よくある質問 (10)

「データベース構成可視化」機能を利用することで、各項目の属性設定を一括で確認可能です。

「データベース構成可視化」機能を活用することで、データベース内の全項目について、「項目タイプ」「明細設定」「必須設定」「並び替え設定」「重複チェック設定」などの属性情報を、1項目ずつ「設定」ボタンをクリックすることなく、一つの画面でまとめて確認できます。
これにより、システム構成の把握やメンテナンス時の確認工数を大幅に削減することが可能です。

設定・確認手順

属性情報を一括で確認するための具体的な操作手順は以下の通りです。

【設定箇所】管理者設定＞メンテナンス機能＞ DB構成可視化

1. 可視化するデータベースの選択
「DB構成可視化」画面を開くと、環境内のデータベースグループおよびデータベースが一覧表示されます。内容を確認したいデータベースのチェックボックスにチェックを入れ、画面左下の「実行」ボタンをクリックします。

2. 「DB一覧」タブでの属性確認
実行後の画面で「DB一覧」タブをクリックします。選択したデータベース名のアコーディオンをクリックして展開すると、そのデータベースに含まれる「項目一覧」が表示されます。ここでは以下の属性が一覧で確認できます。
・項目名
・項目タイプ
・明細／必須／並替／重複チェックの設定状況
・項目の概要（コメント）

※本機能を利用するには、ユーザーに「システム設定権限」が付与されている必要があります。

属性情報をExcel形式で直接ダウンロードすることはできません

データベースの項目設定（属性情報）を、そのままExcelやCSV形式のファイルとして直接エクスポートする機能はございません。
データの正確性を保つための仕組み上、通常のエクスポート機能は「登録されているレコードデータ」を出力するためのものであり、項目の定義情報を書き出す仕様になっていないためです。

そのため、属性情報をデータとして活用したい場合は、以下の代替案をご検討ください。

属性情報をデータ化して一覧表を作成するための代替案

直接のExcel出力はできませんが、「データベース構成可視化」機能内のJSON出力機能にて、属性情報の一覧データを作成することが可能です。

「JSONデータ」出力機能

「DB構成可視化」画面の右上にある「JSONデータ」ボタンをクリックすると、表示しているデータベースの構成情報をJSON形式でコピーまたはダウンロードできます。
このJSONデータには、項目設定、自動処理、絞込み設定、各種画面設定（一覧/入力/閲覧）、インポート設定、メニュー設定の、すべての詳細設定が含まれています。

デフォルトメニューを「設定しない」場合、データベース項目はすべて表示されますが、レコードIDや登録日時などの「基本情報」は表示されません。

データベース全体設定において、デフォルトのメニューを「設定しない」に選択した際、左パネルのデータベース名をクリックして表示される一覧画面には、そのデータベースに作成されているすべての「データベース項目」が表示されます。
しかし、システムが自動的に管理している「レコードID」「登録ユーザー」「更新ユーザー」「登録日」「更新日」といった「基本情報」については、初期状態の画面には表示されない仕様となっています。

システム固有の情報を確認したい場合は、以下の手順で表示を切り替えるか、閲覧画面を参照してください。

一覧画面の表示項目を「（すべて＋基本情報）」に切り替えてシステム項目を確認する

レコード一覧画面上でレコードIDや登録日時などの情報を確認したい場合は、画面上部のプルダウン操作で表示内容を一時的に切り替えることが可能です。

【設定箇所】左パネル＞データベース＞任意のデータベース

1. レコード一覧画面の上部にある「一覧画面」のプルダウンをクリックします。
2. 選択肢の中から「（すべて＋基本情報）」を選択します。
これにより、一覧の左端に「ID」項目が追加され、登録・更新に関する各システム項目が画面上に表示されるようになります。

データベースの「コピー」機能を実行することで、登録済みのレコード（データ）を含まずに設定内容のみを複製した新しいデータベースを作成できます

標準機能である「データベースコピー」を利用すると、既存のデータベースの「器（項目設定、画面レイアウト、自動処理、メニュー設定など）」だけを丸ごと複製できます。
この操作では、データベース内に登録されている個別のレコード（データ）は一切コピーされないため、まっさらな状態で運用を開始したい場合に最適です。

【設定箇所】左パネル＞データベース＞[コピーしたいデータベースが属するデータベースグループ]＞［管理］

設定手順

1. データベース管理画面を開く
左パネルの「データベース」という見出しの右側にある「管理」ボタン、または対象のデータベースグループ名の下にある「管理」ボタンをクリックします。

2. 対象データベースのコピーを実行する
データベース一覧が表示されるので、コピー元にしたいデータベースの右側にある「コピー」ボタンをクリックします。

3. 注意事項を確認して確定する
「DBコピー時の注意」というポップアップが表示されます。内容を確認し、問題なければ「コピー」ボタンをクリックします。処理が完了すると、一覧の末尾に背景が黄緑色の新しいデータベースが作成されます。

※コピーされたデータベースの名称は「（元のデータベース名）_コピー」となります。必要に応じて「DB全体設定」より名称を変更してください。

雛形ファイルの合計サイズが上限を超えてコピーに失敗する場合は、一時的にファイルを削除して設定データの容量を軽くする

データベースのコピー処理では、レコードデータは対象外ですが「設定データの容量」による制限を受けます。
特に、自動処理の「ファイル生成パーツ」に登録しているExcelやPDFの「雛形ファイル」が大量にある場合、それらの合計サイズがシステムの許容上限を超えると、「コピー元DBの設定や関連する設定ファイルのサイズが上限を超えたためコピーできませんでした」というエラーが発生し、コピーに失敗することがあります。

【解決策】
エラーが発生した場合は、コピー元データベースの自動処理設定を開き、容量の大きい雛形ファイルを一度ダウンロードして手元に保存した上で、設定から一時的に削除（または設定を解除）してください。
設定データの容量を軽くした状態でデータベースコピーを実行し、コピー完了後に元データベースと新データベースの両方へ雛形ファイルをアップロードし直すことで、構成を維持したまま複製できます。

データベースリンク項目が多い場合は「循環参照チェック」に時間がかかるため、ブラウザのタイムアウトや他ユーザーへの影響を考慮して実施する

データベースのコピーには通常1分程度しかかかりませんが、対象のデータベースに「データベースリンク項目」が多数設定されている場合は注意が必要です。
コピー実行時にシステム内部で「循環参照チェック（他のデータベースと複雑にリンクし合っていないかの確認）」が行われるため、参照関係が複雑なほど処理に時間を要します。

【注意すべき挙動】
チェックに5分以上かかると、ブラウザの仕様によりタイムアウトエラー画面が表示されることがありますが、サーバー側では処理が継続されている場合があります。
また、処理中はシステム全体に負荷がかかるため、夜間など、他のユーザーがシステムを利用していないタイミングで実施することを推奨します。

コピー後に手動で再設定が必要な項目（アクセス権・タイマー・振分け設定）

データベースのコピーでは大部分の設定が引き継がれますが、セキュリティや誤動作防止の観点から、以下の設定はコピーされません。新データベースの作成後に必ず手動で設定を行ってください。

アクセス権・レコードアクセス権の設定

データベースのコピーでは、元のデータベースのアクセス権設定は引き継がれません。
意図しないユーザーにデータが公開されたり、必要なユーザーがアクセスできない事態を防ぐため、新データベースの作成後は改めてアクセス権の付与や制限を適切に設定し直してください。
アクセス権設定：DB／フォルダ／メールボックスごとに設定

集計や自動処理の「タイマー設定」

意図しないタイミングでの自動実行を防ぐため、コピー時のタイマーに関する挙動は以下のようになります。
・自動処理：スケジュールなどの設定内容は引き継がれますが、タイマースイッチは「OFF」の状態でコピーされます。運用を開始する際は、新データベース側でスイッチをONにしてください。
・集計：タイマーのスケジュール設定自体が引き継がれず「未設定」となります。定期実行が必要な場合は、新データベース側で改めて設定を行ってください。
自動処理設定：一括実行（タイマー起動）

インポートの「振分け設定」

メールボックスと連動したインポートの振分け設定などはコピーされません。メール受信をトリガーにする運用を行う場合は、再設定が必要です。
メールボックスオプション：はじめに

（記事ID：2846）

既存のデータベースをレコード（データ）なしでコピーする方法・設定手順

DB設定（DBグループ／項目設定）
DBグループ／DB設定

DBリンク項目をクリックした際の遷移先を「レコード入力画面（編集画面）」に直接変更することはできません

レコード一覧画面や閲覧画面に表示されている「データベースリンク項目」（青文字のリンク部分）をクリックした際の遷移先は、リンク先レコードの「レコード閲覧画面」を表示する動作で固定されています。

そのため、リンクをクリックした瞬間に直接「レコード入力画面（編集画面）」を開くように設定をカスタマイズする機能はありません。

これは、データの正確性を保つための仕組み上、まずはレコードの内容を「閲覧画面」で確認した上で、必要に応じて編集操作を行うというフローが標準となっているためです。
既存のレコードを編集したい場合は、お手数ですが一度「レコード閲覧画面」へ遷移した後、画面内の「編集」ボタンをクリックして操作を行ってください。

参照先レコードの操作を効率化するための代替案

既存レコードの編集画面へ直接遷移する設定はありませんが、関連するレコードの登録や編集をスムーズに行うための工夫として、以下の代替案をご案内します。

「リンク元データベースへのレコード登録」ボタンを設置して、別データベースの新規登録画面へワンクリックで遷移させる

特定のレコードに関連する「新しいデータ」を別データベースに登録したい場合（例：顧客マスタを見ながら、その顧客に紐づく新しい見積もりデータを登録したい場合など）は、メニュー設定の「処理設定」にて「リンク元データベースへのレコード登録」ボタンを設置できます。

このボタンを利用することで、現在のデータベースからリンク先データベースの「レコード入力画面（新規登録）」へ、リンク情報を保持したまま直接遷移できます。

【設定手順】
1. データを登録させたい側のデータベース（例：見積もりデータベース）にて「レコード入力タイプ」のメニューを作成しておきます。
2. ボタンを配置したい側のデータベース（例：顧客マスタ）の「データベース設定＞基本設定＞メニュー設定」を開きます。
3. 対象メニューの「設定＞処理設定」の「設定」ボタンをクリックします。
4. 「処理の追加」にて、以下の通り設定します。
・処理内容：「リンク元データベースへのレコード登録」を選択
・リンク元データベース：登録先のデータベースを選択
・入力メニュー：手順1で作成した入力メニューを選択
5. 「追加」をクリックし、実行方法の「ボタン」にチェックを入れて「確定」します。

「数値計算」項目の計算対象を「明細のレコード数」とした場合、明細項目を任意の条件で絞り込む機能はございません

項目タイプ「数値計算」において計算方法を「（明細の）レコード数」に設定した場合、特定の条件に合致する明細行のみを抽出してカウントする「明細項目を絞り込む」設定を利用することはできない仕組みとなっております。

「明細項目を絞り込む」機能は、計算方法が「（明細の）合計」または「（明細の）平均」の場合にのみ提供されている機能です。
そのため、特定の区分やステータスに該当する明細行の数だけを数えたい場合には、お手数をおかけいたしますが、計算方法を「（明細の）合計」に変更した代替案にて設定していただく必要がございます。

絞り込み条件に一致する明細行のみをカウントする代替案

標準の「レコード数」機能では絞り込みができませんが、各明細行にカウント用の数値を持たせ、それを「合計」する仕組みを構築することで、実質的に「条件に合う明細行の数」を自動算出できます。

明細行に数値の「1」を自動入力する作業用項目を作成し、その項目を「明細項目の合計」機能で絞り込み集計する

以下の手順で、カウントの土台となる「作業用項目」を明細に作成し、その後に集計用の「数値計算項目」をヘッダに作成する設定を行ってください。

1. カウント用の数値項目を明細行に作成する

まず、すべての明細行がシステム上で「1件」として正しく数えられるように、数値の「1」を保持するための専用項目を準備します。

【設定箇所】データベース設定＞基本設定＞項目設定

1. 対象データベースの「項目設定」画面にて、「新規追加」ボタンをクリックします。
2. 以下の内容で項目を作成します。
・項目名：カウント用数値（任意の名称で問題ありません）
・タイプ：数値
・明細／ヘッダ：明細にチェックを入れる
・初期値：1
3. 「追加」ボタンをクリックし、設定を保存します。
※この設定により、今後新しく追加される明細行には自動的に「1」が入力されます。
すでに登録済みのレコードがある場合は、インポート機能や一括実行機能を利用して、既存の明細行のこの項目に「1」をセットしてください。

2. 集計結果を表示する数値計算項目をヘッダに追加し、絞り込み条件を設定する

次に、手順1で作成した「1」という値を、特定の条件（例：区分が「加工品」のものだけ）に絞って合計する設定を行います。

1. 「項目設定」画面にて、再度「新規追加」ボタンをクリックします。
2. 以下の内容で項目を作成します。
・項目名：〇〇（集計したい条件名）の件数
・タイプ：数値計算
・明細／ヘッダ：ヘッダ（チェックを入れない）
3. 「追加」ボタンをクリック後、作成した数値計算項目の「設定」ボタンをクリックして詳細設定画面を開きます。
4. 「計算方法」のプルダウンにて「明細項目の合計」を選択します。
5. 「計算する項目」にて、手順1で作成した「カウント用数値」を選択します。
6. 「明細項目を絞り込む」のチェックボックスにチェックを入れます。
7. 表示された条件設定欄にて、カウント対象としたい条件（例：区分＝加工品）を設定します。
8. 画面下部の「確定」ボタンをクリックして保存します。
※すでに登録済みの既存レコードには自動で計算結果が反映されません。設定完了後に、既存のレコードに対して一括再計算を実施し値の反映を行ってください。

この設定により、指定した条件に合致する明細行の「1」だけが足し算されるため、結果として「条件に合う明細の行数」がヘッダ項目にリアルタイムで表示されます。

数値計算項目の仕様とマニュアル

数値計算項目の詳細な計算ロジックや、設定可能な条件については、下記記事をご確認ください。

数値計算項目の基本的な設定方法に関するマニュアル

数値計算タイプで利用可能な計算方法（四則演算、合計、平均、レコード数など）や、再計算が実行されるタイミングなどの詳細な仕様について解説しています。
項目設定：項目タイプ「数値計算」

明細項目の区分ごとに件数をカウントする設定手順

本記事で紹介した代替案の具体的な設定手順や、複数の区分ごとに件数を出したい場合の工夫について記載されています。
明細項目の区分（カテゴリ）ごとに件数をカウントする方法・設定手順

（記事ID：2844）

項目「数値計算」で「明細のレコード数」を条件を絞り込んでカウントしたい

DB設定（DBグループ／項目設定）
項目設定

自動処理の「ファイル生成」パーツに使用しているExcel雛形ファイルを更新することで変更可能です。

発行する請求書などの帳票は、あらかじめ設定された自動処理の「ファイル生成」パーツによって作成されます。
このパーツは、事前にアップロードされたExcel形式の「雛形ファイル」を元にファイルを生成する仕組みです。

そのため、請求書に印字される自社の住所や連絡先などを変更したい場合は、対象の自動処理の設定画面から雛形ファイルを一度ダウンロードし、Excel上で住所を書き換えた後に再度アップロードしていただく必要があります。

現在使用している請求書用の雛形ファイルを修正して再アップロードする手順

住所変更を反映させるための具体的な操作手順は以下の通りです。
複数の拠点用や用途別に複数の請求書発行ボタン（自動処理）を用意している場合は、それぞれの自動処理に対して同様の作業を行ってください。

【設定箇所】左パネル＞［対象のデータベース］＞設定（スパナアイコン）＞機能設定＞自動処理設定

1. 対象の自動処理を選択する
請求書を発行しているデータベースの「自動処理設定一覧」画面を開き、住所変更が必要な帳票（例：「請求書発行」「返還請求書発行」など）の右側にある「設定」ボタンをクリックします。

2. 雛形ファイルをダウンロードする
「自動処理パーツ設定」の「設定」ボタンをクリックし、さらに「ファイル生成」パーツの「詳細設定」を開きます。画面内の「次へ」ボタンを押し、雛形ファイルのアップロード画面にて、現在登録されている「雛形ファイル」のリンクをクリックしてパソコンにダウンロードします。

3. Excelで住所情報を書き換える
ダウンロードしたExcelファイルを開き、住所や電話番号が記載されているセルを新しい情報に書き換えます。この際、データの流し込みに使用している「###キーワード###」などの設定は消さないように注意して保存してください。

4. 修正したファイルをアップロードする
「楽楽販売」の設定画面に戻り、修正したExcelファイルをドラッグ＆ドロップまたはファイル選択で指定します。「読込」ボタンをクリックし、キーワードの割り当てに問題がないことを確認して「確定」ボタンをクリックします。

※自動処理の設定を変更する際は、万が一の誤操作に備えて、元の自動処理を「コピー」してバックアップを残してから作業を実施することをおすすめします。

2025/10/14実施のVer10.9.0バージョンアップより、明細行の並び順に関わらず「明細キー」が固定される仕様へ変更されました

2025年10月14日のメジャーバージョンアップ（Ver10.9.0）により、明細行の並び順（行番号）を入れ替えた場合でも、各明細行に割り振られた「明細キー」の値が変動せず、特定の明細行を永続的に特定できる仕様へと変更されました。
この変更により、明細行の並び替えを行った後でも、インポートや自動処理による特定の明細行への上書き更新が正確に行えます。

仕様変更の適用時期

本仕様変更の適用時期は以下の通りです。

仕様変更のリリース日：2025年10月14日（Ver10.9.0 バージョンアップ当日）

仕様変更前後の挙動の違いと自動処理・インポート設定への影響

以前の仕様では、明細行の並び順を変更すると「明細キー」に含まれる数値（行番号に由来する値）も連動して書き換わっていました。

現在の仕様では、一度発行された「明細キー」は、その行が削除されない限り、並び順を入れ替えても値が維持されます。
このため、以前の「並び順が変わればキーも変わる」という挙動を前提として構築された自動処理やインポート設定がある場合、意図しない行が更新されたり、エラーが発生したりする可能性があります。現場での混乱を防ぐため、以下の手順で設定の確認と修正を行ってください。

以前の仕様を前提とした自動処理やインポート設定の内容に影響がないか確認し必要に応じて修正を行う

仕様変更に伴い、特に「明細の上書き更新」を行う設定については、以下の手順で動作確認を実施してください。

1. 自動処理設定の確認
【設定箇所】データベース設定＞機能設定＞自動処理設定
「レコード更新」パーツにて、明細更新方法を「条件を指定して明細行を更新」とし、更新キーに「明細キー」を使用している処理を特定します。テスト実行機能を利用し、明細の並び順を入れ替えた後でも、意図した明細行が正しく更新されるかシミュレーションを行ってください。

2. インポート設定の確認
【設定箇所】データベース設定＞機能設定＞インポート一覧
「登録方法」が「更新と登録」で、明細の更新キーに「明細キー」を指定している設定を確認します。外部で作成したCSVファイル内の「明細キー」の値が、現在のデータベース上の「明細キー」と一致しているか、並び順に依存した運用になっていないかを再確認してください。

※なお、一度変更されたシステムの仕様を以前の状態（並び順に連動してキーが変わる状態）に戻すことは、データの正確性を保つための仕組み上、できません。現在の固定された「明細キー」を基準とした運用への移行をお願いいたします。

自動処理の「ファイル生成」パーツで、数値計算の結果が反映されない事象は、パーツの実行順序と参照先の指定を「更新後のレコード」に変更することで解消できます。

「楽楽販売」の数値計算項目は、計算の基となる項目の値が変更（保存・更新）されたタイミングで再計算が行われる仕組みです。自動処理の中で「値を更新する処理」と「帳票を作成する処理」を組み合わせている場合、パーツの並び順や参照するレコードの指定が不適切だと、計算が実行される前の古い値（または空の値）が帳票に出力されてしまいます。

この事象は、帳票作成パーツの前に更新パーツを配置し、かつ更新後の結果を明示的に参照させる設定を行うことで解決できます。

主な事象

レコードの登録完了直後に自動処理で帳票（ExcelやPDFファイル）を発行する運用において、画面上では正しく計算されているはずの数値計算項目の結果が、発行されたファイル内では「0」のままだったり、空欄になったりする。
一方で、自動処理内の「レコード更新」パーツが動いた後のレコードを確認すると、計算結果は正しく反映されている。

主に以下の原因が考えられますので、自動処理のパーツ構成と参照設定をご確認ください。

エラーを解消するための確認・対処手順

1. 自動処理パーツの実行順序と「対象レコード」の参照指定を確認する

自動処理はパーツの「上から順番」に実行されます。
数値計算の基となる項目を自動処理内で書き換えている場合、帳票作成パーツをその更新パーツよりも後に配置し、かつ「更新された後のレコード」を読みに行くように設定する必要があります。

【確認箇所】［データベース設定］＞［機能設定］＞［自動処理設定］＞［該当の自動処理］＞［自動処理パーツ設定］

【確認・対処手順】
1. パーツの順序を入れ替える：数値計算の基となる項目（単価や数量など）を更新する「レコード更新」パーツが、帳票を作成する「ファイル生成」パーツよりも「上（前）」にあるか確認してください。逆になっている場合は、パーツを一度削除して正しい順序で作り直すか、コピー機能を活用して並び替えてください。
2. 「ファイル生成」パーツの参照先を変更する：「ファイル生成」パーツの詳細設定を開きます。各キーワードに割り当てる値のプルダウンを確認し、【選択レコード】ではなく、直前のパーツで更新された結果を指す【更新レコード（パーツ名）】を選択してください。
3. 計算のトリガーを確定させる：システムの仕様上、数値計算は「レコードが更新された瞬間」に走ります。【選択レコード】（処理開始時点のデータ）をそのまま参照すると、自動処理内で行った計算の元データの変更が反映される前の値を拾ってしまうため、必ず【更新レコード】を指定して最新の計算結果を帳票に流し込むようにしてください。

該当の設定を確認し、更新パーツの後にファイル生成パーツを配置し、参照先を【更新レコード】に変更してください。

2. 入力画面でユーザーが入力しない項目を基に計算しているか確認する

入力画面（手動登録）の時点では値が入っておらず、自動処理によって初めて値がセットされる項目を計算式に使用している場合、登録完了の瞬間（自動処理が動く前）には計算結果は算出されません。

【確認・対処手順】
1. 計算式の依存関係を確認：数値計算項目の計算式に含まれる項目が、入力画面で「非表示」や「編集不可」になっていないか確認してください。
2. 自動処理での一貫した更新：手順1と同様に、自動処理の冒頭で「レコード更新」パーツを実行し、計算に必要なすべての項目に値をセットしてください。その直後に「ファイル生成」パーツを配置し、参照先を【更新レコード】にすることで、登録完了時に即座に計算結果が含まれた帳票を発行できるようになります。

「時間」タイプ項目を直接合計して別データベースへ反映することはできません

自動処理の「レコード検索」パーツや「数値計算」項目において、合計算出の対象として指定できるのは「数値」「数値計算」「日時と日時の計算」タイプの項目に限られています。「時間」タイプの項目は、時刻や特定の経過時間を保持するための専用形式であり、システム上で直接算術的な合計処理（Σ計算）を行うことができない仕組みとなっております。

そのため、複数のレコードに登録された「時間」を合算して別データベースの項目へ反映するためには、お手数をおかけしますが、時間を「数値」として扱う運用へ変更していただく必要がございます。

既存の「ファイル」項目を「編集不可」または「非表示」に設定し、新たに「URL」項目を追加することで、過去のデータを保持したまま運用を移行できます

「楽楽販売」の標準機能を組み合わせることで、特定の項目の運用を切り替えることができます。既存の「ファイル」項目に登録された過去のデータはそのまま残しつつ、入力画面での操作を制限することで、今後のデータ登録を新しい「URL」項目へ誘導できます。
これにより、過去の履歴も参照できる環境を維持できます。

設定手順

具体的な設定手順は以下の通りです。現場の混乱を防ぐため、新しい項目の準備が整ってから既存項目の制限を行う流れを推奨します。

【設定箇所】
左パネル＞対象のデータベース＞設定（スパナアイコン）＞基本設定＞項目設定
左パネル＞対象のデータベース＞設定（スパナアイコン）＞表示設定＞レコード入力画面設定

1. 新しい「URL」タイプの項目を追加する

今後のファイル管理用として、新しく「URL」タイプの項目を作成します。

1. 「項目設定」画面にて、項目名（例：資料URL）を入力し、タイプで「URL」を選択して「追加」ボタンをクリックします。
2. 必要に応じて、詳細設定画面で「ラベルを使用する」にチェックを入れると、画面上では長いURLの代わりに「ファイルを開く」といった任意の文字を表示させることができます。

2. 既存の「ファイル」項目を入力禁止（閲覧のみ）にする

過去のデータを参照できるようにしつつ、新たなファイルの登録を防ぐには、
以下のいずれかの方法で設定を行います。運用の厳格さに合わせて選択してください。

【方法A：アクセス権で制限する（推奨）】
ユーザーの権限を調整し、「参照はできるが編集はできない」状態にします。この設定は、すべての入力画面に対して一律で適用されます。
1. 「アクセス権」タブ内の「アクセス権設定」を開きます。
2. 対象のユーザーまたはユーザーグループの行を確認します。
3. 既存のファイル項目に対して、「項目参照」のチェックは入れたまま、「項目編集」のチェックのみを外します。
4. 「確定」ボタンをクリックします。
これにより、レコード閲覧画面や一覧画面では過去のファイルを確認できますが、レコード入力・編集時には項目がグレーアウト（または非表示）となり、編集できなくなります。

【方法B：レコード入力画面設定で非表示にする】
特定の入力画面から項目自体を消してしまう方法です。
1. 「表示設定」タブ内の「レコード入力画面設定」を開き、対象の画面の「設定」ボタンをクリックします。
2. 項目一覧から既存のファイル項目を探し、「非表示」ボタンをクリックします。
3. 「確定」ボタンをクリックします。
これにより、レコード入力画面にはファイル項目が表示されなくなり、新たな登録ができなくなります。レコード閲覧画面やレコード一覧画面の設定にファイル項目を残しておくことで、過去のデータは引き続き確認可能です。

過去のファイルデータを残しつつ容量を削減するための注意点

過去のファイルデータを一定期間そのまま保管される場合、すでにアップロードされているファイル分のデータ容量は引き続き消費された状態となります。
システムの使用容量を空けたいタイミングが参りましたら、以下の対応をご検討ください。

過去ファイルの退避： 必要なファイルを手動でダウンロードし、社内のファイルサーバー等へ退避させます。
ファイルの削除： 各レコードからファイルを削除（値なしで更新）するか、最終的に不要となった段階で「項目設定」から項目自体を削除します。※項目自体を削除すると、その項目に保存されていたデータはすべて消失し、容量が解放されます。

よくある質問の記事一覧

DB項目設定の属性（必須・重複・タイプ等）を一括で確認・データ出力する方法

デフォルトメニューを「設定しない」にした際の一覧画面の表示項目と基本情報の確認方法

既存のデータベースをレコード（データ）なしでコピーする方法・設定手順

DBリンク項目の値をクリックした際に直接入力画面（編集画面）を開くことは可能か

項目「数値計算」で「明細のレコード数」を条件を絞り込んでカウントしたい

住所変更に伴い請求書に印字される住所情報を変更する方法・設定手順

明細行の並び順を変更しても「明細キー」の値が変わらない仕様に変更された時期と詳細について

レコード登録時の自動処理で数値計算の結果が帳票（ファイル）に反映されない場合の対処方法

複数レコードの「時間」項目の合計を自動処理で算出したい

既存のファイル項目の新規入力を禁止し、過去データを残しながら新しいURL項目へ移行する方法・設定手順

ラクス製品のご紹介