自動処理の「レコード検索」パーツで既存の同一品番を特定し、「レコード更新」パーツの計算設定で数量を加算することで実現できます。
自動処理機能を活用することで、同じ品番の数量を合算できます。
例えば、受注データを発注管理データベースへ転記する際、すでに同じ品番の明細が存在していればその行の数量を更新し、存在しなければ新しく明細を追加するという高度な運用が可能です。
この設定を行うことで、発注先や品番ごとにバラバラに作成される明細を1つにまとめ、合計数量として管理できるようになります。
これにより、発注作業時の視認性が向上し、集計ミスを防ぐメリットがあります。
設定手順
受注管理データベースから発注管理データベースへデータを転記する場合の自動処理において、以下の通りパーツを構成してください。
【設定箇所】 データベース設定＞機能設定＞自動処理設定
1. 既存の同一品番明細を特定する「レコード検索」パーツの設定
まず、転記先のデータベース（例：発注管理データベース）内に、合算対象となる条件（同じ発注先・同じ発注日・同じ品番）の明細が既に存在するかをシステムに検索させます。
検索対象：転記先のデータベース（例：発注管理データベース）
検索結果：「検索結果を明細単位で取得する」にチェックを入れます。
1件まで絞込み：チェックを入れます（最初に見つかった1行を更新対象とするため）。
検索条件：以下の条件をすべて満たす（AND）設定にします。
例：「発注先」 が 【選択明細】[受注管理データベース]：発注先 と等しい
「発注日」 が 【選択明細】[受注管理データベース]：発注日 と等しい
「品番」 が 【選択明細】[受注管理データベース]：品番 と等しい
2. 既存明細がある場合の数量合算（YES方向の処理）
手順1で明細が見つかった場合（YES）は、その明細の数量を書き換えます。
パーツタイプ：レコード更新
対象レコード：【検索レコード】（手順1で設定したパーツ名）
更新項目の設定：
例：「数量」項目の「計算」にチェックを入れます。
計算式に (元の値) ＋ 【選択明細】[受注管理データベース]：数量 を設定します。
その他の項目：必要に応じて「(元の値)」を設定し、既存の情報を保持します。
3. 既存明細がない場合の新規登録（NO方向の処理）
手順1で明細が見つからなかった場合（NO）は、通常通り新しい明細行として登録します。
パーツタイプ：レコード登録（または「新しい明細行を末尾に追加」設定のレコード更新）
設定内容：
例：受注管理データベースの各項目を、発注管理データベースの対応する項目に紐づけて登録します。
※合算を行うためには、検索条件に使用する「品番」などの項目タイプが、転記元と転記先で一致している必要があります。
※自動処理を実行するユーザーに、転記先データベースの「項目編集権限」が付与されていることを事前にご確認ください。
関連マニュアル
詳細な仕様の違いや作成手順については、下記記事をご確認ください。
自動処理で特定のレコードを探し出す方法
他のデータベースから条件に合うデータのみを抽出する「レコード検索」パーツの基本的な使い方について解説しています。
自動処理設定：「レコード検索」パーツ
既存レコードの値を計算して更新する方法
「元の値」を利用した計算や、明細行の更新ルールについて詳しく記載されています。
自動処理設定：「レコード更新」パーツ
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