプション」をご利用いただくことで対応が可能です。

雛形ファイルのアップロード～キーワードに項目を割り当て

9. 雛形となるExcelファイルを指定（ファイルをドラッグ＆ドロップするかクリック後
　ファイルを選択）し、「読込」ボタンをクリックします。

10. 読み込んだ雛形ファイルにあるキーワードが一覧表示されますので、DBのどの項目の
　　値を流し込むか1つずつセットし、最後に「確定」ボタンをクリックします。

　　■ファイル生成パーツ詳細設定画面











11. 自動処理パーツの設定が完了すると、パーツが実行可能を示すグレーになります。

メニューの作成

自動処理を実行するにはいくつかの方法がありますが、最も簡単なのはメニューに登録してそこから実行するものです。
自動処理を実行する方法の詳細は下記記事をご覧ください。
　・自動処理設定：ボタンやプルダウンの操作

メニューは以下の手順で設定します。

設定個所：DB設定＞基本設定＞メニュー設定

1. 「基本設定」タブ内の「メニュー設定」をクリックします。
   
   
   
   
   
   
2. メニュー名を入力し、「追加」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
3. 「設定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
4. 「処理設定」の横の「設定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
5. 「処理の割り当て」プルダウンで先程設定した自動処理を選択し「追加」ボタンをクリックします。
   その後、忘れずに「確定」ボタンもクリックしてください。
   以上でメニューの設定は終了です。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   メニューの表示例です。
   先ほど追加した自動処理のボタンが表示されています。
   
   
   
   
   ボタンをクリックすると自動処理が実行され、設定時に指定したフォルダ内にExcelファイルが作成されます。
   
   ■フォルダ画面
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

項目タイプ「自動生成ファイル」の活用

自動処理の結果作成されたExcelファイルは、システム上のフォルダに格納されます。

生成したファイルをダウンロードするのに毎回フォルダを探すのが手間という場合は、「自動生成ファイル」項目を用意することで、DBの一覧画面からアクセスできます。
「自動生成ファイル」項目は、生成した Excelファイルに対するリンクを、レコードのデータとして登録するためのものです。

設定手順は以下の通りです。

1. 生成したExcelファイルへのリンクを格納したいDBに、「自動生成ファイル」項目を作成しておきます。
   ここでは、「生成ファイルリンク」という名前の項目として説明します。
2. 先ほど作成した「ファイル生成」パーツ下の「パーツ登録」ボタンをクリックし、「レコード更新」パーツを作成します。
    
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
3. 自動処理パーツ詳細設定画面で、「生成ファイルリンク」項目に1つ前の「ファイル生成」パーツを指定し、「確定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   

これで設定は終了です。
ファイル生成の自動処理が実行されると、生成したファイルへのリンクが「生成ファイルリンク」項目に格納され、リンクをクリックすると生成したExcelファイルをダウンロードできます。

こちらの記事では、自動処理の内容を構成するパーツの動作と設定方法についてご案内します。

パーツ一覧

基本的なパーツは次の9種類です。これらを組み合わせて自動処理を作成します。

パーツ共通の仕様と操作

すべてのパーツに共通する操作方法などをご案内します。

自動処理パーツの追加

自動処理パーツを新たに追加するには、以下の操作を行います。

1. 「機能設定」タブ内の「自動処理設定」をクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
2. 「新規追加」をクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
3. 自動処理名を入力し、「確定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
4. 自動処理パーツ設定の「設定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
5. 「自動処理パーツを登録する」をクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
6. 使用したいパーツを選択します。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
7. パーツ名を入力し、「確定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
8. 自動処理パーツを登録すると画面に表示されますが、処理内容を設定しないと実行できません。
   
   処理内容を詳しく決めるために「詳細設定」をクリックします。
   詳細設定を終えて実行可能な状態になるとパーツの色が青に変わります。
   
   

プルダウンや選択ボタンの操作

自動処理の設定では、DBや項目を選択する操作を多く行います。

対象DB

以下はレコード登録パーツの詳細設定画面です。

「対象DB」から、レコードを登録する対象のDBを選択します。

この時ボックス内の表示は
○○○　：　×××
という体裁になっており、
○○○はDBグループ名を、×××はDB名を表します。

対象レコード

以下はレコード更新パーツの詳細設定画面です。

「対象レコード」から、更新する対象のレコードを選択します。
「選択」ボタンをクリックすると、対象レコードを選択する下図のような画面が
表示されます。

この画面でのDB名の表示は
【△△△】　［×××］　　
という体裁になっています。

△△△は対象レコードの種類、×××はDB名を表します。

△△△の部分は大きく2つのタイプがあります。

1. 【選択レコード】　または　【選択明細】 で、（ ）がないタイプ
   
   選択レコードとは、自動処理を実行する対象のレコードです。
   
   例えば、ボタンをクリックして自動処理を実行する場合、
   ボタンをクリックしたレコードが選択レコードになります。
   
   選択明細については後述します。
   
   
2. 【登録レコード（新規見積）】 や 【検索レコード（顧客検索）】など、
   （ ）があるタイプ
   
   （ ）があるタイプは、他の自動処理パーツが処理した結果のレコードです。
   （ ）の中にはパーツ名が表示されています。
   
   例えば、先ほどのレコード更新パーツで
   【登録レコード （受注処理）】 ［受注 ー 請求DB］を選んだ場合、
   【 （ 受注処理という名前のパーツ ） によって登録された 】
   ［受注 ー 請求DBにあるレコード］ をさらに更新することになります。
   
   DBリンク項目をたどって別のDBを選ぶ場合、「リンク先を表示」という
   リンクから対象のDBを選択します。
   
   【例】【業務】見積管理DBにリンクする【マスタ】顧客DBのレコードを
   　　　対象レコードに設定したい場合
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   【業務】見積管理DBで自動処理を実行する対象のレコードに登録されている
   顧客ID「C-00000002」のレコードが、対象のレコードとして選択できる。
   
   【業務】見積管理DB
   
   
   
   
   
   
   
   【マスタ】顧客DB
   
   
   
   
   

選択明細

実行単位が明細単位の自動処理では、明細の1行1行が処理対象になります。
この違いを明確にするため、プルダウンの中でも【選択レコード】ではなく
【選択明細】と表示されます。

明細ごとの処理を作ろうとしている際に【選択レコード】と表示されていたら、
実行単位の設定を間違っている可能性があります。

処理対象のレコードが複数の場合の表記

レコード検索パーツの検索結果が1件とは限らない場合や、複数の明細情報を一括で扱う場合など、データが1つとは限らない時は項目名の後ろに ［複］と表記されます。

このようなデータは、明細項目や複数選択肢項目など、限られた項目にしか
選択できませんのでご注意ください。

自動処理にてDBリンク項目に値を登録、更新する場合

DBリンク項目にリンク先DBの値を入力する場合は、下記3つの選択が可能です。

1. （リンク先DBの）キー項目
2. このレコードにリンクを貼る
   →　リンク先のキー項目の値を入力します。
3. （リンク先DBの）テキスト（1行）項目
   →　流し込もうとしているテキスト（1行）項目の値が、リンク先DBのキー項目に
   　　完全一致して存在する場合、テキスト（1行）項目の値が流し込まれます。
   
   

自動処理内での計算

「数値タイプ」「日時タイプ」の項目は、自動処理の中で計算が可能です。

数値タイプの計算

自動処理パーツの詳細設定で「計算」にチェックを入れると、 四則演算が可能になります。
計算に使う値は以下のいずれかです。

• 設定画面で指定した項目の値（数値または数値計算項目）
• 設定画面で直接指定した値

【例】DB項目同士の計算

【例】計算する値を直接指定

日時タイプの計算

自動処理パーツの詳細設定で「計算」にチェックを入れると、加算または減算が
可能になります。計算に使う値は以下のいずれかです。

• 設定画面で指定した項目の時間量（数値または日時項目）
• 設定画面で直接指定した時間量

【例】計算する値を直接指定

【例】数値タイプを計算対象に指定

計算対象に数値タイプを選択した場合、その数値を日時のどの単位として使用するかを
指定します。
例えば、「3」という数値を「3日」という意味で使用する場合には、「計算する単位」で「日」を選びます。

自動処理内での連結

「テキスト（1行）タイプ」「テキスト（複数行）タイプ」の項目は、
自動処理の中で連結が可能です。

テキスト（1行）タイプの連結

自動処理パーツの詳細設定で、「連結」にチェックを入れると、文字列の連結が可能になります。連結に使用可能な値は以下です。

• 設定画面で指定した項目
• 設定画面で直接指定した値
• 全角スペース、半角スペース

【例】DB項目と半角スペースの連結

【例】DB項目と直接指定した値を連結

テキスト（1行）タイプでの連結と操作方法は同一ですが、使用できる項目タイプが
異なります。また、改行を使用できます。

【例】改行を含んだ連結

【例】実行結果

日時タイプの項目において、「営業日で計算する」にチェックを入れると、営業日を考慮した計算が行うことが可能です。

既にDBに登録されているレコードを更新するパーツです。

詳細設定の手順

1. 更新対象となるレコードを選択します。
   今回は「注文DB」のレコードを更新しますので、「注文DB」を選択して、
   「次へ」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
2. 自動処理で各DB項目にどんな値をセットするかを指定します。
   
   
   
   
   
   
   
3. 画面最下部の「確定」ボタンをクリックすれば詳細設定は完了です。
   
   

 明細の更新

明細項目を「レコード更新」パーツで更新するときは、4つの方法があります。

新しい明細行を末尾に追加

指定したデータを明細行の末尾に追加します。

• 指定した項目のうち、［複］が付いているデータは複数件のデータが格納されている
  ものです。
  
  
• 追加される明細数は、指定した複数件のデータの最大明細数に合わせて決まります。
  
  
• 明細項目内で、複数件のデータと1件のみのデータが混在する場合には、1件のみの
  データ項目内には、追加される明細数分だけ同じ値が複製されます。
  複数件のデータがない場合には明細は登録されません。
  
  
• 明細項目内で、複数件のデータと複数件のデータが混在する場合には、
  最大明細行に満たないデータ項目内には、不足明細分だけ（値なし）で登録されます

上記の場合、明細1と明細2では追加されるデータの件数が異なる可能性があります。

例えば、明細1には「AAA」というデータが1件入り、明細2には「BBB」「CCC」という2件のデータが追加される場合などは、2つのデータにおいて追加データ件数が異なります。

この場合、明細1には「AAA」というデータが、明細2のデータの件数に合わせて複製されます。

条件を指定して明細行を更新

明細のデータを更新、あるいはデータを末尾に追加します。
※DBに明細キー（明細項目作成で自動追加）もしくは、重複不可に設定した
　明細項目が必要です。

• 明細キーまたは重複不可に設定した明細項目と、指定した項目の値が等しいか判定し、
  明細行を更新します。
  
  
• 合致する明細がない場合に、明細の末尾に追加を行うかエラーとするか、
  処理を選択できます。
  

明細行をすべて削除してから追加

更新前の明細データをすべて削除した上で、更新する明細データを追加します。
更新前の明細データの行数など関係無く、強制的に明細データ全体を更新データの内容に
置き換えます。








元々3明細あった更新元データをすべて削除し、1件のみの明細データで更新する場合、
下記の図のようになります。

すべての明細行の値を一括更新

更新データを使い明細行を一括で更新します。

• 1件のみのデータを指定した場合は、すべての明細を同一更新情報で書き換えます。
  （1件のみのデータとは項目名に［複］が表示されないものを指します。）
  
  
• 複数件のデータを指定した場合は、行番号順にデータが存在するだけ書き換えます。
  
  
• 書き換え対象のデータが存在しない場合はエラーとなります。

「選択肢（複数件選択）」項目／「ユーザ選択肢（複数選択）」項目の更新

「選択肢（複数件選択）」項目、「ユーザ選択肢（複数件選択）」項目を自動処理で更新するときは、“値の書き換え” と “追加更新”の2種類の更新方法があります。

値の書き換え

項目を他の「選択肢（複数件選択）」項目の値で書き換える更新です。

追加更新

項目に他の「選択肢（複数件選択）」項目の値を追加する更新です。
既に選択されている選択肢は追加されず差分のみを追加します。

値なしに更新（書き換え）

「選択肢（複数件選択）」項目のデータを値なしの状態にするときには、書き換えの設定を
使います。

1. プルダウンで（直接指定）を選択します。
2. ボックスの左欄には何も追加しません。
3. 「登録方法」にて「書き換え」を選択します。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

「ファイル」項目／「イメージ」項目の更新

「レコード更新」パーツでは、「ファイル」項目と「イメージ」項目にファイルを
アップロードすることはできません。
ただしパーツ設定で（値なし）を選択すれば、アップロードされたファイルを削除
できます。






「自動生成ファイル」項目でも同様に（値なし）に設定できますが、これはリンクを
削除するだけです。フォルダに格納されている生成ファイルは消えません。

メール送信を行うパーツです。
送信先は、本システムに登録されているユーザ・ユーザグループだけではなく、
DBの「Eメール」項目に格納されているメールアドレスや「ユーザ選択肢（1件選択）」や
「ユーザ選択肢（複数選択）」項目に格納されているユーザ宛にも送信することができます。

また、メールの件名・本文にDBのレコードのデータを流し込むことや、
自動処理で作成したExcelファイルを添付することもできます。

「メール送信」パーツで送信したメールの履歴は、ログ一覧で確認できます。

「楽楽販売」はメール配信サービスではないので、外部へのメール送信は1日100通までの
制限があります。
（本システムのユーザとして登録されているアドレスは例外です。
　詳細は下記記事をご覧ください。）
　「楽楽販売」からのメール送信数が1日100通を超えた場合の挙動

メールマガジンなどの大量配信用途をご検討のお客様には、
「配配メール」という専用のサービスを提供しています。

送信先とFrom（詳細設定1/2）

「メール送信」パーツの詳細設定では、はじめに送信先と送信元アドレスを設定します。

TO ／ CC ／ BCC

宛先の指定方法は下記の3通りです。

CCとBCCの入力欄は初期状態では上図のように閉じていますが、「設定を表示」を
クリックすると設定欄が表示されます。設定方法はTOと同じです。

From ／ Reply

送信元アドレスの指定方法は下記の2通りです。

本文と添付ファイル（詳細設定2/2）

次に、メール本文と添付ファイルを設定します。
件名と本文には一般的なメール同様に文章を入力できる他、「ターゲット」機能が
あります。

ターゲット

例えば、氏名とメールアドレスが登録されているDBからそのアドレス宛にメールを送る
自動処理の場合、メールに記載されるべき宛名は処理対象のレコードによって異なります。

どのレコードを処理するかによって宛名が変わるため、事前に行う詳細設定には
太郎様とも次郎様とも書けません。

このようなケースで、対象レコードによって変化する文字列をメールに挿入するのが
「ターゲット」機能です。

ターゲットの設定手順は下記の通りです。

1. 本文編集欄の下にある「ターゲット」のプルダウンボックスと「選択」ボタンで
   文中に挿入したいデータを選択し、「件名に挿入」または「本文に挿入」をクリック
   します。
   
   
   
   
   
2. 下図のように###で挟まれた英数字が件名または本文に挿入されます。
   自動処理を実行すると、この部分が先ほど選んだデータ（今回は顧客名）に
   変換されます。
   
   
   
   
   
   
   ###で挟まれた部分に手を加えないよう注意しながら、文章を編集します。
   もちろん、文章編集の後にターゲットを挿入しても構いません。
   
   
   
   
   
   
   

明細情報を記載する方法

明細項目もヘッダ項目と同様にターゲットとして挿入できますが、下表のようにそのまま
記載するとカンマ区切りとなり、やや読みにくい結果になります。

【例】LOOP機能の応用

• LOOP行はBEGINもENDも実際には出力されないため、設定画面での記述より
  上に詰まって出力されます。
  
  
• 明細項目をターゲットに指定すると、すべての行が行番号順に出力されますが、
  「メール送信」パーツの前に「レコード検索」パーツを置き、ターゲット挿入時の
  プルダウンボックスで【検索レコード～】を選ぶと上記【例】のようなこともできます。
  
  この例は検索条件を「単価が1万円以上」と設定し、検索結果の順序を単価の
  昇順とした場合の結果です。
  詳しい設定方法はレコード検索パーツの記事をご覧ください。
  
  
• LOOPは何セットでも使用できます。
  ただし、入れ子のような組み合わせはできません。
  ENDの上に空行をおかない場合、この例のように間を空けず連続して出力されます。

データの表示形式の指定

ターゲットで追加した項目が「数値」項目や「数値計算」項目、「日時と日時の計算」項目
のとき、メール内は項目設定に従った形式で記載できます。

ファイル添付

「メール送信」パーツではファイルを添付することもできます。
ファイルは4つまで添付でき、1ファイルあたり1MBが上限です。
メール本文設定画面の最下部にて指定します。

添付できるファイルは下記の3通りです。

• ファイルタイプおよびイメージタイプの項目に格納されたファイル
• メール送信パーツの詳細設定でアップロードしたファイル（※1）
• 自動処理で生成したExcelファイル （※2）

※1 このパーツが送信するメールには常に同じファイルが添付されます
※2 同じ自動処理内で生成したものか、自動生成ファイル項目にリンクがある
　　ファイルを添付できます

添付ファイルは通常zip形式で圧縮して送信されますが、圧縮せずに送ることもできます。

【設定画面】










①「そのままのファイル形式で送信する」を選ぶと添付ファイルを圧縮しません。
②レコードに登録されたファイルや生成ファイルを添付します。
③お使いのパソコン内のファイルをアップロードできます。

画面最下部の「確定」ボタンをクリックすれば詳細設定は完了です。

100通制限の詳細とカウント基準

「メール送信」パーツによるメール送信には 「1日100通」 という上限が定められています。この制限の詳細についてご説明します。

• 本システムのユーザとして登録されているメールアドレス（登録アドレス）は
  カウントしません。
  
  
• 本システムのユーザとして登録されていないメールアドレス（登録外アドレス）宛の
  メールをカウントしますが、正確には通数カウントと併せてアドレスでもカウントしています。
  
  
• 宛先の指定方法とカウント数は無関係です。
  「登録ユーザ以外」の直接入力欄で指定されたアドレスであっても、ユーザとして
  登録されていればカウントしません。
  
  
• システム設定 > 送信メールサーバ設定を行い、お客様がご用意した
  サーバからメールを送信する状態であれば、この制限はかかりません。
  宛先に関係なく、何通でも送れるようになります。

下記2つの条件両方に該当する時、そのメール送信は行われず処理自体もエラーとなります。

• メール送信パーツ実行時点で、その日の外部送信カウントが100を超えている。
  処理開始時点のカウントが100以下の状況で、自動処理を実行しその日の外部送信カウントが100を超える場合、該当の自動処理は成功しメールが送信されます。
  
  
• 実行されるメール送信パーツの宛先内に、登録外アドレスを含んでいる。
  宛先の内1つでも登録外なら、登録アドレス宛にも送られません。

自動処理を設定する手順には、レコード単位／明細単位のどちらかを選ぶ設定項目があります。

この設定は、明細情報を含むレコードをどう扱うかを決めるもので、選択により
自動処理の挙動が大きく変わる場合があります。

実際のレコードを例にとって説明します。
こちらは、7行分の明細情報を含む1つのレコードです。

レコードの扱いの差

まず、上の例をどう扱うかご覧ください。

レコード単位

これをレコード単位で扱うと、数は「1件」です。

明細はまとめてしまうので何行あっても関係なく、どんなレコードでも（明細がなくても）
1件です。

明細単位

同じレコードを明細単位で扱うと、その数は「7件」に分かれます。
この7件のヘッダ情報部分は全く同じ内容です。

行数によってカウントは変わり、明細が1行も存在しないレコードは明細単位での取り扱い
対象になりません。

使い道に応じて

レコード単位と明細単位は、処理の目的に応じて適切な方を選びます。
【例】

• すべての明細行の情報をリストにしてExcelファイルに書き出したい場合
  ⇒レコード単位を使います。
  　明細情報が1まとめなので簡単です。
  　明細単位にすると、情報がばらけてしまうので
  　処理が難しくなってしまいます。
  
  
• 一定金額を越えている明細行だけ、値引きをしたい場合
  ⇒レコード単位では、明細がまとまってしまっているためできません。
  　明細単位で、1行ごとに処理をすればできます。
  
  

実行単位と取得単位

自動処理の設定の中で、レコード単位か明細単位かを選択するのは次の2箇所です。

• 自動処理ごとの全体設定（実行単位）
  
  
• 「レコード検索」パーツの詳細設定（取得単位）

自動処理の実行単位

実行単位の選択

実行単位は、自動処理を新規に作成する場合のみ選択できます。
作成後は実行単位を変更できません。

設定個所：DB設定＞機能設定＞自動処理設定

実行単位は処理の起点

引き続き、明細が7件あるレコードを例にご説明します。

実行単位の違いによって、一見同じ操作でも行われる処理は次のように異なります。

このレコードを対象にレコード単位の自動処理を実行すると、自動処理が1回実行されます。
自動処理の中でこのレコードは【選択レコード】として扱われます。

同じように、このレコードを対象に明細単位の自動処理を実行した場合は、自動処理は各行に対して1回ずつ、合計で7回実行されます。
1行目を【選択明細】とする自動処理が1回、2行目を【選択明細】とする処理が1回、同様に7行目まで続きます。







※レコード閲覧画面では、任意の明細行に対して1行ずつ処理を実行することもできます。

実行単位の選択基準

簡単にまとめると、下記のような基準で使い分けます。

• 明細行ごとに異なる操作をしたい ⇒ 明細単位
• すべての明細行に同じ操作をしたい ⇒ レコード単位
• 明細項目に対して特に何もしない ⇒ レコード単位

特殊な実行単位

メールボックスに設定する自動処理は特殊で、メール1通につき1回起動します。
レコード単位も明細単位も選択できません。
※本機能はオプションのため、ご利用にはお申し込みが必要です。
　詳細は下記記事をご覧ください。
　メールボックスオプション

DBに新しいレコードを追加するパーツです。

詳細設定

1. 「対象DB」では、レコードを登録するDBをプルダウンボックスから選択します。
   今回は「工程管理DB」にレコードを登録しますので、「工程管理DB」を選択して、
   「次へ」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
2. 自動処理で各DB項目にどんな値をセットするかを指定します。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   基本的には、左側のプルダウンで分類を選んでから、右側で具体的な値を設定す
   るという手順です。
   プルダウンを（指定しない）のままにした項目は、空欄でレコード登録されます。
   
   
3. 画面最下部の「確定」ボタンをクリックすると、詳細設定が完了します。

事前に用意した雛形にDB内のレコードのデータを流し込み、注文書や領収書などの
Excelファイルを自動生成するパーツです。

こちらの記事では、大まかな設定の流れと注意事項をご案内します。
詳細な設定手順は自動処理設定：Excelファイルの生成（具体的な手順）で具体例を紹介しておりますので参照ください。

※レコードの一覧を出力する処理（＝エクスポート）ではありません。
　エクスポートについては操作方法：エクスポートをご覧ください。

パーツ設定の流れ

1. Excelを使用して雛形ファイルを作成します。
   生成されるファイルのデザイン（レイアウトや色付けなど）は雛形通りになります。
   DBからデータ（お客様のお名前やご注文の内容・金額など）を流し込みたい
   位置（セル）にキーワードを記入しておきます。
2. パーツの詳細設定から生成結果のファイル名などを決定します。
3. 雛形ファイルをアップロードします。
4. 雛形ファイルの各キーワードにどのDB項目のデータを流し込むか割り当てます。

雛形に関する制限事項

雛形とするExcelファイルには、下記の制限がありますのでご注意ください。
また使用に当たっては十分なテストをしていただきますよう、お願いいたします。

• 雛形として使用できるファイルの形式は、.xlsxもしくは.xlsです。
  
  
• 自動処理によって生成されるファイルは、雛形と同じ形式となります。
  　※マクロが含まれる「.xlsm」などのファイル形式は動作保証の対象外です。
  
  
• ブック保護には対応していません。
  
  

処理に失敗してしまう場合など

いくつかの条件により、ファイル生成が上手く処理されないケースがあります。
そのような場合には以下の条件に該当していないかご確認の上、お手数ですが矢印で
示した対応例をご検討ください。

• 複数データを流し込んだ結果、下方向のセルにある他のキーワードを
  上書きしてしまうとファイル生成に失敗します。
  → 上書きされない位置にキーワードを配置してください。
  
  
• 大量のレコードが該当する検索結果など、大きすぎるデータを
  流し込もうとするとファイル生成に失敗することがあります。
  → 検索条件を厳しくして該当件数を減らすなど、取扱データ量を減らしてください。
  → ファイル生成ではなくエクスポート機能をご検討ください。
  
  

日時の出力

日時タイプの項目をExcelファイルに出力すると、その項目の「表示用書式」の設定通りの
書式で記載されます。

上記の表にない表示用書式でも、
Excelにそのまま出力するところまでは問題なく動作します。
しかしそのセルを計算に用いることはできません。

ファイルの出力

「楽楽販売」には、ファイルを保存できる項目タイプが3種類あります。
これらの項目をExcelファイルに出力した場合の結果は下記の表の通りです。

イメージタイプの画像出力では、雛形ファイルの対象セルの大きさ（短い方の辺）に合わせて、元の画像がリサイズされます。
元画像の縦横比は維持されませんのでご注意ください。









※3ヶ所に同じ画像を出力した結果です

帳票をPDF形式で出力したい場合

「PDF出力オプション」をご利用いただくことで対応が可能です。

自動処理の一括実行にはタイマースイッチがあり、これをONにすると周期的な繰り返しや日付を指定した実行予約ができます。
一括実行であることは変わらないため、件数などの制限は任意起動（※）の場合と同様です。
※詳細は下記記事をご覧ください。
　自動処理設定：一括実行（任意起動）

タイマー設定の仕様は次の通りです。

• タイマー起動は、指定した日の午前1時から処理が始まります。
• 複数の自動処理でタイマースイッチがONになっていても、
  同時に実行されるのは1つだけです。
  1つの自動処理が一括実行を終えてから、次の自動処理が始まります。
• 実行順は、自動処理ごとに設定できる「タイマー優先度」で決まります。

この設定を行うには、自動処理一括実行設定画面で、「タイマースイッチ」をONにします。

設定個所：DB設定＞機能設定＞自動処理設定＞自動処理一括実行設定 












【タイマー優先度】
タイマーで起動する一括実行の順序は、以下のように決まります。

• ルール1：「タイマー優先度」の数字が大きい処理を先に実行
• ルール2：同じ「タイマー優先度」が複数ある場合、「処理件数」が
  　　　　  少ない順に実行

【タイマー起動スケジュール】
一括自動処理が起動するスケジュールは、「一回のみ」、「毎日」、「毎週」、「毎月」から指定ができます。

タイマー予約の強制解除

タイマー起動した自動処理が強制終了されると、タイマーの予約は強制解除されます。
強制終了される事象は、下記が考えられます。

1. 実行時の時点で一括処理最大件数である5,000件を超えている
2. 一括処理実行中、あるいは開始待ちの時点で日付が変わっている

このような時自動処理は実行されず、タイマースイッチもOFFに変わってしまいます。（この際エラーメールも送信されます）

その場合、一括実行設定画面のエラーメッセージ欄にメッセージが表示されます。

レコードを検索するためのパーツです。大きく2通りの使い方があります。

有無による分岐

検索条件に一致するレコードが1件でもあった場合と1件もなかった場合で、
その後の処理が分岐します。
「レコード検索」パーツを使えば、レコード登録前にDBを検索し、既に同じデータが
ある場合には登録を行わないといった処理を作成できます。

データの受け渡し

検索結果があった場合はそのデータを他のパーツで使用することができます。
「ファイル生成」パーツで使えば検索結果をExcelファイルに出力でき、
「レコード登録」パーツなら検索結果をDB内にレコードとして保存できます。
このように、データの受け渡し役として使うことができます。

詳細設定の手順

1. 検索対象を指定します。
   
   
   
   
   
   
   
   
   通常は「新しく検索する」を使用します。
   「直前の処理までの検索から絞込み」は、このパーツ以前に検索した結果を、
   さらに絞り込みたい場合に使用します。
   
   
2. 検索したいDBを指定して「次へ」をクリックすると、下記のような画面になります。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   ここで、レコードを検索する検索条件を指定します。
   
   
   
   「検索結果の並び順」では検索結果が複数あった場合のレコードの並び順を選択します。
   
   
   
   1件まで絞込みのチェックボックスをONにすると、条件に該当する検索結果が複数
   あっても、検索結果の並び順で指定した項目で並べ替えて先頭に来るレコードだけを
   取得できます。
   
   

検索結果の取得単位

検索対象のデータベースに明細がある場合、検索結果の取得単位を選択できます。

取得単位とは

明細項目があるレコードは、情報を入れる箱（レコード）の中にさらに複数の情報（明細）があるという入れ子の構造になっています。この入れ子構造の扱い方が、取得単位です。

下図のチェックを外した場合はレコード単位で、付けた場合は明細単位で検索結果を
取得することになります。

レコード単位で取得する場合の検索条件

「検索結果を明細単位で取得する」のチェックを外しておくと、検索結果はレコード単位で取得することになります。

この場合、検索条件を明細項目にどう当てはめるか、明細条件のラジオボタンで選ぶことができます。
※明細条件と明細単位（取得単位）は全く違うものですので、ご注意ください。







「明細条件」欄で 「明細行のいずれかが一致」 にチェックを入れると、条件に合致する
明細行を1行でも含むレコードはすべてヒットします。

【設定例】








【例】注文DB









「明細条件」欄で 「明細行がすべて一致」 にチェックを入れると、
すべての明細行が設定した条件に合致したレコードのみ取得します。

【設定例】








上記の設定で検索すると、明細行の「商品名」が すべて「椅子」であるレコードだけが
ヒットします。

【例】注文DB







上記のような2つのレコードがある場合、明細行の商品名がすべて「椅子」である下の
レコードだけが検索結果になります。

【使用例】重複レコードのチェック

あるDBに選択レコードと同じ値のレコードがあるかどうかを調べる処理は、
「レコード検索」パーツのよくある使用例です。
同じデータを2つ重複して登録してしまわないよう、「レコード検索」パーツを事前チェックに用います。

処理の流れは下記の通りです。










【検索条件】
重複レコードをチェックする際は、比較したい2つの項目を演算子「等しい」で比較します。

【検索結果による分岐】
「レコード検索」パーツは、合致する結果の有無でその後の処理が分岐します。

• あった場合は下に伸びる青いルート
  ⇒既存レコードの更新（例：注文回数を増やすなど）処理 （※）
  
  
• なかった場合は右に伸びる赤いルート
  ⇒新規レコードの登録（例：顧客基本情報の新規登録など）処理

【使用例】検索結果でファイル生成

ここでは請求書の明細を例にとって、検索パーツで抽出した複数のレコードをExcelに流し込む場合の設定方法をご案内します。
Excelへの流し込みの設定方法の詳細は、自動処理設定：「ファイル生成」パーツの記事をご覧ください。

環境の例

下記のご説明は、こちらのような環境を前提にしています。










また、それぞれのDBには、下記のようなデータがあると仮定します。









明細DBでは、注文IDを使ってどの注文に関する明細かを管理しています。
注文DBと明細DBを使用して、下記のようなExcelの請求書を作成してみましょう。



















※「###●●●###」となっている部分にデータが流し込まれます。

「レコード検索」パーツ

1. 注文DBで自動処理新規追加をクリックして、自動処理の追加を行います。
   
   
2. 自動処理名を入力し、「確定」ボタンをクリックします。
   
   
3. 次に「パーツ設定」ボタンをクリックします。ここでは下記2つのパーツを作ります。
   #1. レコード検索：ボタンをクリックした注文の内容を、明細DBから検索して集める
   #2. ファイル生成：検索した結果（明細DBのレコード）をExcelの雛形へ流し込む
   
   
4. まず、「レコード検索」パーツを追加します。
   
   
5. 「レコード検索」パーツの詳細設定で、検索対象となるDBを指定します。
   
   
   
   
   
   
   
   ここでは明細DBから明細情報を検索しますので、上記のように明細DBを指定します。
   
   
6. 続いて検索条件を指定します。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   集めたいのは、ボタンをクリックしたレコード（「選択レコード（注文DB）」）に
   リンクしている明細のため、DBリンク項目とキー項目を上記のように登録します。
   
   このように、＜DBリンク項目が＞＜リンク先のキー項目と＞＜等しい＞という検索条件は「レコードとリンクしているレコードを検索する」という意味になり、よく用います。
   
   今回は、検索によってリストを作りたい（複数ある明細を拾い集めたい）ため、「1件まで絞込み」のチェックは付けません。
   （チェックを付けると、先頭の1件しか取得できません。）
   
   

「ファイル生成」パーツ

1. 次に、Excelへの流し込みを行うための「ファイル生成」パーツを追加します。
   
   
2. 「ファイル生成」パーツの詳細設定で、生成するファイルの設定を行います。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
3. 雛形のExcelファイルを指定して、「読込」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
4. 各キーワードに流し込むデータを指定します。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   上記の例では、「商品コード」から「金額」までの内容が「レコード検索」パーツで
   取得した“明細DB”のデータで、それ以外は“注文DB”のデータを流し込むように設定
   しています。
   
   また、「商品コード［複］」というように、［複］という表示がされていますが、
   これは対象となるレコードが複数件になることを意味します。
   
   このような場合には、雛形中の当該キーワードの下方向に向かって、
   検索にヒットしたレコードの件数分だけデータが流し込まれます。
   
   

これで自動処理の設定は完了です。


この後、メニューの設定を行って、先ほど作成した自動処理のボタンを表示するように
します。すると、以下のように注文DBのレコードの横にボタンが表示されます。






ここで、注文ID：00000003のデータの「請求書を作る」ボタンをクリックすると、
Excelファイルが指定したフォルダ内に作成されます。

作成されたファイルを見ると、下記のようになっています。














下記の明細DBのデータのうち、注文IDが00000003のものが請求書の明細としてExcelに
流し込まれています。

最大で5,000件のレコードまたは明細行に対して、一括で自動処理を実行できます。

一括実行の概要は下記の通りです。

• 絞込や検索を使用して、自動処理を実行するレコードを抽出します。
• 抽出した結果が5,000件を超えていた場合、処理は行えません。
• 実行は予約制であり、1分ごとに起動されます。
• タイマーで深夜に起動することができます。
  詳細は下記記事をご覧ください。
  自動処理設定：一括実行（タイマー起動）

一括実行を任意のタイミングで起動するには大きく3つの方法があります。

1. 一覧メニュー＞サブメニュー　から
2. 設定画面＞自動処理設定　から
3. インポートの完了に伴って

一覧メニュー＞サブメニュー　から

一覧タイプメニューの自動処理設定で、追加した自動処理の「サブメニュー」にチェックを入れることで実行可能になります。
詳細は下記記事をご覧ください。
・レコード一覧画面設定：処理設定

1. メニューの一覧画面を開きます。
2. 絞込や検索を用いて、処理したいレコードを抽出します。
3. その状態で一覧画面右上のリスト表示アイコンをクリックし、表示されるサブメニューの中から自動処理を選択します。
4. 確認画面が表示されます。
   処理対象数が5,000件以下なら実行ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
5. 実行ボタンを押すと一括実行予約完了画面が表示され、そこから一覧画面に戻るか、
   あるいは処理の状況確認画面に移動できます。

設定画面＞自動処理設定　から

設定および実行の手順は以下の通りです。

設定個所：DB設定＞機能設定＞自動処理設定＞自動処理一括実行設定

1. 自動処理の設定画面のトップから「設定」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
2. 設定画面が表示されるので、まずは絞込み設定を選択します。
   絞込み設定は最大10個まで選択が可能です。
   また、絞込み設定の繋ぎ方も設定します。
   
   
   
   
   
3. 最後に「確定」ボタンをクリックし、一括実行設定が完了です。
   画面が自動処理一覧画面に戻ります。
   
   
4. 次に「即時実行」をクリックします。
   
5. 確認画面が表示されます。
   処理対象数が5,000件以下なら実行ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
6. 一括実行予約完了画面が表示され、そこから設定画面に戻るか、あるいは処理の状況確認画面に移動できます。

インポートの完了に伴って

インポート全体設定にて、「インポート後に実行する自動処理」を選択できます。
このインポートを実行し完了すると、インポートで登録または更新されたデータに対して一括処理が実行されます。
詳細は下記記事をご覧ください。
・インポート一覧：インポート後に実行する自動処理

自動処理を実行するにはその為のアクセス権が必要ですが、例外も存在します。
インポートに伴う自動実行はその1つで、インポートを行ったユーザーに実行アクセス権がなくても自動処理が実行されます。

一括自動処理状況確認画面について

一括実行の予約完了画面で「一括自動処理状況を確認する」のリンクをクリックするか、
DB設定＞状況確認＞一括自動処理状況確認
をクリックすると、予約登録された一括実行の処理状況を確認できます。

この画面では実行中の処理の状況を確認できるだけでなく、
これまでに誰が／いつ／どの自動処理を一括実行したかの履歴になっています。

また、次の操作ができます。

• 予約の取消し、進行中の処理の強制終了
• 絞込み条件の参照、処理結果レポートのダウンロード

処理が進むにつれて、「状況」欄が以下のように移り変わっていきます。

【予約中】
状況欄には「開始待ち」と「取消」ボタンが表示されています。




【実行中】
処理は1分毎に、予約した順番に実行されます。
状況欄が「実行中」に変わると、終了予定時刻や進捗件数が表示されます。







【完了後】    
全件完了すると状況欄は「完了」に変わります。
また、処理の結果が「レポートファイル.csv」として出力されます。

「ファイル生成」パーツでは、レコードのデータを流し込んだExcelファイルを生成します。
※レコードの一覧を出力する処理（＝エクスポート）ではありません。
　エクスポートについては下記記事をご覧ください。
　操作方法：エクスポート

ここではレコードの顧客情報をもとに、申込書のExcelファイルを作成するケースを例にとって設定の手順をご案内いたします。

雛形に対する制限事項

雛形とするExcelファイルには、以下の制限がありますのでご注意ください。また、使用に際しては十分なテストを実施してください。

• 雛形として使用できるファイルの形式は、「.xlsx」もしくは「.xls」のいずれかです。
• 自動処理によって生成されるファイルは、雛形と同じ形式となります。
  ※マクロが含まれる「.xlsm」などのファイル形式は、動作保証の対象外です。
• ブック保護には対応しておりません。

処理に失敗してしまう場合

以下の条件に該当していないかご確認いただき、矢印で示した対応例をご検討ください。

• 複数データを流し込んだ結果、下方向のセルにある他のキーワードを上書きしてしまうとファイル生成に失敗します。
  →上書きされない位置にキーワードを配置してください。
  
  
• 大量のレコードが該当する検索結果など、大きすぎるデータを流し込もうとするとファイル生成に失敗することがあります。
  →検索条件を厳しくして該当件数を減らすなど、取り扱うデータ量を減らしてください。
  →ファイル生成ではなく、エクスポート機能をご検討ください。
  

設定の大まかな流れ

Excelファイルを生成する自動処理の設定は、大まかに以下のような流れで行います。

1. Excelファイルを使用して雛形ファイルを作成します。
   　生成されるファイルのデザイン（レイアウトや色付けなど）は雛形通りになります。
   　DBからデータ（お客様のお名前やご注文の内容・金額など）を流し込みたい位置
   　（セル）にキーワードを記入しておきます。
2. 「ファイル生成」パーツの詳細設定から生成結果のファイル名などを決定します。
3. 雛形ファイルをアップロードします。
4. 雛形ファイルの各キーワードに、どの DB項目のデータを流し込むか割り当てます。
5. 実行方法の設定を行います。
6. 生成したファイルを利用しやすくする設定を行います。
   　「自動生成ファイル」項目は、生成結果ファイルへのリンクを保存できます。
   　この項目に生成結果を紐づけておくと、ファイルへのアクセスが容易になります。
   　（この設定は必須ではありません）

設定の具体的な流れ

具体的な流れについては下記記事をご確認ください。

自動処理設定：Excelファイルの生成（具体的な手順）

データの内容などに応じて実行する処理を変えるためのパーツです。
指定した条件に合致した場合とそうでない場合で、処理の流れが分岐します。

条件の指定には、各種項目のデータ（DBリンク先のデータも含む）や、定型メールの
解析結果などを使用できます。







ここで設定した条件に合致するかどうかで、下図のように自動処理の流れが分岐します。








条件に合致した場合の処理を下に、
合致しなかった場合の処理を右側に追加していくことができます。
それぞれの分岐先に続きの処理を追加しなければ、そこで自動処理が終了します。

こちらの記事では、設定し終わった自動処理を実行する操作、あるいは自動的に実行させる設定などについてご紹介します。

自動処理が始まるタイミングは、大別すると5種類あります。

【操作に応じて開始】

• ボタンやプルダウンの操作による実行
• レコード操作の直後に自動実行
• 自動処理の一括実行（任意起動）

【自動的に開始】

• 自動処理の一括実行（タイマー起動）
• メール受信による開始

最後に挙げたメール受信から始まる自動処理は、メールボックスオプション：設定方法をご確認ください。

こちらの記事では、それ以外の4つについてご案内します。

ボタンやプルダウンの操作による実行

自動処理を実行するためのボタンやプルダウンを表示するには、
レコード一覧タイプのメニューで設定を行います。

一覧メニューの「処理設定」で自動処理を追加すると、設定状態が次のように表示されます。
チェックはその操作が可能であることを示します。
※あらかじめメニュー設定をしておく必要があります。
　詳細は下記記事をご覧ください。
　・メニュー設定：メニューの追加手順

「ボタン」

レコード一覧画面および、そこから移動したレコード閲覧画面にボタンを表示させます。
ボタンをクリックすると、そのレコードに対して処理を実行します。

1件ずつレコードに処理を実行させたい場合は「ボタン」を利用します。

明細単位の自動処理の場合は、対象レコードの全明細行に処理を実行します。
上の例ではレコードの左側にボタンが表示されています。
これは先頭（一覧画面ではレコード左側、閲覧画面ではレコード最上部）に表示する設定で、他に末尾（一覧画面ではレコード右側、閲覧画面ではレコード最下部）、先頭と末尾の両方にボタンを表示することも可能です。
ボタンの表示位置はメニュー設定の処理設定から選択します。
詳細は下記記事をご覧ください。
・レコード一覧画面設定：処理設定

「プルダウン」

レコード一覧画面の最下部に、一括実行のためのプルダウンボックスを表示させます。

各レコードの一番左にあるチェックボックスで対象レコードを選び、プルダウンでどの処理を実行するか選んで「実行」ボタンをクリックすると、チェックをつけたレコード全件に処理を実行します。

任意で選択した複数のレコードに一括で自動処理を実行させたい場合は「プルダウン」を利用します。

















明細単位の自動処理の場合は、選択した全レコードの全明細行に処理を実行します。
処理対象の上限（※）がありますので、明細単位の自動処理を設定する場合には、ご注意ください。

「サブメニュー」

レコード一覧画面右上のリスト表示アイコンをクリックすると表示されるサブメニューの中に、処理名を表示させます。















この方法では、その時点で適用されている絞込みと検索の両方に該当するすべてのレコード（※）を対象に処理を実行します。
ページに表示しきれない分も含まれます。

処理名をクリックすると、次の図のように対象件数を確認する画面が表示されます。












「実行」ボタンをクリックすると、即座に処理が行われるのではなく、一括処理が予約されます。
詳細は下記記事をご覧ください。
・自動処理設定：一括実行（任意起動）

「サブメニュー」のチェックが入っているメニューでは、5,000件までの一括処理を「管理」アクセス権のないユーザーでも実行できます。
非常に多くのレコードに影響がありますのでご注意ください。

「明細」

レコード閲覧画面に、明細1件を選択できるボタンおよび複数件を選択できるプルダウンを表示させます。

レコード一覧画面には何も現れません。
これらを表示できるのは明細単位の自動処理だけで、レコード単位の処理が次図の下部のように表示されることはありません。

自動処理のパーツ設定画面から、設定した処理のテスト実行を実施できます。
















テスト実行では、DBに実際に登録されているレコードを対象にして「そのレコードを対象にこの自動処理を実行した結果」を閲覧できます。
また、「ログインしているユーザーとは別のユーザーが実行したら」という仮定でのテストも可能です。

こちらはテストですので、例えば「レコード登録」パーツが設定してあっても、「こういうレコードが登録されます」という情報が提示されるだけで、実際にレコードが登録されることはありません。

実行ユーザーと対象レコードの選択

「テスト実行」ボタンをクリックすると、テスト対象のレコードを選択するウィンドウが新しく開きます。

テスト実行前の確認

上の画面で「選択」ボタンを押すと、下のような確認画面が表示されます。
実行ユーザと対象レコードが間違いないかご確認ください。
「テスト実行」ボタンをクリックするとテスト結果画面に遷移します。

テスト結果画面

テスト結果は下記のように、＜パーツNo、パーツ名、パーツタイプ＞ と＜そのパーツの処理結果＞ が処理順に表示されます。





















「条件分岐」パーツや「レコード検索」パーツでは、最終的にどちらに分岐したかを下の矢印の色で判別できるだけでなく、条件1つ1つごとの結果も「OK」か「NG」の文字で表示します。
「レコード登録」パーツや「レコード更新」パーツでは、固定の値ではなくDB項目の値を使う設定になっていても、実際にDBに登録される文字列や数値が表示されます。
また、最下部の「テスト実行するレコードに戻る」のリンクをクリックすると、テスト対象選択画面に戻って別のレコードでテストをやり直せます。

入力画面で確定ボタンを押下後の実行

レコードの入力または編集を確定すると、直後に自動処理を実行する設定が、「入力画面自動処理設定」です。

一覧タイプまたは入力タイプのメニューからレコードを登録／編集すると、確定ボタンを押した直後に所定の自動処理が行われるように設定できます。
この設定はメニュー設定から行います。
詳細は下記記事をご覧ください。
・入力画面自動処理設定

本機能の役割は、「レコード入力後は必ず自動処理を実施すること」といった運用ルールを補助することです。
この機能を利用すれば操作を省力化し実施漏れを防ぐことができます。

レコードを承認した後の実行

レコードを承認する操作が行われると、直後に自動処理を実行する機能があります。
この機能を利用する場合は、承認ポイント全体設定にて設定します。
詳細は下記記事をご覧ください。
・承認フロー設定：画面ごとの詳細

この方法で自動処理が実行されるのは、そのポイントで「直接」「承認」された時だけです。

• 直接：一覧画面や閲覧画面から承認ボタンを操作した時に限られます。
  他の自動処理によってレコードが承認された時は対象外です。（※）
  
  
• 承認：否認や差戻しといった承認以外の操作は対象外です。
  また、承認の操作を行ってもそれが何らかのエラーで正常終了しなかった場合、自動処理は実行されません。

自動処理とは、あらかじめ設定しておいた動作を簡単に反復することができる機能です。

これにより、複雑な操作をワンクリックで完了させたり複数のレコードを一括で処理したりといった省力化が可能になります。
また、機械的な繰り返しなので人的ミスを防ぐ効果もあります。

下記は、同じ作業を手作業で行う場合と、自動処理を使う場合での所要時間の比較例です。

【例】とある定型作業と所要時間

このように、操作の手間を大きく削減できるのが自動処理の機能です。

自動処理の中身とその設定については「自動処理設定：パーツ一覧と仕様」の記事で、自動処理の実行については「自動処理設定：ボタンやプルダウンの操作」の記事でご案内します。

本記事では、機能全体の概要や「単位」という重要な考え方についてご説明します。

自動処理の中身 「どんな処理をするか」

自動処理は、いくつかのパーツを組み合わせて作成します。
1つ1つのパーツは単純な処理しかできませんが、これらを組み合わせることで複雑な動作もできます。

【例】
［ あるレコードが所定の条件を満たしているかチェックし、
満たしていればレコードを承認した上で他のデータベースに内容をコピーするが、
満たしていなければ担当者にメールで通知する ］

という一連の大きな処理も、

［ 条件をチェック ］ ［ レコードを承認 ］ ［ レコードをコピー ］ ［ メールを送る ］

などと細分化し、次のようなパーツを使って実現します。

［ 条件分岐 ］ ［ レコード承認 ］ ［ レコード登録 ］ ［ メール送信 ］

自動処理パーツの詳細は、自動処理設定：パーツ一覧と仕様をご覧ください。

自動処理の実行 「いつ、どのレコードを処理するか」

自動処理を実行するにはいくつかの方法があり、それぞれ事前の設定方法が異なります。

例えば一覧画面に自動処理ボタンを表示しておき、クリックされたレコードを処理するような設定はメニュー設定から行います。
詳細は自動処理設定：ボタンやプルダウンの操作をご覧ください。

「処理キャンセル」パーツは3つの機能を持っています。
性質上、「処理キャンセル」パーツの下に別のパーツを繋げることはできません。

• 処理キャンセル
  この処理の中で行った変更をすべてキャンセルして無かったことにします
  
  
• 結果判定
  この処理の結果をどう扱うか（成功／失敗）決定します
  ※「処理キャンセル」パーツが無い場合は、エラー発生を除きすべて成功扱い
  
  
• メッセージ表示
  処理完了画面に、設定したメッセージを表示します

• 特定の条件に合致する場合（入力すべき欄が埋まっていないなど）に処理を巻き戻して
  エラー扱いにする
• 処理がどの分岐に入って終わったのか、ユーザーにメッセージで知らせる

詳細設定

「処理キャンセル」パーツの設定内容は下記の3点です。

「失敗扱い」の影響

結果判定を「失敗」に設定したときは、下記の影響をもたらします。

• 結果確認画面の表示が赤くなる
  
  
• 自動処理全体設定の「システムエラー発生時～」の宛先にエラーメールが送信される
  
  
• 一括処理の場合は、一括自動処理状況確認画面で失敗にカウントされる

【使用例】自動処理のキャンセル

過去の注文の顧客情報を“顧客DB”に登録し、DM送付に使用するという自動処理があると
仮定します。

しかし、顧客の中ではDMを送信してはいけない顧客もおり、その顧客は“案内NGDB”に
登録されています。

この様な場合に、「処理キャンセル」パーツを使います（キャンセル設定のチェック有）。

顧客情報が“案内NGDB”に登録されているかを検索している「レコード検索」パーツの下に
「処理キャンセル」パーツを設置します。

“案内NGDB”に登録されていた場合は、それまでの処理のすべてをキャンセルし、
登録されていなかった場合にだけ注文レコードに対して登録済みという印を更新します。

下記の図では、「レコード検索」パーツで処理が分岐するより前の上から2つ目に
「顧客DBにレコードを登録する」パーツがありますが、赤矢印のルートでは最後に
キャンセルするため登録は行われません。

【使用例】メッセージのみ表示

自動処理パーツが複雑に分岐しているとき、自動処理がどのルートに入ったのか
ユーザーの画面で確認するのは難しくなります。

ユーザーにもどのルートで完了したのか知らせたいときは、各ルートの最後へ
メッセージを表示するだけの「処理キャンセル」パーツを設置します。

自動処理を実行した後に表示される完了確認画面には、最後のパーツのパーツ名と
「メッセージ」に設定した文言が表示されます。
どの分岐で終わったのか、あるいは必要な対応の概要など、適切な情報を「メッセージ」欄
に記載してください。















【自動処理結果画面例】（2件のレコードに自動処理を実行した後の例）

承認操作を行うパーツです。

すべての承認操作（承認依頼、差戻し・強制差戻し、取り下げ、否認、承認）ができます。

自動処理に組み込むことで、「特定の条件を満たしている場合は承認、それ以外は差戻し」などの判断を機械的に済ませたり、承認と同時に他のデータベースにデータを転記したり
といった処理ができます。

「レコード承認」パーツを利用するためには別途承認設定にて承認フローを作成いただく
必要があります。

詳細は下記記事をご覧ください。
・承認フロー設定：概要

「レコード承認」パーツの詳細設定は、処理対象レコードと承認操作の2点のみです。





承認操作の主体は、基本的には自動処理の実行ユーザーです。
設定されている操作が「承認依頼」以外の場合は、実行ユーザーが承認者でなければ
必ずエラーになります。

ただし一括自動処理とメールボックスに設定された自動処理は例外で、これらは自動処理の設定者が承認操作の主体です。

承認者でなくても「レコード承認」パーツを含む自動処理を設定することはできますが、
一括処理やメール受信による起動の場合はやはりエラーになります。
※メール受信によって自動処理を起動する機能はオプションのため、
　ご利用にはお申し込みが必要です。
　詳細は下記記事をご覧ください。
　・メールボックスオプション

「レコード削除」パーツは、対象としてレコードを指定した場合はそのレコードを削除し、
明細行を指定した場合はその行だけを削除するパーツです。

詳細設定は1画面のみで、対象を選択するだけで設定は完了します。

詳細設定

上記のようなプルダウンボックスから動作対象を指定します。
「レコード削除」パーツは誤った設定を防ぐために、指定できる対象に条件があります。
具体的には下記のどちらかしかプルダウンに表示されません。

• 【選択レコード】 または 【選択明細】
  
  
• 検索パーツの結果 （対象に指定できるのは1件の結果のみ）
  ※レコード指定時にDBリンクを辿ることはできません。

自動処理の設定を行うには、まず下記の自動処理設定一覧画面に移動します。
ここから、新しい自動処理の作成や既存の処理の変更などを行います。

設定箇所：DB設定＞機能設定＞自動処理設定

「設定」ボタンをクリックすると、次の自動処理設定画面に移動します。
この画面は大きく3つに分かれています。

【自動処理設定画面】

自動処理全体設定

「自動処理全体設定」という文字の横にある 「設定」ボタンをクリックすると、自動処理の名前や実行前後の確認の有無、エラー発生時の動作や通知メールなどの設定ができます。

設定箇所：DB設定＞機能設定＞自動処理設定＞自動処理全体設定

【全体設定画面】

自動処理パーツ設定

「自動処理パーツ設定」という文字の横にある「設定」ボタンをクリックすると、
自動処理パーツを登録・変更する画面に移動します。
パーツ設定の詳細は下記記事をご覧ください。

自動処理設定：パーツ一覧と仕様

自動処理設定画面では内容の変更はできず、参照だけ可能です。

矢印で繋がった四角（＝自動処理パーツ）は処理の順序を視覚的に示しており、各パーツの詳細も各パーツ名か下部の「自動処理パーツの詳細を表示」をクリックで表示されます。

自動処理一括実行設定

「自動処理一括実行設定」という文字の横にある「設定」ボタンをクリックすると、
対象レコードを選出するための絞込みやタイマー起動のON／OFFといった設定を行う画面に移動します。

一括実行は、一覧画面よりも遥かに多い最大5,000件のレコードを処理可能です。また、
タイマー起動をONにすると毎晩や毎週などの間隔で定期実行され、省力化と処理漏れの防止に役立ちます。

実行のための具体的な操作方法は自動処理設定：一括実行（任意起動）をご確認ください。

自動処理は、処理ごとに実行可否を制御するアクセス権を持つユーザにしか実行できません。特定のユーザにだけ実行させたい（させたくない）場合は、アクセス権の設定をしてください。

設定個所：DB設定＞機能設定＞自動処理設定

1. 自動処理設定一覧画面で、対象の自動処理の「アクセス権」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
2. 画面右側から、アクセス権を設定するユーザ／ユーザグループを選んで
   「追加」ボタンをクリックし、その後「表示」ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
3. 自動処理の実行を制限したいユーザからはチェックを外し、許可したいユーザには
   チェックをつけます。
   「確定」ボタンをクリックすると変更が保存されます。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

実行アクセス権がない場合、あっても処理を完了できない場合

自動処理の実行アクセス権がないユーザには、一覧画面や閲覧画面でその処理を
起動するためのボタンやプルダウン内の処理名が表示されなくなります。
「実行するとエラーになる」のではなく、「そもそも見えなくなる」仕様です。
逆に言えば、「見える＝実行アクセス権がある＝実行できる」です。

ただし、実行はできてもユーザによって失敗する処理があります。
それは承認の操作を含む自動処理で、承認者に設定されているユーザ以外が実行しても
承認エラーとなり、正常に完了することはありません。

また、入力画面自動処理に設定している、「登録」確定時の自動処理、および、
「編集」確定時の自動処理についても、自動処理の実行アクセス権がないユーザの
操作では処理が実行されません。

その他のアクセス権と自動処理

アクセス権には、自動処理実行の他にもたくさんの種類があります。
※詳細は下記記事をご覧ください。
　アクセス権設定：各アクセス権の内容

その中には項目ごとに参照や編集を許可／禁止するものもあります。
自動処理を実行するユーザは、処理の実行アクセス権は必要ですが、処理の中で編集される項目の編集アクセス権などは不要です。

持っているユーザでも持っていないユーザでも同じように、定められた通りの処理が
行われます。

処理対象のデータベースや項目それぞれに対するアクセス権が必要になるのは、自動処理を実行する際ではなく作成する際です。

例えば「レコード検索」パーツの検索対象として選択肢にあがってくるのは、参照アクセス権を持っているデータベースだけで、レコード編集のパーツでも編集アクセス権のない項目はグレーアウトされ、処理を実行できません。

つまり、設定ユーザ自身ができない内容を代行させる自動処理は、作成できません。

仮にデータベースの管理者に悪意があって、許可されていない他データベースの情報に対し自動処理による不正な操作（データの改ざんや窃視）を試みたとしても、アクセス権がない限りは不可能です。

自動処理パーツの削除とコピーの操作についてご案内します。

パーツ削除

自動処理パーツは各パーツの「削除｣ボタンをクリックしますと削除できますが、
パーツの種類によっては以降の処理に影響が出る場合があります。

以降のパーツが削除されるケース

「レコード検索」および「条件分岐」パーツは、パーツ単体で削除することができません。削除しようとすると、次のような確認画面が表示されます。











「以降すべて」「下方向すべて」「右方向すべて」のいずれかの選択により以降のパーツがすべて削除されるため、「レコード検索」「条件分岐」のパーツを削除する際は、特によくご注意ください。

なお、他の処理パーツでは、削除時に以降のパーツが削除されることはありません。

パーツコピー

自動処理パーツ設定内にて、処理パーツをコピーできます。
分岐パーツ後、類似するパーツルートを作る場合などに、本機能を利用すると便利です。

パーツ個別でのコピー

自動処理パーツ単体をコピーします。
以下、画像の例では｢5 経理に警告｣を｢3 入金確認済みなら｣の下へコピーします。

1.  コピーしたいパーツ内の｢コピー｣ボタンをクリックします。
   
    
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
2. コピーしたいエリアにチェックを付け（複数チェック可）、「コピー元｢（パーツ名）｣の
   自動処理パーツのみコピーする｣に切り替え、｢実行｣ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   指定したエリアにパーツがコピーされました。

パーツルートのコピー

自動処理のパーツルート全体をコピーします。
以下、画像の例では｢2 入金なら｣以降のパーツルート（黄色枠内）を、｢2 入金なら｣の右側へコピーします。

1. コピーしたいルートの起点となるパーツ内の｢コピー｣ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
2. コピーしたいエリアにチェックを付け（複数チェック可）、「コピー元｢（パーツ名）｣以降の自動処理パーツをすべてコピーする｣に切り替え、｢実行｣ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   指定したエリアにパーツルートがコピーされました。